वर्ड में फ़ील्ड्स को जल्दी और आसानी से कैसे दोहराएं और अपडेट करें! ✨🖊️
चाहे आप कोई अनुबंध, नियम व शर्तें, या कवर लेटर तैयार कर रहे हों, अपने दस्तावेज़ में एक ही नाम और शब्दों को दोहराने में समय बर्बाद न करें! माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में, आप ऐसे टेक्स्ट फील्ड बना सकते हैं जो स्वचालित रूप से दोहराए जाते हैं, जिससे आपको विवरणों को मैन्युअल रूप से दोहराने की परेशानी से छुटकारा मिल जाता है। 🖊️✨
चरण 1: दस्तावेज़ प्रॉपर्टी बनाएँ
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में दस्तावेज़ गुण फ़ाइल के बारे में विवरण होते हैं, जिन्हें मेटाडेटा भी कहा जाता है। उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ को एक लेखक, विषय, श्रेणी या कंपनी सौंपी जा सकती है, और आप इन गुणों को अपने कार्य में टेक्स्ट फ़ील्ड के रूप में सम्मिलित कर सकते हैं, या विंडोज एक्सप्लोरर में दस्तावेज़ खोजने के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं। 🗂️
हालाँकि, वर्ड के गुण उपकरण का उपयोग करने के तरीकों में से एक तरीका कस्टम दोहराए जाने वाले टेक्स्ट फ़ील्ड को जोड़ना है। 💼
मेरे मामले में, मैं एक रोजगार अनुबंध का मसौदा तैयार कर रहा हूं, इसलिए मुझे पता है कि मुझे कंपनी का नाम और कर्मचारी का नाम दोहराना होगा। मुझे यह भी पता है कि जब भी मैं कोई नया कर्मचारी जोड़ूंगा तो मुझे हर बार कर्मचारी का नाम बदलना होगा, और दस्तावेज़ गुण उपकरण मुझे मैन्युअल रूप से उन्हें बदलने या खोज और प्रतिस्थापित सुविधा का उपयोग किए बिना ऐसा करने की अनुमति देता है। 🔄
रिबन के Insert टैब पर, Quick Parts पर क्लिक करें और Document Properties पर होवर करें। संपत्ति सूची को स्कैन करके देखें कि क्या कोई ऐसी श्रेणी है जो उस दोहराए जाने वाले विवरण के लिए उपयुक्त है जिसे आप जोड़ना चाहते हैं। अपने अनुबंध शीर्षक के पहले कुछ शब्द टाइप करने के बाद, मैं कंपनी फ़ील्ड जोड़ने के लिए "कंपनी" पर क्लिक करूँगा। 🏢
यदि आप किसी कंपनी के कंप्यूटर पर काम कर रहे हैं, तो हो सकता है कि आपके व्यवस्थापक ने आपके Microsoft 365 पैकेज में पहले से ही कंपनी का नाम सेट कर दिया हो, जो स्वचालित रूप से कंपनी का नाम सम्मिलित कर देगा. मेरे मामले में, Word मेरे दस्तावेज़ में एक रिक्त [कंपनी] फ़ील्ड सम्मिलित करता है, जिसमें कोष्ठक यह संकेत देते हैं कि यह प्लेसहोल्डर टेक्स्ट है जिसे अभी तक संशोधित नहीं किया गया है। 📄
अब कर्मचारी फ़ील्ड जोड़ने का समय आ गया है। चूंकि त्वरित भाग > दस्तावेज़ गुण ड्रॉपडाउन मेनू में इसके लिए कोई विशिष्ट विकल्प नहीं है, इसलिए मैं "सारांश" पर क्लिक करूंगा। 📝
इस फ़ील्ड में कर्मचारी का नाम लिखने से पहले, मैं फ़ील्ड का नाम सारांश से कर्मचारी में बदलना चाहता हूँ। ऐसा करने के लिए, मैंने अभी जो सारांश फ़ील्ड जोड़ा है उसे चुनने के बाद, मैं डेवलपर टैब पर नियंत्रण समूह में "गुण" पर क्लिक करूँगा। 🛠️
सामग्री नियंत्रण गुण संवाद बॉक्स में, शीर्षक और लेबल फ़ील्ड को उस डेटा के प्रकार से मेल खाने के लिए बदलें जो नियंत्रण में शामिल होगा, और ठीक पर क्लिक करें। 👍
अब, मैं देख सकता हूँ कि मेरे टेक्स्ट फ़ील्ड का नाम बदलकर “कर्मचारी” कर दिया गया है। मुझे अपने कंपनी फ़ील्ड के लिए ऐसा करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि यह एक डिफ़ॉल्ट दस्तावेज़ प्रॉपर्टी है जिसका नाम पहले से ही सही है। ✅
अंत में, मैं अपने द्वारा जोड़े गए दो फ़ील्डों में से प्रत्येक पर क्लिक कर सकता हूं और सही विवरण डाल सकता हूं। 👥
चरण 2: दोहराए जाने वाले फ़ील्ड जोड़ें
अब जब आपने अपने टेक्स्ट फ़ील्ड सेट कर लिए हैं, तो उन्हें अपने पूरे दस्तावेज़ में डुप्लिकेट करने का समय आ गया है। 📜
ऐसा करने के कई तरीके हैं, लेकिन सबसे अच्छा तरीका यह है कि एक क्लिक से फ़ील्ड का चयन करें और फिर फ़ील्ड नाम टैब पर क्लिक करें। जब फ़ील्ड का रंग ग्रे हो जाएगा तो आपको पता चल जाएगा कि आपने सही फ़ील्ड का चयन किया है। 🖱️
फिर उस फ़ील्ड को कॉपी करने के लिए Ctrl+C दबाएँ। 🔄
अब, कर्सर को उस स्थान पर रखें जहां आप उस फ़ील्ड की प्रतिलिपि बनाना चाहते हैं, Ctrl+V दबाएं। 📋
ध्यान दें कि फ़ील्ड और उसमें मौजूद टेक्स्ट को इस डुप्लिकेट स्थान पर कैसे कॉपी किया जाता है। इसके अलावा, चिपकाया गया टेक्स्ट फ़ील्ड स्वचालित रूप से उस पैराग्राफ में उपयोग की गई टेक्स्ट शैली को अपना लेता है, जिसका अर्थ है कि मुझे पेस्ट स्पेशल विकल्प का उपयोग नहीं करना पड़ेगा। 🖌️
चूंकि मेरे दस्तावेज़ में दो फ़ील्ड हैं जिन्हें मैं डुप्लिकेट करना चाहता हूं, इसलिए मैं होम टैब पर क्लिपबोर्ड समूह के कोने में आइकन पर क्लिक करके क्लिपबोर्ड पैनल खोलूंगा। जब मैं अपने दो क्षेत्रों में से प्रत्येक का चयन करता हूं और Ctrl+C दबाता हूं, तो वे इस पैनल में दिखाई देंगे, जिसका अर्थ है कि जब भी मैं उन्हें अपने अनुबंध में जोड़ना चाहूंगा, तो मैं उन पर क्लिक कर सकता हूं। 📋✨
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस क्लिपबोर्ड में अधिकतम 24 आइटम रखे जा सकते हैं, इसलिए यदि आप अपने दस्तावेज़ में बहुत सारे अलग-अलग फ़ील्ड दोहरा रहे हैं तो यह एक बहुत ही उपयोगी तकनीक है। 🗒️
चरण 3: दोहराए जाने वाले फ़ील्ड की सामग्री बदलें
एक बार जब आप अपने पूरे दस्तावेज़ में इन फ़ील्डों की प्रतिलिपि बना लेते हैं, तो जादू को घटित होते देखने का समय आ जाता है। 🎩✨
मान लीजिए मैं अपने अनुबंध में कर्मचारी का नाम बदलना चाहता हूँ। ऐसा करने के लिए, मैं क्लिक कर सकता हूँ कोई डुप्लिकेट कर्मचारी फ़ील्ड (जरूरी नहीं कि वह मूल फ़ील्ड हो जिसे मैंने शुरुआत में बनाया था) को हटा दें, और केवल सामग्री को बदल दें। जब आप उस फ़ील्ड के बाहर क्लिक करेंगे, तो उस फ़ील्ड के सभी इंस्टैंस इस परिवर्तन के अनुरूप अपडेट हो जाएंगे। 🔄
डुप्लिकेट फ़ील्ड केवल तभी अपडेट होंगे जब आप उस फ़ील्ड के बाहर क्लिक करेंगे जिसे आप संपादित कर रहे हैं। जैसे ही आप टाइप करेंगे, इसमें वास्तविक समय में परिवर्तन होने की उम्मीद न करें! ⏳
चरण 4: अपने कार्य को टेम्पलेट के रूप में सहेजें
अब जब आपने अपने दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से अद्यतन होने वाले दोहराए जाने वाले फ़ील्ड के साथ तैयार कर लिया है, तो इसे भविष्य में उपयोग के लिए टेम्पलेट के रूप में सहेजें। F12 दबाएं, अपने टेम्पलेट को उपयुक्त नाम दें, सेव टाइप फ़ील्ड को “वर्ड टेम्पलेट” में बदलें और “सेव” पर क्लिक करें। 💾
अब, जब आप एक नई वर्ड विंडो खोलें, तो "नया" पर क्लिक करें और अपना टेम्पलेट ढूंढें। 🆕
जैसे ही आप टेम्पलेट को खोलने के लिए उस पर क्लिक करते हैं, उसे नए वर्ड दस्तावेज़ के रूप में सहेजने के लिए F12 दबाएँ। अब आपका दस्तावेज़ पाठ फ़ील्ड बदलने के लिए तैयार है। 🖍️
आप डेवलपर टैब के माध्यम से Microsoft Word दस्तावेज़ में अन्य प्रकार के फ़ील्ड भी जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप दूसरों को भेजने के लिए प्रपत्र बनाते समय ड्रॉप-डाउन सूचियाँ, मुक्त-पाठ प्रत्युत्तर और चेकबॉक्स सम्मिलित कर सकते हैं। 📝➡️
