Come ripetere e aggiornare i campi in Word e risparmiare ore ⏳🔥

Come ripetere e aggiornare i campi in Word in modo rapido e semplice! ✨🖊️

Che tu stia redigendo un contratto, termini e condizioni o una lettera di presentazione, non perdere tempo a ripetere gli stessi nomi e le stesse parole nel tuo documento! In Microsoft Word è possibile creare campi di testo che si ripetono automaticamente, risparmiandovi la fatica di duplicare manualmente i dettagli. 🖊️✨

Passaggio 1: creare una proprietà del documento

Le proprietà del documento in Microsoft Word sono dettagli sul file, noti anche come metadati. Ad esempio, a un documento può essere assegnato un autore, un argomento, una categoria o un'azienda ed è possibile inserire queste proprietà nel proprio lavoro come campi di testo oppure utilizzarle per cercare un documento in Esplora risorse di Windows. 🗂️

Tuttavia, uno dei modi in cui utilizzo lo strumento Proprietà di Word è quello di aggiungere un campo di testo ripetuto personalizzato. 💼

Nel mio caso, sto redigendo un contratto di lavoro, quindi so che dovrò ripetere il nome dell'azienda e il nome del dipendente. Sono anche consapevole che dovrò cambiare il nome del dipendente ogni volta che ne aggiungo uno nuovo e lo strumento delle proprietà del documento mi consente di farlo senza doverlo fare manualmente o usare la funzione Trova e sostituisci. 🔄

Nella scheda Inserisci della barra multifunzione, fare clic su Parti rapide e passare il mouse su Proprietà documento. Esamina l'elenco delle proprietà per verificare se esiste una categoria adatta al dettaglio ripetuto che desideri aggiungere. Dopo aver digitato le prime parole del titolo del mio contratto, cliccherò su "Azienda" per aggiungere un campo aziendale. 🏢

Se stai lavorando su un computer aziendale, l'amministratore potrebbe aver già impostato un nome aziendale nel pacchetto Microsoft 365, che verrebbe inserito automaticamente. Nel mio caso, Word inserisce un campo [Azienda] vuoto nel mio documento, con le parentesi quadre a indicare che si tratta di testo segnaposto che non è stato ancora modificato. 📄

Adesso è il momento di aggiungere il campo dipendente. Poiché non è presente un'opzione specifica nel menu a discesa Parti rapide > Proprietà documento, cliccherò su "Riepilogo". 📝

Prima di digitare il nome del dipendente in questo campo, voglio cambiare il nome del campo da Riepilogo a Dipendente. Per fare ciò, dopo aver selezionato il campo Riepilogo che ho appena aggiunto, cliccherò su "Proprietà" nel gruppo Controlli nella scheda Sviluppatore. 🛠️

Nella finestra di dialogo Proprietà controllo contenuto, modificare i campi Titolo ed Etichetta in modo che corrispondano al tipo di dati che il controllo conterrà, quindi fare clic su OK. 👍

Ora vedo che il mio campo di testo è stato rinominato "Dipendente". Non ho bisogno di farlo per il campo Azienda, poiché è una proprietà predefinita del documento che ha già il nome corretto. ✅

Infine, posso cliccare su ciascuno dei due campi che ho aggiunto e inserire i dettagli corretti. 👥

Passaggio 2: aggiungere campi ripetuti

Ora che hai impostato i campi di testo, è il momento di duplicarli nel documento. 📜

Esistono diversi modi per farlo, ma il metodo migliore è selezionare il campo con un solo clic e poi cliccare sulla scheda del nome del campo. Saprai di aver selezionato correttamente il campo quando diventerà grigio. 🖱️

Quindi premere Ctrl+C per copiare il campo. 🔄

Ora, con il cursore nella posizione in cui vuoi duplicare il campo, premi Ctrl+V. 📋

Nota come il campo e il testo in esso contenuto vengono copiati in questa posizione duplicata. Inoltre, il campo di testo incollato adotta automaticamente lo stile di testo che sto utilizzando in quel paragrafo, il che significa che non devo usare l'opzione Incolla speciale. 🖌️

Poiché il mio documento contiene due campi che desidero duplicare, aprirò il pannello degli appunti facendo clic sull'icona nell'angolo del gruppo degli appunti nella scheda Home. Quando seleziono ciascuno dei miei due campi e premo Ctrl+C, questi appariranno in questo pannello, il che significa che posso semplicemente cliccarci sopra ogni volta che voglio aggiungerli al mio contratto. 📋✨

Gli appunti di Microsoft Office possono contenere fino a 24 elementi, quindi questa è una tecnica molto utile se si ripetono molti campi diversi in un documento. 🗒️

Passaggio 3: modificare il contenuto dei campi ripetuti

Una volta terminata la duplicazione di questi campi nel documento, è il momento di vedere la magia compiersi. 🎩✨

Supponiamo che io voglia cambiare il nome di un dipendente sul mio contratto. Per fare questo, posso cliccare su Qualunque dei campi Dipendente duplicati (non necessariamente quello originale che ho creato all'inizio) e modificarne semplicemente il contenuto. Quando fai clic all'esterno di quel campo, tutte le istanze di quel campo verranno aggiornate per corrispondere a questa modifica. 🔄

I campi duplicati verranno aggiornati solo se fai clic all'esterno del campo che stai modificando. Non aspettarti che cambi in tempo reale mentre scrivi! ⏳

Passaggio 4: salva il tuo lavoro come modello

Ora che hai creato il tuo documento con i campi ripetuti che si aggiornano automaticamente, salvalo come modello per un utilizzo futuro. Premi F12, assegna un nome appropriato al tuo modello, modifica il campo Tipo di salvataggio in "Modello di Word" e fai clic su "Salva". 💾

Ora, quando apri una nuova finestra di Word, clicca su "Nuovo" e individua il tuo modello. 🆕

Dopo aver cliccato sul modello per aprirlo, premere F12 per salvarlo come nuovo documento Word. Ora il documento è pronto per essere modificato nei campi di testo. 🖍️

È inoltre possibile aggiungere altri tipi di campi a un documento Microsoft Word tramite la scheda Sviluppatore. Ad esempio, puoi inserire elenchi a discesa, risposte di testo libero e caselle di controllo quando crei un modulo da inviare ad altri. 📝➡️