Cara mengulang dan memperbarui kolom di Word dan menghemat waktu ⏳🔥

Cara Mengulang dan Memperbarui Kolom di Word dengan Cepat dan Mudah! ✨🖊️

Baik Anda sedang menyusun kontrak, syarat dan ketentuan, atau surat lamaran, jangan buang waktu mengulangi nama dan kata yang sama dalam dokumen Anda! Di Microsoft Word, Anda dapat membuat kolom teks yang berulang secara otomatis, sehingga menghemat kesulitan dalam menduplikasi detail secara manual. 🖊️✨

Langkah 1: Buat Properti Dokumen

Properti dokumen di Microsoft Word adalah detail tentang file, yang juga dikenal sebagai metadata. Misalnya, suatu dokumen dapat diberi nama penulis, subjek, kategori, atau perusahaan, dan Anda dapat memasukkan properti ini ke dalam pekerjaan Anda sebagai bidang teks, atau menggunakannya untuk mencari dokumen di Windows Explorer. 🗂️

Namun, salah satu cara saya menggunakan alat properti Word adalah menambahkan bidang teks berulang khusus. 💼

Dalam kasus saya, saya sedang menyusun kontrak kerja, jadi saya tahu saya harus mengulangi nama perusahaan dan nama karyawan. Saya juga menyadari bahwa saya perlu mengubah nama karyawan setiap kali saya menambahkan yang baru, dan alat properti dokumen memungkinkan saya melakukan ini tanpa harus mengubahnya secara manual atau menggunakan fitur Temukan dan Ganti. 🔄

Pada tab Sisipkan pada pita, klik Bagian Cepat dan arahkan kursor ke Properti Dokumen. Pindai daftar properti untuk melihat apakah ada kategori yang sesuai untuk detail berulang yang ingin Anda tambahkan. Setelah mengetik beberapa kata pertama judul kontrak saya, saya akan mengklik "Perusahaan" untuk menambahkan bidang perusahaan. 🏢

Jika Anda bekerja di komputer perusahaan, administrator Anda mungkin telah menyiapkan nama perusahaan di paket Microsoft 365 Anda, yang akan secara otomatis memasukkan nama perusahaan. Dalam kasus saya, Word menyisipkan kolom [Perusahaan] kosong ke dalam dokumen saya, dengan tanda kurung yang menunjukkan bahwa itu adalah teks pengganti yang belum dimodifikasi. 📄

Sekarang saatnya menambahkan kolom karyawan. Karena tidak ada opsi khusus untuk ini di menu tarik-turun Bagian Cepat > Properti Dokumen, saya akan mengeklik "Ringkasan." 📝

Sebelum mengetikkan nama karyawan di kolom ini, saya ingin mengubah nama kolom dari Ringkasan menjadi Karyawan. Untuk melakukan ini, setelah memilih bidang Ringkasan yang baru saja saya tambahkan, saya akan mengeklik "Properti" di grup Kontrol pada tab Pengembang. 🛠️

Dalam kotak dialog Properti Kontrol Konten, ubah bidang Judul dan Label agar sesuai dengan jenis data yang akan dimuat dalam kontrol, lalu klik OK. 👍

Sekarang, saya dapat melihat bahwa kolom teks saya telah diubah namanya menjadi “Karyawan.” Saya tidak perlu melakukan ini untuk bidang Perusahaan saya, karena ini adalah properti dokumen default yang sudah memiliki nama yang benar. ✅

Akhirnya, saya dapat mengklik masing-masing dari dua bidang yang saya tambahkan dan memasukkan rincian yang benar. 👥

Langkah 2: Tambahkan Bidang Berulang

Sekarang setelah Anda menyiapkan kolom teks, waktunya untuk menduplikasinya di seluruh dokumen Anda. 📜

Ada beberapa cara untuk melakukan ini, tetapi cara terbaik adalah memilih bidang dengan satu klik lalu klik tab nama bidang. Anda akan tahu bahwa Anda telah memilih bidang dengan benar ketika warnanya berubah menjadi abu-abu. 🖱️

Lalu tekan Ctrl+C untuk menyalin bidang tersebut. 🔄

Sekarang, dengan kursor pada posisi di mana Anda ingin menduplikasi bidang tersebut, tekan Ctrl+V. 📋

Perhatikan bagaimana bidang dan teks di dalamnya disalin ke lokasi duplikat ini. Selain itu, bidang teks yang ditempel secara otomatis mengadopsi gaya teks yang saya gunakan dalam paragraf tersebut, artinya saya tidak perlu menggunakan opsi Tempel Spesial. 🖌️

Karena dokumen saya berisi dua bidang yang ingin saya duplikat, saya akan membuka panel clipboard dengan mengklik ikon di sudut grup clipboard pada tab Beranda. Saat saya memilih masing-masing dari dua bidang saya dan menekan Ctrl+C, bidang tersebut akan muncul pada panel ini. Artinya, saya cukup mengekliknya kapan pun ingin menambahkannya ke kontrak saya. 📋✨

Papan klip Microsoft Office dapat menampung hingga 24 item, jadi ini adalah teknik yang sangat berguna jika Anda mengulang banyak bidang berbeda dalam dokumen Anda. 🗒️

Langkah 3: Ubah Konten Bidang yang Berulang

Setelah Anda selesai menduplikasi bidang ini di seluruh dokumen Anda, saatnya melihat keajaiban terjadi. 🎩✨

Misalkan saya ingin mengubah nama karyawan pada kontrak saya. Untuk melakukan ini, saya dapat mengklik setiap bidang Karyawan duplikat (tidak harus yang asli yang saya buat di awal), dan cukup ubah kontennya. Bila Anda mengeklik di luar bidang tersebut, semua contoh bidang tersebut akan diperbarui agar sesuai dengan perubahan ini. 🔄

Bidang duplikat hanya akan diperbarui saat Anda mengklik di luar bidang yang sedang diedit. Jangan berharap itu berubah secara real time saat Anda mengetik! ⏳

Langkah 4: Simpan Pekerjaan Anda sebagai Template

Sekarang, setelah Anda menyusun dokumen dengan bidang-bidang berulang yang diperbarui secara otomatis, simpanlah sebagai templat untuk penggunaan di masa mendatang. Tekan F12, berikan nama yang sesuai untuk templat Anda, ubah kolom Jenis Simpan menjadi “Templat Word”, lalu klik “Simpan”. 💾

Sekarang, ketika Anda membuka jendela Word baru, klik "Baru" dan cari templat Anda. 🆕

Segera setelah Anda mengklik templat untuk membukanya, tekan F12 untuk menyimpannya sebagai dokumen Word baru. Dokumen Anda sekarang siap untuk Anda ubah bidang teksnya. 🖍️

Anda juga dapat menambahkan jenis bidang lain ke dokumen Microsoft Word melalui tab Pengembang. Misalnya, Anda dapat menyisipkan daftar drop-down, respons teks bebas, dan kotak centang saat membuat formulir yang akan Anda kirimkan ke orang lain. 📝➡️