Dokumenty Google: 7 zalet, które Cię zaskoczą 🤩
Kluczowe punkty
- W przeciwieństwie do programu Word, Dokumenty nie wymagają instalacji, dzięki czemu możesz od razu rozpocząć pracę nad dokumentami na dowolnym zgodnym urządzeniu. 🚀
- Dokumenty oferują bardziej przejrzysty i lepszy interfejs niż Word, dzięki czemu praca z plikami jest łatwiejsza. ✨
- Możesz łatwo udostępniać dokumenty Docs, a nawet zapraszać innych do współpracy! 🤝
Dokumenty Google i Microsoft Word to narzędzia do przetwarzania tekstu, ale szybko zauważysz różnice w sposobie ich działania, gdy tylko zaczniesz ich używać. Wolę Docs od Worda i (prawdopodobnie) nigdy więcej nie skorzystam z edytora tekstu firmy Microsoft. Oto wyjaśnienie. 😊
Dokumenty Nie wymaga instalacji
Najlepszą cechą Dokumentów jest to, że nie trzeba niczego instalować. Jest to internetowe narzędzie biurowe umożliwiające tworzenie, edycję i zarządzanie dokumentami z dowolnej przeglądarki. Wystarczy wybrać dowolne urządzenie, otworzyć przeglądarkę, zalogować się do Google i zacząć tworzyć wybrane dokumenty! 🌐
Natomiast program Word zazwyczaj wymaga zainstalowania na komputerze. Musisz pobrać instalator aplikacji, zainstalować narzędzie, a następnie je uruchomić, aby tworzyć dokumenty. Czasami możesz napotkać problemy podczas instalowania lub tworzenia dokumentów. Możesz ich uniknąć, korzystając z Dokumentów. 😉
Warto wspomnieć, że Word ma również wersję internetową, jednak nie dorównuje ona pod względem łatwości obsługi wersji online Dokumentów. Na przykład nie można pracować w trybie offline w internetowej wersji programu Word. Ponadto internetowa wersja programu Word nie oferuje możliwości zapisywania dokumentów w tak wielu formatach plików. 📂
Dokumenty mają przejrzysty i przyjazny interfejs
Interfejs programu Docs jest bardziej przejrzysty i łatwiejszy w obsłudze niż interfejs programu Word. Po uruchomieniu Dokumentów zobaczysz interfejs, który wyświetla listę ostatnio otwieranych dokumentów i udostępnia opcje tworzenia nowych. 👌
Gdy zaczynasz tworzyć nowy dokument lub edytujesz istniejący, w Dokumentach są dostępne wszystkie niezbędne informacje. dostępne podstawowe opcje na górnym pasku narzędzi. Za pomocą tych narzędzi możesz formatować dokument, dodawać elementy i wykonywać inne czynności. 🔧
W programie Word masz możliwość otwierania ostatnio używanych dokumentów i tworzenia nowych, ale interfejs jest dość chaotyczny. Po utworzeniu lub edycji dokumentu widok niezrozumiałego paska narzędzi może być frustrujący. Masz wiele kart, każda z innymi opcjami. Choć jest to przydatne w przypadku skomplikowanych dokumentów, nie zawsze jest to przydatne na co dzień. 😵💫
Automatycznie zapisuj swoje dokumenty
Gdy tworzysz nowy dokument lub edytujesz istniejący, aplikacja Docs automatycznie zapisuje wprowadzone zmiany. Dzięki temu masz pewność, że nie utracisz swojej pracy w przypadku utraty połączenia internetowego lub wystąpienia innych błędów. Funkcja automatycznego zapisywania jest domyślnie włączona, więc nie ma potrzeby jej ręcznego aktywowania. 💾
Z drugiej strony, Word automatycznie zapisuje dokumenty tylko w określonych przypadkach. Opcję automatycznego zapisywania należy włączyć ręcznie, ponieważ domyślnie jest wyłączona. W Dokumentach nie ma przycisku Zapisz, natomiast w programie Word zapisywanie plików odbywa się za pomocą tego przycisku.
Eksportuj swoje dokumenty do różnych formatów
Usługa Docs umożliwia pobieranie przygotowanych dokumentów w wielu popularnych formatach plików, w tym m.in. PDF, DOCX i TXT. Aby zapisać dokument w jednym z tych formatów, po prostu otwórz dokument, wybierz Plik > Pobierz i wybierz żądany format. Nie otrzymasz żadnych potwierdzeń ani okien dialogowych; Rozpocznie się pobieranie wybranego dokumentu w wybranym formacie na Twój komputer. 📥
Program Word umożliwia również pobieranie dokumentów w różnych formatach, jednak proces ten nie jest tak bezproblemowy. Na przykład interfejs jest zagracony, a kroki wymagane do pobrania dokumentu w wybranym formacie nie należą do najefektywniejszych. 😅
Aby wyeksportować plik w programie Word, kliknij menu Plik, wybierz kolejno opcje Zapisz jako, Przeglądaj i na koniec wybierz preferowany format pliku z menu rozwijanego (obejmuje ono formaty, których prawdopodobnie nigdy nie użyjesz). 📁
Jeśli masz uwagi dotyczące autora dokumentu, w Docs możesz łatwo dodać je jako komentarz do zaznaczonego tekstu. Możesz nawet wspominać ludzi w komentarzach, aby wiedzieli, że komentarz jest skierowany do nich! 💬
Program Word również oferuje opcję komentowania, ale dodawanie komentarzy nie jest tak wygodne jak w Dokumentach. Dzieje się tak, ponieważ komentarze często nie są aktualizowane w czasie rzeczywistym. Ponadto, jeśli wspomnisz o kimś w komentarzu, ta osoba nie będzie mogła odpowiedzieć Ci ze swojego adresu e-mail (co jest możliwe w Dokumentach). 📧
Aby uzyskać dostęp do dokumentu, wystarczy link
Największą zaletą Dokumentów jest łatwość udostępniania dokumentów innym osobom. Gdy tworzysz dokument w Dokumentach Google, przypisywany jest mu konkretny link. Następnie możesz udostępnić ten link innym osobom, aby mogły uzyskać dostęp do Twojego dokumentu. Możesz określić poziomy dostępu, czyli wybrać osoby, które mogą przeglądać i edytować Twoje dokumenty. 🔗
Program Word zapisuje dokumenty lokalnie na Twoim komputerze, co oznacza, że musisz przesłać plik dokumentu innym osobom, aby mogły go przeglądać i edytować. Może to być uciążliwe i znacznie mniej wygodne niż to, co oferuje Docs. Ponadto osoba, do której wysyłasz dokument, nie zobaczy żadnych zmian, które wprowadziłeś po jego wysłaniu, ponieważ ręczne udostępnianie nie odbywa się w czasie rzeczywistym. 🚷
Zaproś innych do współpracy z Tobą
Aplikacja Docs umożliwia zapraszanie osób do współpracy nad dokumentami. Możesz zaprosić innych do edycji Twoich dokumentów i na bieżąco obserwować zmiany na swoim ekranie. Aplikacja Docs pokazuje kursory innych osób nawet wtedy, gdy edytują one Twój dokument. Jest to niezwykle przydatna i wygodna funkcja w przypadku dokumentów, nad którymi musi pracować wiele osób jednocześnie. 👥
Program Word zapisuje dokumenty lokalnie, więc nie jest możliwe, aby kilka osób pracowało nad tym samym dokumentem jednocześnie. Nawet jeśli wyślesz dokument innym osobom, nie zobaczysz żadnych zmian, jakie wprowadzą, dopóki one nie odeślą pliku z powrotem do Ciebie. Funkcja ta jest dostępna w internetowej wersji programu Word, ale nadal będziesz ograniczony do funkcji oferowanych przez tę wersję. 📄
Pracuj z dowolnego urządzenia
I co najważniejsze, aplikacja Docs działa niemal na każdym urządzeniu. Dostęp do tego edytora tekstu możesz uzyskać za pomocą przeglądarki internetowej na swoim komputerze. Jeśli używasz iPhone’a lub urządzenia z systemem Android, możesz pobrać aplikację Docs na swoje urządzenie. Aplikacja Docs synchronizuje wszystkie zmiany w czasie rzeczywistym, co oznacza, że zmiana wprowadzona w dokumencie w Internecie będzie natychmiast widoczna w aplikacji mobilnej i odwrotnie. 📲
Word oferuje również aplikację mobilną, ale ponieważ aplikacja komputerowa zapisuje dokumenty lokalnie, nie można uzyskać do nich dostępu na telefonie. Aby móc edytować te pliki, musisz je w jakiś sposób przenieść na urządzenie mobilne. Możesz użyć usługi OneDrive do synchronizowania plików, ale jest to dodatkowy krok, który musisz skonfigurować, zanim zaczniesz tworzyć dokumenty. 🔄
Jak widać, korzystanie z Docs jest o wiele łatwiejsze i wygodniejsze. Jeśli do tej pory używałeś programu Word wyłącznie jako edytora tekstu, wypróbuj Dokumenty i sprawdź, jak się u Ciebie sprawdzają. 🎉
