Comment répéter et mettre à jour les champs dans Word et gagner du temps ⏳🔥

Comment répéter et mettre à jour des champs dans Word rapidement et facilement ! ✨🖊️

Que vous rédigiez un contrat, des conditions générales ou une lettre de motivation, ne perdez pas de temps à répéter les mêmes noms et mots dans votre document ! Dans Microsoft Word, vous pouvez créer des champs de texte qui se répètent automatiquement, vous évitant ainsi d'avoir à dupliquer manuellement les détails. 🖊️✨

Étape 1 : Créer une propriété de document

Les propriétés du document dans Microsoft Word sont des détails sur le fichier, également appelés métadonnées. Par exemple, un document peut se voir attribuer un auteur, un sujet, une catégorie ou une entreprise, et vous pouvez insérer ces propriétés dans votre travail sous forme de champs de texte ou les utiliser pour rechercher un document dans l'Explorateur Windows. 🗂️

Cependant, l’une des façons dont j’utilise l’outil Propriétés de Word est d’ajouter un champ de texte répétitif personnalisé. 💼

Dans mon cas, je rédige un contrat de travail, je sais donc que je devrai répéter le nom de l'entreprise et le nom de l'employé. Je suis également conscient que je devrai modifier le nom de l'employé chaque fois que j'en ajoute un nouveau, et l'outil de propriétés du document me permet de le faire sans avoir à les modifier manuellement ou à utiliser la fonction Rechercher et remplacer. 🔄

Dans l’onglet Insertion du ruban, cliquez sur Composants rapides et passez la souris sur Propriétés du document. Parcourez la liste des propriétés pour voir s’il existe une catégorie qui fonctionne pour le détail répétitif que vous souhaitez ajouter. Après avoir tapé les premiers mots du titre de mon contrat, je clique sur « Société » pour ajouter un champ d'entreprise. 🏢

Si vous travaillez sur un ordinateur d’entreprise, votre administrateur a peut-être déjà configuré un nom d’entreprise dans votre package Microsoft 365, ce qui insérerait automatiquement le nom de l’entreprise. Dans mon cas, Word insère un champ [Société] vide dans mon document, avec les crochets indiquant qu'il s'agit d'un texte d'espace réservé qui n'a pas encore été modifié. 📄

Il est maintenant temps d’ajouter le champ employé. Comme il n'existe pas d'option spécifique pour cela dans le menu déroulant Composants rapides > Propriétés du document, je clique sur « Résumé ». 📝

Avant de saisir le nom de l'employé dans ce champ, je souhaite modifier le nom du champ de Résumé à Employé. Pour ce faire, après avoir sélectionné le champ Résumé que je viens d'ajouter, je clique sur « Propriétés » dans le groupe Contrôles de l'onglet Développeur. 🛠️

Dans la boîte de dialogue Propriétés du contrôle de contenu, modifiez les champs Titre et Étiquette pour qu'ils correspondent au type de données que le contrôle contiendra, puis cliquez sur OK. 👍

Maintenant, je peux voir que mon champ de texte a été renommé « Employé ». Je n’ai pas besoin de le faire pour mon champ Société, car il s’agit d’une propriété de document par défaut qui porte déjà le nom correct. ✅

Enfin, je peux cliquer sur chacun des deux champs que j'ai ajoutés et insérer les détails corrects. 👥

Étape 2 : ajouter des champs répétitifs

Maintenant que vous avez configuré vos champs de texte, il est temps de les dupliquer dans tout votre document. 📜

Il existe plusieurs façons de procéder, mais la meilleure consiste à sélectionner le champ en un seul clic, puis à cliquer sur l’onglet Nom du champ. Vous saurez que vous avez correctement sélectionné le champ lorsqu'il devient gris. 🖱️

Appuyez ensuite sur Ctrl+C pour copier ce champ. 🔄

Maintenant, avec le curseur à l’endroit où vous souhaitez dupliquer ce champ, appuyez sur Ctrl+V. 📋

Notez comment le champ et le texte qu’il contient sont copiés vers cet emplacement en double. De plus, le champ de texte collé adopte automatiquement le style de texte que j'utilise dans ce paragraphe, ce qui signifie que je n'ai pas besoin d'utiliser l'option Collage spécial. 🖌️

Étant donné que mon document contient deux champs que je souhaite dupliquer, j'ouvrirai le panneau du presse-papiers en cliquant sur l'icône dans le coin du groupe du presse-papiers sous l'onglet Accueil. Lorsque je sélectionne chacun de mes deux champs et que j'appuie sur Ctrl+C, ils apparaissent dans ce panneau, ce qui signifie que je peux simplement cliquer dessus chaque fois que je souhaite les ajouter à mon contrat. 📋✨

Le presse-papiers de Microsoft Office peut contenir jusqu'à 24 éléments, c'est donc une technique très utile si vous répétez de nombreux champs différents dans votre document. 🗒️

Étape 3 : modifier le contenu des champs répétitifs

Une fois que vous avez terminé de dupliquer ces champs dans tout votre document, il est temps de voir la magie opérer. 🎩✨

Supposons que je souhaite modifier le nom de l’employé sur mon contrat. Pour ce faire, je peux cliquer sur n'importe lequel des champs Employé en double (pas nécessairement celui d'origine que j'ai créé au début), et modifiez simplement le contenu. Lorsque vous cliquez en dehors de ce champ, toutes les instances de ce champ seront mises à jour pour correspondre à cette modification. 🔄

Les champs en double ne seront mis à jour que lorsque vous cliquerez en dehors du champ que vous modifiez. Ne vous attendez pas à ce que cela change en temps réel pendant que vous tapez ! ⏳

Étape 4 : Enregistrez votre travail en tant que modèle

Maintenant que vous avez créé votre document avec les champs répétitifs mis à jour automatiquement, enregistrez-le comme modèle pour une utilisation ultérieure. Appuyez sur F12, donnez un nom approprié à votre modèle, modifiez le champ Type d’enregistrement sur « Modèle Word » et cliquez sur « Enregistrer ». 💾

Maintenant, lorsque vous ouvrez une nouvelle fenêtre Word, cliquez sur « Nouveau » et recherchez votre modèle. 🆕

Dès que vous cliquez sur le modèle pour l'ouvrir, appuyez sur F12 pour l'enregistrer en tant que nouveau document Word. Votre document est maintenant prêt pour que vous puissiez modifier les champs de texte. 🖍️

Vous pouvez également ajouter d’autres types de champs à un document Microsoft Word via l’onglet Développeur. Par exemple, vous pouvez insérer des listes déroulantes, des réponses en texte libre et des cases à cocher lors de la création d'un formulaire que vous enverrez à d'autres. 📝➡️