Cómo repetir y actualizar campos en Word y ahorrar horas ⏳🔥

Cómo repetir y actualizar campos en Word ¡Rápido y fácil! ✨🖊️

Ya sea que estés redactando un contrato, términos y condiciones, o una carta de presentación, ¡no pierdas tiempo repitiendo los mismos nombres y palabras en tu documento! En Microsoft Word, podés crear campos de texto que se repiten automáticamente, ahorrándote el trabajo de duplicar detalles manualmente. 🖊️✨

Paso 1: Crear una Propiedad del Documento

Las propiedades de los documentos en Microsoft Word son detalles sobre el archivo, conocidos también como metadato. Por ejemplo, un documento puede tener asignado un autor, un tema, una categoría o una empresa, y podés insertar estas propiedades en tu trabajo como campos de texto, o usarlas para buscar un documento en el Explorador de Windows. 🗂️

Sin embargo, una de las formas en que uso la herramienta de propiedades de Word es para agregar un campo de texto repetido personalizado. 💼

En mi caso, estoy redactando un contrato de trabajo, así que sé que tendré que repetir el nombre de la empresa y el nombre del empleado. También tengo claro que tendré que cambiar el nombre del empleado cada vez que ingrese alguien nuevo, y la herramienta de propiedades del documento me permite hacerlo sin tener que cambiarlos manualmente o usar la función de Buscar y Reemplazar. 🔄

En la pestaña Insertar de la cinta de opciones, hacé clic en «Partes Rápidas» y pasá el mouse por encima de «Propiedad del Documento.» Escaneá la lista de propiedades para ver si hay una categoría que funcione para el detalle repetido que querés agregar. Después de escribir las primeras palabras del título de mi contrato, haré clic en «Empresa» para agregar un campo de empresa. 🏢

Si trabajás en una computadora de empresa, tu administrador ya podría haber configurado el nombre de la empresa en tu paquete de Microsoft 365, lo que haría que el nombre de la empresa se insertara automáticamente. En mi caso, Word inserta un campo en blanco [Empresa] en mi documento, con los corchetes indicando que es un texto de marcador de posición que aún no ha sido modificado. 📄

Ahora es momento de agregar el campo del empleado. Dado que no hay una opción específica para esto en el menú desplegable de Partes Rápidas > Propiedad del Documento, haré clic en «Resumen.» 📝

Antes de escribir el nombre del empleado en este campo, quiero cambiar el nombre del campo de Resumen a Empleado. Para hacer esto, después de seleccionar el campo de Resumen que acabo de agregar, haré clic en «Propiedades» en el grupo de Controles de la pestaña Desarrollador. 🛠️

En el cuadro de diálogo Propiedades de Control de Contenido, cambiá los campos de Título y Etiqueta para que coincidan con el tipo de dato que contendrá, y hacé clic en «Aceptar.» 👍

Ahora, puedo ver que mi campo de texto ha sido renombrado a «Empleado.» No necesito hacer esto para mi campo de Empresa, ya que es una propiedad de documento predeterminada que ya tiene el nombre correcto. ✅

Finalmente, puedo hacer clic en cada uno de los dos campos que he agregado e insertar los detalles correctos. 👥

Paso 2: Agregar los Campos Repetidos

Ahora que configuraste tus campos de texto, es momento de duplicarlos en todo tu documento. 📜

Existen varias maneras de hacerlo, pero la mejor forma es seleccionar el campo con un solo clic y luego hacer clic en la pestaña del nombre del campo. Sabrás que seleccionaste correctamente el campo cuando adopte un fondo gris. 🖱️

A continuación, presioná Ctrl+C para copiar ese campo. 🔄

Ahora, con el cursor en la posición donde quieras duplicar ese campo, presioná Ctrl+V. 📋

Fijate cómo el campo y el texto que contiene se copian a esta ubicación duplicada. También, el campo de texto pegado adopta automáticamente el estilo de texto que estoy utilizando en ese párrafo, lo que significa que no tengo que usar la opción de Pegado Especial. 🖌️

Dado que mi documento contiene dos campos que quiero duplicar, abriré el panel del portapapeles haciendo clic en el ícono en la esquina del grupo del portapapeles en la pestaña de Inicio. Cuando selecciono cada uno de mis dos campos y presiono Ctrl+C, aparecerán en este panel, lo que significa que puedo simplemente hacer clic en ellos cada vez que quiera agregarlos a mi contrato. 📋✨

El portapapeles de Microsoft Office puede contener hasta 24 elementos, así que esta es una técnica muy útil si estás repitiendo muchos campos diferentes en tu documento. 🗒️

Paso 3: Cambiar el Contenido de los Campos Repetidos

Cuando hayas terminado de duplicar estos campos en todo tu documento, es momento de ver la magia suceder. 🎩✨

Supongamos que quiero cambiar el nombre del empleado en mi contrato. Para hacerlo, puedo hacer clic en cualquiera de los campos de Empleado duplicados (no necesariamente el original que creé al principio), y simplemente cambiar el contenido. Cuando haga clic fuera de ese campo, todas las instancias de ese campo se actualizarán para coincidir con este cambio. 🔄

Los campos duplicados solo se actualizarán cuando clickees fuera del campo que estás modificando. ¡No esperes que cambie en tiempo real mientras escribís! ⏳

Paso 4: Guardar Tu Trabajo como Plantilla

Ahora que juntaste tu documento con los campos repetidos que se actualizan automáticamente, guardalo como una plantilla para un uso futuro. Presioná F12, dale un nombre adecuado a tu plantilla, cambia el campo Tipo de Guardado a «Plantilla de Word,» y hacé clic en «Guardar.» 💾

Ahora, cuando abras una nueva ventana de Word, hacé clic en «Nuevo» y localizá tu plantilla. 🆕

Tan pronto como hagas clic en la plantilla para abrirla, presioná F12 para guardarla como un nuevo Documento de Word. Tu documento está ahora listo para que cambies los campos de texto. 🖍️

También podés agregar otros tipos de campos a un documento de Microsoft Word a través de la pestaña Desarrollador. Por ejemplo, podés insertar listas desplegables, respuestas de texto libre y casillas de verificación cuando creás un formulario que enviarás a otros. 📝➡️