Google Docs: 7 Vorteile, die Sie überraschen werden 🤩
Wichtige Punkte
- Im Gegensatz zu Word muss Docs nicht installiert werden, sodass Sie sofort von jedem kompatiblen Gerät aus mit der Arbeit an Ihren Dokumenten beginnen können. 🚀
- Docs bietet eine übersichtlichere und bessere Benutzeroberfläche als Word, sodass Sie einfacher mit Ihren Dateien arbeiten können. ✨
- Sie können Ihre Docs-Dokumente ganz einfach freigeben und sogar andere zur Zusammenarbeit mit Ihnen einladen! 🤝
Google Docs und Microsoft Word sind beides Textverarbeitungsprogramme, aber Sie werden die Unterschiede in der Funktionsweise schnell bemerken, sobald Sie sie verwenden. Ich bevorzuge Docs gegenüber Word und werde das Textverarbeitungsprogramm von Microsoft (wahrscheinlich) nie wieder verwenden. Hier erkläre ich, warum. 😊
Dokumente Keine Installation erforderlich
Das Beste an Docs ist, dass Sie nichts installieren müssen. Es handelt sich um ein webbasiertes Office-Tool, mit dem Sie Dokumente von jedem Browser aus erstellen, bearbeiten und verwalten können. Wählen Sie einfach ein beliebiges Gerät aus, öffnen Sie einen Browser, melden Sie sich bei Google an und beginnen Sie mit der Erstellung der gewünschten Dokumente! 🌐
Im Gegensatz dazu muss Word normalerweise auf Ihrem Computer installiert werden. Sie müssen das App-Installationsprogramm herunterladen, das Tool installieren und es dann starten, um Dokumente zu erstellen. Manchmal können auch Probleme beim Installieren oder Erstellen von Dokumenten auftreten, die Sie durch die Verwendung von Docs vermeiden können. 😉
Es ist wichtig zu erwähnen, dass es auch eine Webversion von Word gibt, die jedoch in puncto Benutzerfreundlichkeit nicht mit der Onlineversion von Docs vergleichbar ist. Beispielsweise können Sie in der Webversion von Word nicht offline arbeiten. Darüber hinaus bietet die Webversion von Word nicht die Möglichkeit, Ihre Dokumente in so vielen Dateiformaten zu speichern. 📂
Docs hat eine saubere und benutzerfreundliche Oberfläche
Docs verfügt über eine übersichtlichere und benutzerfreundlichere Oberfläche als Word. Sobald Sie Docs starten, werden Sie mit einer Benutzeroberfläche begrüßt, die Ihre letzten Dokumente auflistet und Optionen zum Erstellen neuer Dokumente bietet. 👌
Wenn Sie ein neues Dokument beginnen oder ein bestehendes bearbeiten, hat Docs alle wesentliche Optionen verfügbar in Ihrer oberen Symbolleiste. Mit diesen Tools können Sie Ihr Dokument formatieren, Elemente hinzufügen und andere Aktionen ausführen. 🔧
Mit Word haben Sie die Möglichkeit, aktuelle Dokumente zu öffnen und neue zu erstellen, die Benutzeroberfläche ist jedoch ziemlich überladen. Wenn Sie ein Dokument erstellen oder bearbeiten, kann die verwirrende Symbolleiste frustrierend sein. Sie haben mehrere Registerkarten mit jeweils unterschiedlichen Optionen. Dies ist zwar für komplexe Dokumente nützlich, aber nicht immer das, was Sie täglich benötigen. 😵💫
Speichern Sie Ihre Dokumente automatisch
Wenn Sie ein neues Dokument erstellen oder ein vorhandenes bearbeiten, speichert Docs die von Ihnen vorgenommenen Änderungen automatisch. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Arbeit nicht verloren geht, wenn Ihre Internetverbindung abbricht oder andere Fehler auftreten. Diese automatische Speicherfunktion ist standardmäßig aktiviert, Sie müssen sie also nicht manuell aktivieren. 💾
Word hingegen speichert Dokumente nur in bestimmten Fällen automatisch. Die Option zum automatischen Speichern muss manuell aktiviert werden, da sie standardmäßig deaktiviert ist. Docs bietet keine Schaltfläche „Speichern“, während Sie in Word auf diese Schaltfläche angewiesen sind, um Ihre Dateien zu speichern.
Exportieren Sie Ihre Dokumente in verschiedene Formate
Mit Docs können Sie Ihre vorbereiteten Dokumente in vielen gängigen Dateiformaten herunterladen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf PDF, DOCX und TXT. Um Ihr Dokument in einem dieser Formate zu speichern, öffnen Sie einfach Ihr Dokument, wählen Sie „Datei“ > „Herunterladen“ und wählen Sie das gewünschte Format aus. Sie erhalten keine Bestätigungen oder Dialogfelder; Der Download des ausgewählten Dokuments im gewählten Format auf Ihren Computer beginnt. 📥
Word ermöglicht Ihnen auch, Ihre Dokumente in verschiedenen Formaten herunterzuladen, der Vorgang ist jedoch nicht ganz so nahtlos. Beispielsweise ist die Benutzeroberfläche überladen und die zum Herunterladen des Dokuments im gewählten Format erforderlichen Schritte sind nicht besonders effizient. 😅
Um eine Datei in Word zu exportieren, müssen Sie auf das Menü „Datei“ klicken, dann „Speichern unter“ auswählen, dann „Durchsuchen“ und schließlich Ihr bevorzugtes Dateiformat aus dem Dropdown-Menü auswählen (das auch Formate enthält, die Sie wahrscheinlich nie verwenden werden). 📁
Wenn Sie Kommentare für den Autor eines Dokuments haben, können Sie dieses Feedback mit Docs ganz einfach als Kommentar zum ausgewählten Text hinzufügen. Sie können Personen in den Kommentaren sogar erwähnen, damit sie wissen, dass der Kommentar für sie bestimmt ist! 💬
Auch Word bietet die Möglichkeit, Kommentare hinzuzufügen, allerdings ist das Hinzufügen eines Kommentars nicht so bequem wie in Docs. Dies liegt daran, dass Kommentare oft nicht in Echtzeit aktualisiert werden. Wenn Sie jemanden in einem Kommentar erwähnen, kann dieser außerdem nicht von seiner E-Mail-Adresse aus antworten (was mit Docs möglich ist). 📧
Ein Link genügt, um auf ein Dokument zuzugreifen
Das Tolle an Docs ist, wie einfach es ist, Ihre Dokumente mit anderen zu teilen. Wenn Sie in Google Docs ein Dokument erstellen, wird diesem ein bestimmter Link zugewiesen. Sie können diesen Link dann mit anderen teilen, damit diese auf Ihr Dokument zugreifen können. Sie können Zugriffsebenen definieren, d. h. auswählen, wer Ihre Dokumente anzeigen und bearbeiten kann. 🔗
Word speichert Ihre Dokumente lokal auf Ihrem Computer. Dies bedeutet, dass Sie die Dokumentdatei an andere übertragen müssen, damit diese sie anzeigen und bearbeiten können. Dies kann umständlich und weitaus weniger praktisch sein als das, was Docs bietet. Darüber hinaus kann die Person, an die Sie das Dokument senden, die von Ihnen vorgenommenen Änderungen nach dem Senden nicht sehen, da die manuelle Freigabe nicht in Echtzeit erfolgt. 🚷
Laden Sie andere zur Zusammenarbeit ein
Mit Docs können Sie Personen zur Zusammenarbeit an Ihren Dokumenten einladen. Sie können andere einladen, Ihre Dokumente zu bearbeiten und die Änderungen in Echtzeit auf Ihrem Bildschirm zu sehen. Docs zeigt sogar die Cursor anderer Personen an, wenn diese Ihr Dokument bearbeiten. Dies ist eine äußerst nützliche und praktische Funktion für Dokumente, an denen mehrere Personen zusammenarbeiten müssen. 👥
Word speichert Dokumente lokal, daher können nicht mehrere Personen gleichzeitig am selben Dokument arbeiten. Auch wenn Sie das Dokument an andere senden, sehen Sie die Änderungen erst, wenn diese Ihnen die Datei zurücksenden. Diese Funktion ist in der Webversion von Word vorhanden, Sie sind jedoch wiederum auf die Funktionen dieser Version beschränkt. 📄
Arbeiten Sie von jedem Gerät aus
Und nicht zuletzt funktioniert Docs auf fast jedem Gerät. Sie können über einen Webbrowser auf Ihrem Computer auf dieses Textverarbeitungsprogramm zugreifen. Wenn Sie ein iPhone oder Android haben, können Sie die Docs-App für Ihr Gerät herunterladen. Docs synchronisiert alle Ihre Änderungen in Echtzeit, d. h. eine Änderung an einem Dokument im Web wird sofort in der mobilen App angezeigt und umgekehrt. 📲
Word bietet auch eine mobile App, aber da die Desktop-App Dokumente lokal speichert, können Sie auf Ihrem Telefon nicht auf diese Dateien zugreifen. Sie müssen diese Dateien irgendwie auf Ihr Mobilgerät übertragen, um sie bearbeiten zu können. Sie haben die Möglichkeit, OneDrive zum Synchronisieren Ihrer Dateien zu verwenden, aber das ist ein zusätzlicher Schritt, den Sie einrichten müssen, bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Dokumente beginnen können. 🔄
Wie Sie sehen, ist Docs viel einfacher und bequemer zu verwenden. Wenn Sie bisher nur Word als Textverarbeitungsprogramm verwendet haben, probieren Sie Docs aus und sehen Sie, wie es für Sie funktioniert. 🎉
