So wiederholen und aktualisieren Sie Felder in Word schnell und einfach! ✨🖊️
Egal, ob Sie einen Vertrag, Geschäftsbedingungen oder ein Anschreiben verfassen: Verschwenden Sie keine Zeit damit, in Ihrem Dokument dieselben Namen und Wörter zu wiederholen! In Microsoft Word können Sie Textfelder erstellen, die sich automatisch wiederholen, sodass Sie sich die Mühe sparen, Details manuell zu duplizieren. 🖊️✨
Schritt 1: Erstellen einer Dokumenteigenschaft
Dokumenteigenschaften in Microsoft Word sind Details zur Datei, auch als Metadaten bezeichnet. So können Sie einem Dokument beispielsweise einen Autor, ein Thema, eine Kategorie oder eine Firma zuweisen und diese Eigenschaften als Textfelder in Ihre Arbeit einfügen oder für die Suche nach einem Dokument im Windows Explorer verwenden. 🗂️
Eine der Möglichkeiten, wie ich das Eigenschaftentool von Word verwende, besteht jedoch darin, ein benutzerdefiniertes, sich wiederholendes Textfeld hinzuzufügen. 💼
In meinem Fall erstelle ich einen Arbeitsvertrag und weiß daher, dass ich den Firmennamen und den Namen des Mitarbeiters wiederholen muss. Mir ist auch bewusst, dass ich den Namen des Mitarbeiters jedes Mal ändern muss, wenn ich einen neuen hinzufüge. Mit dem Tool für Dokumenteigenschaften kann ich dies tun, ohne die Namen manuell ändern oder die Funktion „Suchen und Ersetzen“ verwenden zu müssen. 🔄
Klicken Sie auf der Registerkarte „Einfügen“ des Menübands auf „Schnellbausteine“ und bewegen Sie den Mauszeiger über „Dokumenteigenschaften“. Durchsuchen Sie die Eigenschaftenliste, um zu sehen, ob es eine Kategorie gibt, die für das sich wiederholende Detail geeignet ist, das Sie hinzufügen möchten. Nachdem ich die ersten Wörter meines Vertragstitels eingegeben habe, klicke ich auf „Unternehmen“, um ein Unternehmensfeld hinzuzufügen. 🏢
Wenn Sie an einem Firmencomputer arbeiten, hat Ihr Administrator möglicherweise bereits einen Firmennamen in Ihrem Microsoft 365-Paket eingerichtet, wodurch der Firmenname automatisch eingefügt wird. In meinem Fall fügt Word ein leeres Feld [Firma] in mein Dokument ein, wobei die Klammern darauf hinweisen, dass es sich um Platzhaltertext handelt, der noch nicht geändert wurde. 📄
Jetzt ist es an der Zeit, das Mitarbeiterfeld hinzuzufügen. Da es im Dropdown-Menü „Schnellbausteine > Dokumenteigenschaften“ keine spezielle Option dafür gibt, klicke ich auf „Zusammenfassung“. 📝
Bevor ich den Namen des Mitarbeiters in dieses Feld eingebe, möchte ich den Feldnamen von „Zusammenfassung“ in „Mitarbeiter“ ändern. Dazu wähle ich das soeben hinzugefügte Zusammenfassungsfeld aus und klicke dann auf der Registerkarte „Entwicklertools“ in der Gruppe „Steuerelemente“ auf „Eigenschaften“. 🛠️
Ändern Sie im Dialogfeld „Eigenschaften des Inhaltssteuerelements“ die Felder „Titel“ und „Beschriftung“ so, dass sie dem Datentyp entsprechen, den das Steuerelement enthalten soll, und klicken Sie auf „OK“. 👍
Jetzt kann ich sehen, dass mein Textfeld in „Mitarbeiter“ umbenannt wurde. Für mein Firmenfeld muss ich dies nicht tun, da es sich um eine Standarddokumenteigenschaft handelt, die bereits den richtigen Namen hat. ✅
Schließlich kann ich auf jedes der beiden hinzugefügten Felder klicken und die richtigen Details einfügen. 👥
Schritt 2: Wiederholende Felder hinzufügen
Nachdem Sie Ihre Textfelder eingerichtet haben, ist es an der Zeit, sie im gesamten Dokument zu duplizieren. 📜
Hierzu gibt es mehrere Möglichkeiten, am besten wählen Sie das Feld jedoch mit einem einzigen Klick aus und klicken dann auf die Registerkarte mit dem Feldnamen. Sie wissen, dass Sie das Feld richtig ausgewählt haben, wenn es grau wird. 🖱️
Drücken Sie dann Strg+C, um das Feld zu kopieren. 🔄
Drücken Sie nun Strg+V, während sich der Cursor an der Position befindet, an der Sie das Feld duplizieren möchten. 📋
Beachten Sie, wie das Feld und der darin enthaltene Text an diesen doppelten Speicherort kopiert werden. Außerdem übernimmt das eingefügte Textfeld automatisch den Textstil, den ich in diesem Absatz verwende, was bedeutet, dass ich die Option „Inhalte einfügen“ nicht verwenden muss. 🖌️
Da mein Dokument zwei Felder enthält, die ich duplizieren möchte, öffne ich das Zwischenablagefenster, indem ich auf der Registerkarte „Start“ auf das Symbol in der Ecke der Zwischenablagegruppe klicke. Wenn ich jedes meiner beiden Felder auswähle und Strg+C drücke, werden sie in diesem Bereich angezeigt. Das bedeutet, dass ich einfach darauf klicken kann, wenn ich sie meinem Vertrag hinzufügen möchte. 📋✨
Die Zwischenablage von Microsoft Office kann bis zu 24 Elemente enthalten. Dies ist also eine sehr nützliche Technik, wenn Sie in Ihrem Dokument viele verschiedene Felder wiederholen. 🗒️
Schritt 3: Inhalt von Wiederholungsfeldern ändern
Sobald Sie diese Felder im gesamten Dokument dupliziert haben, können Sie die Magie erleben. 🎩✨
Angenommen, ich möchte den Namen des Mitarbeiters in meinem Vertrag ändern. Dazu klicke ich auf beliebig der doppelten Mitarbeiterfelder (nicht unbedingt das Original, das ich am Anfang erstellt habe) und ändern Sie einfach den Inhalt. Wenn Sie außerhalb dieses Felds klicken, werden alle Instanzen dieses Felds aktualisiert, um dieser Änderung zu entsprechen. 🔄
Doppelte Felder werden nur aktualisiert, wenn Sie außerhalb des Felds klicken, das Sie bearbeiten. Erwarten Sie nicht, dass es sich während der Eingabe in Echtzeit ändert! ⏳
Schritt 4: Speichern Sie Ihre Arbeit als Vorlage
Nachdem Sie Ihr Dokument mit den automatisch aktualisierten Wiederholungsfeldern zusammengestellt haben, speichern Sie es als Vorlage für die zukünftige Verwendung. Drücken Sie F12, geben Sie Ihrer Vorlage einen passenden Namen, ändern Sie das Feld „Speichertyp“ in „Word-Vorlage“ und klicken Sie auf „Speichern“. 💾
Wenn Sie jetzt ein neues Word-Fenster öffnen, klicken Sie auf „Neu“ und suchen Sie Ihre Vorlage. 🆕
Sobald Sie auf die Vorlage klicken, um sie zu öffnen, drücken Sie F12, um sie als neues Word-Dokument zu speichern. Jetzt können Sie die Textfelder in Ihrem Dokument ändern. 🖍️
Sie können einem Microsoft Word-Dokument über die Registerkarte „Entwickler“ auch andere Feldtypen hinzufügen. Sie können beispielsweise Dropdown-Listen, Freitextantworten und Kontrollkästchen einfügen, wenn Sie ein Formular erstellen, das Sie an andere senden. 📝➡️
