كيفية تكرار وتحديث الحقول في Word بسرعة وسهولة! ✨🖊️
سواء كنت تقوم بصياغة عقد أو شروط وأحكام أو خطاب تقديمي، فلا تضيع وقتك في تكرار نفس الأسماء والكلمات في مستندك! في Microsoft Word، يمكنك إنشاء حقول نصية تتكرر تلقائيًا، مما يوفر عليك عناء تكرار التفاصيل يدويًا. 🖊️✨
الخطوة 1: إنشاء خاصية المستند
خصائص المستند في Microsoft Word هي تفاصيل حول الملف، والمعروفة أيضًا باسم البيانات الوصفية. على سبيل المثال، يمكن تعيين مؤلف أو موضوع أو فئة أو شركة لمستند، ويمكنك إدراج هذه الخصائص في عملك كحقول نصية، أو استخدامها للبحث عن مستند في مستكشف Windows. 🗂️
ومع ذلك، إحدى الطرق التي أستخدم بها أداة خصائص Word هي إضافة حقل نص متكرر مخصص. 💼
في حالتي، أقوم بصياغة عقد توظيف، لذلك أعلم أنه يتعين علي تكرار اسم الشركة واسم الموظف. أدرك أيضًا أنني سأحتاج إلى تغيير اسم الموظف في كل مرة أضيف فيها اسمًا جديدًا، وتتيح لي أداة خصائص المستند القيام بذلك دون الحاجة إلى تغييرها يدويًا أو استخدام ميزة البحث والاستبدال. 🔄
في علامة التبويب إدراج في الشريط، انقر فوق الأجزاء السريعة ثم مرر الماوس فوق خصائص المستند. قم بمسح قائمة الخصائص لمعرفة ما إذا كانت هناك فئة تناسب التفاصيل المتكررة التي تريد إضافتها. بعد كتابة الكلمات القليلة الأولى من عنوان عقدي، سأضغط على "الشركة" لإضافة حقل الشركة. 🏢
إذا كنت تعمل على جهاز كمبيوتر خاص بالشركة، فمن المحتمل أن يكون المسؤول قد قام بالفعل بإعداد اسم للشركة في حزمة Microsoft 365 الخاصة بك، والتي ستقوم تلقائيًا بإدراج اسم الشركة. في حالتي، يقوم Word بإدراج حقل [الشركة] فارغًا في المستند، مع الإشارة بين قوسين إلى أنه عبارة عن نص مؤقت لم يتم تعديله بعد. 📄
الآن حان الوقت لإضافة حقل الموظف. نظرًا لعدم وجود خيار محدد لذلك في القائمة المنسدلة الأجزاء السريعة > خصائص المستند، فسوف انقر فوق "الملخص". 📝
قبل كتابة اسم الموظف في هذا الحقل أريد تغيير اسم الحقل من ملخص إلى موظف. للقيام بذلك، بعد تحديد حقل الملخص الذي أضفته للتو، سأقوم بالنقر فوق "خصائص" في مجموعة عناصر التحكم ضمن علامة التبويب المطور. 🛠️
في مربع الحوار خصائص عنصر التحكم بالمحتوى، قم بتغيير حقلي العنوان والتسمية لتتوافق مع نوع البيانات التي سيحتوي عليها عنصر التحكم، ثم انقر فوق موافق. 👍
الآن، أستطيع أن أرى أن حقل النص الخاص بي قد تمت إعادة تسميته إلى "الموظف". لا أحتاج إلى القيام بذلك لحقل شركتي، حيث إنه خاصية مستند افتراضية تحتوي بالفعل على الاسم الصحيح. ✅
وأخيرًا، أستطيع النقر على كل من الحقلين اللذين أضفتهما وإدراج التفاصيل الصحيحة. 👥
الخطوة 2: إضافة الحقول المتكررة
الآن بعد أن قمت بإعداد حقول النص الخاصة بك، حان الوقت لتكرارها في جميع أنحاء المستند الخاص بك. 📜
هناك عدة طرق للقيام بذلك، ولكن الطريقة الأفضل هي تحديد الحقل بنقرة واحدة ثم النقر فوق علامة تبويب اسم الحقل. ستعرف أنك قمت بتحديد الحقل بشكل صحيح عندما يتحول إلى اللون الرمادي. 🖱️
ثم اضغط على Ctrl+C لنسخ هذا الحقل. 🔄
الآن، مع وضع المؤشر في الموضع الذي تريد تكرار هذا الحقل فيه، اضغط على Ctrl+V. 📋
لاحظ كيف يتم نسخ الحقل والنص الذي يحتويه إلى هذا الموقع المكرر. بالإضافة إلى ذلك، يتبنى حقل النص الملصق تلقائيًا نمط النص الذي أستخدمه في تلك الفقرة، مما يعني أنني لست مضطرًا إلى استخدام خيار "لصق خاص". 🖌️
نظرًا لأن مستندي يحتوي على حقلين أريد تكرارهما، فسأفتح لوحة الحافظة بالنقر فوق الرمز الموجود في زاوية مجموعة الحافظة في علامة التبويب الصفحة الرئيسية. عندما أقوم بتحديد كل من الحقلين وأضغط على Ctrl+C، فسوف يظهران في هذه اللوحة، مما يعني أنه يمكنني ببساطة النقر عليهما عندما أرغب في إضافتهما إلى عقدي. 📋✨
يمكن لحافظة Microsoft Office أن تحتوي على ما يصل إلى 24 عنصرًا، لذا فهذه تقنية مفيدة للغاية إذا كنت تكرر الكثير من الحقول المختلفة في مستندك. 🗒️
الخطوة 3: تغيير محتوى الحقول المتكررة
بمجرد الانتهاء من تكرار هذه الحقول في جميع أنحاء مستندك، حان الوقت لرؤية السحر يحدث. 🎩✨
لنفترض أنني أريد تغيير اسم الموظف الموجود في عقدي. للقيام بذلك، يمكنني النقر على أي من حقول الموظف المكررة (ليس بالضرورة الحقل الأصلي الذي قمت بإنشائه في البداية)، وقم بتغيير المحتوى ببساطة. عند النقر خارج هذا الحقل، سيتم تحديث كافة مثيلات هذا الحقل لتتوافق مع هذا التغيير. 🔄
سيتم تحديث الحقول المكررة فقط عند النقر خارج الحقل الذي تقوم بتحريره. لا تتوقع أن يتغير ذلك في الوقت الفعلي أثناء الكتابة! ⏳
الخطوة 4: احفظ عملك كقالب
الآن بعد أن قمت بتجميع مستندك مع الحقول المتكررة التي يتم تحديثها تلقائيًا، احفظه كقالب لاستخدامه في المستقبل. اضغط على F12، ثم أعط القالب اسمًا مناسبًا، وقم بتغيير حقل نوع الحفظ إلى "قالب Word"، ثم انقر فوق "حفظ". 💾
الآن، عندما تفتح نافذة Word جديدة، انقر فوق "جديد" وحدد القالب الخاص بك. 🆕
بمجرد النقر فوق القالب لفتحه، اضغط على F12 لحفظه كمستند Word جديد. الآن أصبحت مستندك جاهزًا لتغيير حقول النص. 🖍️
يمكنك أيضًا إضافة أنواع أخرى من الحقول إلى مستند Microsoft Word من خلال علامة التبويب المطور. على سبيل المثال، يمكنك إدراج قوائم منسدلة، واستجابات نصية حرة، ومربعات اختيار عند إنشاء نموذج سترسله إلى الآخرين. 📝➡️
