Google Docs: 7 เหตุผลที่ควรทิ้ง Word ไว้ข้างหลัง 🚀

Google Docs: 7 ข้อดีที่จะทำให้คุณประหลาดใจ 🤩 

ประเด็นสำคัญ

• ต่างจาก Word Docs ไม่จำเป็นต้องติดตั้ง ดังนั้นคุณสามารถเริ่มทำงานบนเอกสารของคุณได้ทันทีจากอุปกรณ์ที่เข้ากันได้
• Docs มีอินเทอร์เฟซที่สะอาดกว่าและดีกว่า Word ช่วยให้ทำงานกับไฟล์ได้ง่ายยิ่งขึ้น
• คุณสามารถแบ่งปันเอกสาร Docs ของคุณได้อย่างง่ายดาย และสามารถเชิญคนอื่นๆ มาร่วมทำงานร่วมกับคุณได้!

เอกสารของ Google และ Microsoft Word เป็นเครื่องมือประมวลผลคำ แต่คุณจะสังเกตเห็นความแตกต่างในวิธีการทำงานของเครื่องมือทั้งสองนี้ได้อย่างรวดเร็วทันทีที่คุณใช้งาน ฉันชอบ Docs มากกว่า Word และ (อาจจะ) ไม่เคยใช้โปรแกรมประมวลผลคำของ Microsoft อีกต่อไป ฉันจะอธิบายให้ฟังที่นี่

เอกสารไม่จำเป็นต้องติดตั้ง

สิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับ Docs คือคุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งอะไรเลย เป็นเครื่องมือออฟฟิศบนเว็บที่ช่วยให้คุณสามารถสร้าง แก้ไข และจัดการเอกสารจากเบราว์เซอร์ใดก็ได้ เพียงเลือกอุปกรณ์ใดก็ได้ เปิดเบราว์เซอร์ ลงชื่อเข้าใช้ Google และเริ่มสร้างเอกสารที่คุณต้องการ!

ในทางตรงกันข้าม Word มักต้องติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณต้องรับตัวติดตั้งแอป ติดตั้งเครื่องมือ และเปิดใช้งานเพื่อสร้างเอกสาร บางครั้งคุณอาจประสบปัญหาในการติดตั้งหรือสร้างเอกสาร ซึ่งคุณสามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยการใช้เอกสาร

สิ่งสำคัญที่ต้องพูดถึงคือ Word ยังมีเวอร์ชันเว็บด้วย แต่ไม่สามารถเทียบได้กับ Docs เวอร์ชันออนไลน์ในแง่ของความสะดวกในการใช้งาน ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถทำงานแบบออฟไลน์ใน Word เวอร์ชันเว็บได้ นอกจากนี้ เวอร์ชันเว็บของ Word ไม่มีตัวเลือกให้บันทึกเอกสารของคุณในรูปแบบไฟล์ได้หลายรูปแบบ

Docs มีอินเทอร์เฟซที่สะอาดและเป็นมิตร

Docs มีอินเทอร์เฟซที่สะอาดกว่าและใช้งานง่ายกว่า Word ทันทีที่คุณเปิดใช้งาน Docs คุณจะพบอินเทอร์เฟซที่แสดงรายการเอกสารล่าสุดของคุณและมีตัวเลือกสำหรับการสร้างเอกสารใหม่

เมื่อคุณเริ่มเอกสารใหม่หรือแก้ไขเอกสารที่มีอยู่ Docs จะมีทุกอย่าง ตัวเลือกที่สำคัญที่มีอยู่ ในแถบเครื่องมือด้านบนของคุณ คุณสามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อจัดรูปแบบเอกสารของคุณ เพิ่มองค์ประกอบ และดำเนินการอื่นๆ

ด้วย Word คุณมีตัวเลือกในการเปิดเอกสารล่าสุดและสร้างเอกสารใหม่ แต่อินเทอร์เฟซค่อนข้างจะยุ่งวุ่นวาย เมื่อคุณสร้างหรือแก้ไขเอกสาร การพบกับแถบเครื่องมือที่น่าสับสนอาจทำให้เกิดความหงุดหงิดได้ คุณมีหลายแท็บ โดยแต่ละแท็บจะมีตัวเลือกที่แตกต่างกัน แม้ว่าจะมีประโยชน์สำหรับเอกสารที่ซับซ้อน แต่ก็ไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องการทุกวันเสมอไป

บันทึกเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณสร้างเอกสารใหม่หรือแก้ไขเอกสารที่มีอยู่ Docs จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำโดยอัตโนมัติ วิธีนี้จะทำให้คุณไม่สูญเสียงานของคุณหากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณหลุดหรือเกิดข้อผิดพลาดอื่นๆ คุณลักษณะการบันทึกอัตโนมัติได้รับการเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องเปิดใช้งานด้วยตนเอง

ในทางกลับกัน Word จะบันทึกเอกสารโดยอัตโนมัติเฉพาะในกรณีบางกรณีเท่านั้น ต้องเปิดใช้งานตัวเลือกบันทึกอัตโนมัติด้วยตนเอง เนื่องจากถูกปิดใช้งานไว้ตามค่าเริ่มต้น Docs จะไม่มีปุ่มบันทึก ในขณะที่ Word คุณจะต้องใช้ปุ่มดังกล่าวเพื่อบันทึกไฟล์ของคุณ

ส่งออกเอกสารของคุณไปยังรูปแบบต่างๆ

Docs ช่วยให้คุณดาวน์โหลดเอกสารที่คุณเตรียมไว้ได้ในรูปแบบไฟล์ยอดนิยมมากมาย รวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง PDF, DOCX และ TXT หากต้องการบันทึกเอกสารของคุณในรูปแบบเหล่านี้ เพียงเปิดเอกสารของคุณ เลือกไฟล์ > ดาวน์โหลด และเลือกรูปแบบที่ต้องการ คุณจะไม่ได้รับการยืนยันหรือกล่องโต้ตอบใดๆ เอกสารที่เลือกจะเริ่มดาวน์โหลดในรูปแบบที่เลือกไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ

Word ยังอนุญาตให้คุณดาวน์โหลดเอกสารในรูปแบบต่างๆ ได้ด้วย อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้จะไม่ราบรื่นนัก ตัวอย่างเช่น อินเทอร์เฟซไม่เป็นระเบียบ และขั้นตอนที่จำเป็นในการดาวน์โหลดเอกสารในรูปแบบที่เลือกนั้นไม่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

หากต้องการส่งออกไฟล์ใน Word คุณต้องคลิกเมนูไฟล์ จากนั้นเลือกบันทึกเป็น จากนั้นเลือกเรียกดู และสุดท้ายเลือกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการจากเมนูแบบดรอปดาวน์ (ซึ่งรวมถึงรูปแบบที่คุณอาจไม่เคยใช้เลย)

หากคุณมีข้อคิดเห็นสำหรับผู้เขียนเอกสาร Docs จะทำให้การเพิ่มข้อคิดเห็นนั้นเป็นความคิดเห็นในข้อความที่เลือกเป็นเรื่องง่ายมาก คุณยังสามารถกล่าวถึงผู้อื่นในความคิดเห็นเพื่อให้พวกเขารู้ว่าความคิดเห็นนั้นมีไว้สำหรับพวกเขา!

Word ยังให้ตัวเลือกในการแสดงความคิดเห็น แต่การเพิ่มความคิดเห็นจะไม่สะดวกเท่ากับในเอกสาร เนื่องจากความคิดเห็นมักจะไม่ได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ หากคุณกล่าวถึงใครบางคนในความคิดเห็น พวกเขาจะไม่สามารถตอบกลับจากอีเมลได้ (ซึ่งเป็นไปได้กับเอกสาร)

ลิงค์คือทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อเข้าถึงเอกสาร

Lo genial de Docs es lo fácil que es compartir tus documentos con otros. Cuando creas un documento en เอกสารของ Google, se le asigna un enlace específico. Luego puedes compartir ese enlace con otros para que accedan a tu documento. Puedes definir los niveles de acceso, lo que significa elegir quién puede ver y quién puede editar tus documentos. 🔗

Word จะบันทึกเอกสารของคุณไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณต้องโอนไฟล์เอกสารให้กับผู้อื่นเพื่อให้พวกเขาสามารถดูและแก้ไขได้ วิธีนี้อาจยุ่งยากและสะดวกน้อยกว่าสิ่งที่ Docs เสนอ นอกจากนี้ บุคคลที่คุณส่งเอกสารให้จะไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำหลังจากการส่ง เนื่องจากการแชร์ด้วยตนเองไม่ใช่แบบเรียลไทม์

เชิญชวนผู้อื่นให้ร่วมมือกับคุณ

เอกสารช่วยให้คุณสามารถเชิญบุคคลอื่นมาทำงานร่วมกันในเอกสารของคุณได้ คุณสามารถเชิญผู้อื่นแก้ไขเอกสารของคุณและดูการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์บนหน้าจอของคุณได้ เอกสารยังแสดงเคอร์เซอร์ของผู้อื่นเมื่อพวกเขากำลังแก้ไขเอกสารของคุณด้วย นี่เป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์และสะดวกอย่างยิ่งสำหรับเอกสารที่ต้องใช้ผู้คนหลายคนทำงานร่วมกัน

Word จะบันทึกเอกสารไว้ในเครื่อง ดังนั้นคุณจึงไม่สามารถให้หลายๆ คนทำงานบนเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกันได้ แม้ว่าคุณจะส่งเอกสารให้ผู้อื่น คุณจะไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่พวกเขาทำจนกว่าพวกเขาจะส่งไฟล์กลับมาให้คุณ คุณลักษณะนี้มีอยู่ใน Word เวอร์ชันเว็บ แต่คุณจะถูกจำกัดอยู่เพียงคุณลักษณะที่เวอร์ชันนี้นำเสนอเท่านั้น

ทำงานจากอุปกรณ์ใดก็ได้

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด Docs ทำงานได้บนอุปกรณ์เกือบทุกชนิด คุณสามารถเข้าถึงโปรแกรมประมวลผลคำนี้โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ หากคุณใช้ iPhone หรือ Android คุณสามารถดาวน์โหลดแอปเอกสารสำหรับอุปกรณ์ของคุณได้ Docs จะซิงค์การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของคุณแบบเรียลไทม์ หมายความว่าการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสารบนเว็บจะปรากฏในแอปมือถือทันที และในทางกลับกัน

Word ยังมีแอปมือถือด้วย แต่เนื่องจากแอปเดสก์ท็อปจะบันทึกเอกสารไว้ในเครื่อง คุณจึงไม่สามารถเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นบนโทรศัพท์ของคุณได้ คุณจะต้องรับไฟล์เหล่านั้นไปยังอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณบางวิธีจึงจะแก้ไขได้ คุณมีตัวเลือกในการใช้ OneDrive เพื่อซิงค์ไฟล์ของคุณ แต่เป็นขั้นตอนเพิ่มเติมที่คุณจะต้องตั้งค่าก่อนจึงจะเริ่มสร้างเอกสารได้

อย่างที่คุณเห็น Docs ใช้งานง่ายกว่าและสะดวกกว่ามาก หากคุณใช้ Word เป็นโปรแกรมประมวลผลคำเท่านั้น ลองใช้ Docs ดู แล้วดูว่าจะทำงานได้อย่างไรสำหรับคุณ