गूगल डॉक्स: 7 फायदे जो आपको हैरान कर देंगे 🤩
प्रमुख बिंदु
- वर्ड के विपरीत, डॉक्स को इंस्टॉलेशन की आवश्यकता नहीं होती है, इसलिए आप किसी भी संगत डिवाइस से तुरंत अपने दस्तावेजों पर काम करना शुरू कर सकते हैं। 🚀
- डॉक्स, वर्ड की तुलना में अधिक साफ और बेहतर इंटरफ़ेस प्रदान करता है, जिससे आपकी फाइलों के साथ काम करना आसान हो जाता है। ✨
- आप आसानी से अपने डॉक्स दस्तावेज़ों को साझा कर सकते हैं, और यहां तक कि दूसरों को आपके साथ सहयोग करने के लिए आमंत्रित भी कर सकते हैं! 🤝
गूगल डॉक्स और माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दोनों ही वर्ड प्रोसेसिंग टूल हैं, लेकिन जैसे ही आप उनका उपयोग करेंगे, आपको उनकी कार्य-प्रणाली में अंतर पता चल जाएगा। मैं वर्ड की अपेक्षा डॉक्स को अधिक पसंद करता हूं और (संभवतः) माइक्रोसॉफ्ट के वर्ड प्रोसेसर का दोबारा कभी उपयोग नहीं करूंगा। यहां मैं इसका कारण बताता हूं। 😊
दस्तावेज़ स्थापना की आवश्यकता नहीं
डॉक्स के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि आपको कुछ भी इंस्टॉल करने की आवश्यकता नहीं है। यह एक वेब-आधारित कार्यालय उपकरण है जो आपको किसी भी ब्राउज़र से दस्तावेज़ बनाने, संपादित करने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है। बस कोई भी डिवाइस चुनें, ब्राउज़र खोलें, गूगल में साइन इन करें, और अपने इच्छित दस्तावेज़ बनाना शुरू करें! 🌐
इसके विपरीत, Word को आमतौर पर आपके कंप्यूटर पर इंस्टॉलेशन की आवश्यकता होती है। आपको ऐप इंस्टॉलर प्राप्त करना होगा, टूल इंस्टॉल करना होगा और फिर दस्तावेज़ बनाने के लिए इसे लॉन्च करना होगा। कभी-कभी, आपको दस्तावेज़ों को स्थापित करने या बनाने में भी समस्याएँ आ सकती हैं, जिन्हें आप डॉक्स का उपयोग करके टाल सकते हैं। 😉
यह उल्लेख करना महत्वपूर्ण है कि वर्ड का एक वेब संस्करण भी है, लेकिन उपयोग में आसानी के मामले में यह डॉक्स के ऑनलाइन संस्करण की तुलना में नहीं है। उदाहरण के लिए, आप Word के वेब संस्करण में ऑफ़लाइन काम नहीं कर सकते। इसके अतिरिक्त, वर्ड का वेब संस्करण आपके दस्तावेज़ों को कई फ़ाइल स्वरूपों में सहेजने का विकल्प प्रदान नहीं करता है। 📂
डॉक्स का इंटरफ़ेस साफ़ और मैत्रीपूर्ण है
डॉक्स में वर्ड की तुलना में अधिक साफ और उपयोग में आसान इंटरफ़ेस है। जैसे ही आप डॉक्स लॉन्च करते हैं, आपको एक इंटरफ़ेस दिखाई देता है जो आपके हाल के दस्तावेज़ों को सूचीबद्ध करता है और नए दस्तावेज़ बनाने के लिए विकल्प प्रदान करता है। 👌
जब आप कोई नया दस्तावेज़ शुरू करते हैं या किसी मौजूदा दस्तावेज़ को संपादित करते हैं, तो डॉक्स में सभी आवश्यक विकल्प उपलब्ध अपने शीर्ष टूलबार में. आप अपने दस्तावेज़ को प्रारूपित करने, तत्व जोड़ने और अन्य क्रियाएं करने के लिए इन उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं। 🔧
वर्ड के साथ, आपके पास हाल के दस्तावेज़ों को खोलने और नए दस्तावेज़ बनाने का विकल्प होता है, लेकिन इंटरफ़ेस काफी अव्यवस्थित होता है। एक बार जब आप कोई दस्तावेज़ बना लेते हैं या संपादित कर लेते हैं, तो भ्रामक टूलबार का सामना करना निराशाजनक हो सकता है। आपके पास अनेक टैब हैं, जिनमें से प्रत्येक में अलग-अलग विकल्प हैं। यद्यपि यह जटिल दस्तावेजों के लिए उपयोगी है, परंतु यह हमेशा वह नहीं होता जिसकी आपको दैनिक आधार पर आवश्यकता होती है। 😵💫
अपने दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से सहेजें
जब आप कोई नया दस्तावेज़ बनाते हैं या किसी मौजूदा दस्तावेज़ को संपादित करते हैं, तो डॉक्स आपके द्वारा किए गए परिवर्तनों को स्वचालित रूप से सहेज लेता है। इससे यह सुनिश्चित होता है कि यदि आपका इंटरनेट कनेक्शन टूट जाता है या अन्य त्रुटियां होती हैं तो आपका काम बर्बाद नहीं होगा। यह स्वतः-सहेज सुविधा डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम होती है, इसलिए आपको इसे मैन्युअल रूप से सक्रिय करने की आवश्यकता नहीं है। 💾
दूसरी ओर, Word केवल कुछ मामलों में ही दस्तावेजों को स्वचालित रूप से सहेजता है। स्वतः-सहेजें विकल्प को मैन्युअल रूप से सक्षम किया जाना चाहिए, क्योंकि यह डिफ़ॉल्ट रूप से अक्षम होता है। डॉक्स में सेव बटन नहीं है, जबकि वर्ड में आप अपनी फाइलों को सेव करने के लिए उस बटन पर निर्भर रहते हैं।
अपने दस्तावेज़ों को विभिन्न प्रारूपों में निर्यात करें
डॉक्स आपको अपने तैयार दस्तावेजों को कई लोकप्रिय फ़ाइल स्वरूपों में डाउनलोड करने की अनुमति देता है, जिनमें पीडीएफ, डीओसीएक्स और टीएक्सटी शामिल हैं, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं हैं। अपने दस्तावेज़ को इनमें से किसी एक प्रारूप में सहेजने के लिए, बस अपना दस्तावेज़ खोलें, फ़ाइल > डाउनलोड चुनें, और इच्छित प्रारूप का चयन करें। आपको कोई पुष्टिकरण या संवाद बॉक्स प्राप्त नहीं होगा; चयनित दस्तावेज़ आपके कंप्यूटर पर चुने गए प्रारूप में डाउनलोड होना शुरू हो जाएगा। 📥
वर्ड आपको अपने दस्तावेज़ों को विभिन्न प्रारूपों में डाउनलोड करने की सुविधा भी देता है, हालांकि, यह प्रक्रिया उतनी सहज नहीं है। उदाहरण के लिए, इंटरफ़ेस अव्यवस्थित है और चुने गए प्रारूप में दस्तावेज़ को डाउनलोड करने के लिए आवश्यक चरण सबसे अधिक कुशल नहीं हैं। 😅
Word में फ़ाइल निर्यात करने के लिए, आपको फ़ाइल मेनू पर क्लिक करना होगा, फिर Save As का चयन करना होगा, फिर Browse का चयन करना होगा, और अंत में ड्रॉप-डाउन मेनू से अपना पसंदीदा फ़ाइल प्रारूप चुनना होगा (जिसमें वे प्रारूप भी शामिल हैं जिनका आप संभवतः कभी उपयोग नहीं करेंगे)। 📁
यदि आपके पास किसी दस्तावेज़ के लेखक के लिए कोई टिप्पणी है, तो डॉक्स उस प्रतिक्रिया को चयनित पाठ में टिप्पणी के रूप में जोड़ना बहुत आसान बनाता है। आप टिप्पणियों में लोगों का उल्लेख भी कर सकते हैं ताकि उन्हें पता चले कि वह टिप्पणी उनके लिए है! 💬
वर्ड में भी टिप्पणी करने का विकल्प उपलब्ध है, लेकिन टिप्पणी जोड़ना डॉक्स जितना सुविधाजनक नहीं है। ऐसा इसलिए है क्योंकि टिप्पणियाँ अक्सर वास्तविक समय में अद्यतन नहीं की जातीं। इसके अलावा, यदि आप किसी टिप्पणी में किसी का उल्लेख करते हैं, तो वे अपने ईमेल से उत्तर नहीं दे सकते (जो कि डॉक्स के साथ संभव है)। 📧
किसी दस्तावेज़ तक पहुँचने के लिए आपको बस एक लिंक की आवश्यकता है
डॉक्स की सबसे अच्छी बात यह है कि अपने दस्तावेज़ों को दूसरों के साथ साझा करना कितना आसान है। जब आप Google डॉक्स में कोई दस्तावेज़ बनाते हैं, तो उसे एक विशिष्ट लिंक दिया जाता है। फिर आप उस लिंक को अन्य लोगों के साथ साझा कर सकते हैं ताकि वे आपके दस्तावेज़ तक पहुंच सकें। आप पहुँच स्तर निर्धारित कर सकते हैं, जिसका अर्थ है कि आप चुन सकते हैं कि आपके दस्तावेज़ों को कौन देख और संपादित कर सकता है। 🔗
Word आपके दस्तावेज़ों को आपके कंप्यूटर पर स्थानीय रूप से सहेजता है, जिसका अर्थ है कि आपको दस्तावेज़ फ़ाइल को अन्य लोगों को हस्तांतरित करना होगा ताकि वे उसे देख और संपादित कर सकें। यह बोझिल हो सकता है और डॉक्स द्वारा दी गई सुविधा की तुलना में कम सुविधाजनक हो सकता है। इसके अतिरिक्त, जिस व्यक्ति को आप दस्तावेज़ भेजते हैं, वह इसे भेजने के बाद आपके द्वारा किए गए किसी भी परिवर्तन को नहीं देख पाएगा, क्योंकि मैन्युअल साझाकरण वास्तविक समय में नहीं होता है। 🚷
दूसरों को आपके साथ सहयोग करने के लिए आमंत्रित करें
डॉक्स आपको अपने दस्तावेज़ों पर सहयोग करने के लिए लोगों को आमंत्रित करने की सुविधा देता है। आप अपने दस्तावेज़ों को संपादित करने के लिए दूसरों को आमंत्रित कर सकते हैं और अपनी स्क्रीन पर वास्तविक समय में परिवर्तन देख सकते हैं। जब अन्य लोग आपके दस्तावेज़ को संपादित कर रहे हों तो डॉक्स उनके कर्सर भी दिखाता है। यह उन दस्तावेजों के लिए एक अत्यंत उपयोगी और सुविधाजनक सुविधा है जिनमें कई लोगों को एक साथ काम करने की आवश्यकता होती है। 👥
Word दस्तावेज़ों को स्थानीय रूप से सहेजता है, इसलिए आप एक ही समय में एक ही दस्तावेज़ पर एक से अधिक लोगों को काम करते हुए नहीं रख सकते। भले ही आप दस्तावेज़ को दूसरों को भेज दें, लेकिन जब तक वे फ़ाइल आपको वापस नहीं भेज देते, तब तक आप उनके द्वारा किए गए किसी भी परिवर्तन को नहीं देख पाएंगे। यह सुविधा वर्ड के वेब संस्करण में मौजूद है, लेकिन फिर भी, आप उस संस्करण द्वारा दी गई सुविधाओं तक ही सीमित रहेंगे। 📄
किसी भी डिवाइस से काम करें
अंतिम लेकिन महत्वपूर्ण बात यह है कि डॉक्स लगभग किसी भी डिवाइस पर काम करता है। आप अपने कंप्यूटर पर वेब ब्राउज़र का उपयोग करके इस वर्ड प्रोसेसर तक पहुँच सकते हैं। यदि आप iPhone या Android पर हैं, तो आप अपने डिवाइस के लिए Docs ऐप डाउनलोड कर सकते हैं। डॉक्स आपके सभी परिवर्तनों को वास्तविक समय में सिंक करता है, जिसका अर्थ है कि वेब पर किसी दस्तावेज़ में किया गया परिवर्तन तुरंत मोबाइल ऐप में दिखाई देगा, और इसके विपरीत। 📲
वर्ड एक मोबाइल ऐप भी प्रदान करता है, लेकिन चूंकि डेस्कटॉप ऐप दस्तावेजों को स्थानीय रूप से सहेजता है, इसलिए आप अपने फोन पर उन फाइलों तक नहीं पहुंच सकते। आपको उन फ़ाइलों को संपादित करने के लिए किसी न किसी तरह उन्हें अपने मोबाइल डिवाइस पर लाना होगा। आपके पास अपनी फ़ाइलों को सिंक करने के लिए OneDrive का उपयोग करने का विकल्प है, लेकिन यह एक अतिरिक्त चरण है जिसे आपको अपने दस्तावेज़ बनाना शुरू करने से पहले सेट करना होगा। 🔄
जैसा कि आप देख सकते हैं, डॉक्स का उपयोग करना बहुत आसान और सुविधाजनक है। यदि आप वर्ड प्रोसेसर के रूप में केवल वर्ड का ही उपयोग करते रहे हैं, तो डॉक्स को आज़माएं और देखें कि यह आपके लिए कैसे काम करता है। 🎉
