Word でフィールドをすばやく簡単に繰り返して更新する方法! ✨🖊️

契約書、利用規約、カバーレターなどを作成するときは、文書内で同じ名前や単語を繰り返して時間を無駄にしないでください。 Microsoft Word では、自動的に繰り返されるテキストフィールドを作成できるため、詳細を手動で複製する手間が省けます。 🖊️✨

ステップ1: ドキュメントプロパティを作成する

Microsoft Word のドキュメントプロパティは、ファイルに関する詳細であり、メタデータとも呼ばれます。たとえば、ドキュメントには作成者、件名、カテゴリ、または会社を割り当てることができ、これらのプロパティをテキストフィールドとして作業に挿入したり、Windows エクスプローラーでドキュメントを検索するために使用したりできます。 🗂️

ただし、Word のプロパティツールを使用する方法の 1 つは、カスタム繰り返しテキストフィールドを追加することです。 💼

私の場合は、雇用契約書を作成しているので、会社名と従業員の名前を繰り返し記載する必要があることはわかっています。また、新しい従業員を追加するたびに従業員の名前を変更する必要があることもわかっていますが、ドキュメントプロパティツールを使用すると、手動で変更したり、検索と置換機能を使用したりしなくても、これを実行できます。 🔄

リボンの [挿入] タブで [クイックパーツ] をクリックし、[ドキュメントプロパティ] にマウスを置きます。プロパティリストをスキャンして、追加する繰り返し詳細に適したカテゴリがあるかどうかを確認します。契約書のタイトルの最初の数語を入力した後、「会社」をクリックして会社フィールドを追加します。 🏢

Microsoft Word のクイックパーツメニューで、[ビジネス] オプションが選択されています。

会社のコンピューターで作業している場合は、管理者が Microsoft 365 パッケージに会社名を既に設定している可能性があり、その場合、会社名が自動的に挿入されます。私の場合、Word は文書に空白の [会社名] フィールドを挿入します。括弧は、それがまだ変更されていないプレースホルダーテキストであることを示します。 📄

ここで、従業員フィールドを追加します。 [クイックパーツ] > [ドキュメントプロパティ] ドロップダウンメニューにはこれに関する特定のオプションがないため、[概要] をクリックします。 📝

Microsoft Word のクイックパーツメニューで、[概要] オプションが選択されています。

このフィールドに従業員の名前を入力する前に、フィールド名を「概要」から「従業員」に変更します。これを行うには、先ほど追加した概要フィールドを選択した後、[開発] タブの [コントロール] グループで [プロパティ] をクリックします。 🛠️

Word 文書で概要フィールドが選択され、[開発] タブの [プロパティ] アイコンが強調表示されています。

[コンテンツコントロールのプロパティ] ダイアログボックスで、コントロールに含まれるデータの種類に合わせて [タイトル] フィールドと [ラベル] フィールドを変更し、[OK] をクリックします。 👍

Microsoft Word のコンテンツコントロールプロパティダイアログボックス。タイトルフィールドとラベルフィールドに「Employee」という単語が含まれています。

これで、テキストフィールドの名前が「従業員」に変更されたことがわかります。 Company フィールドは、既に正しい名前が付けられたデフォルトのドキュメントプロパティであるため、これを行う必要はありません。 ✅

最後に、追加した 2 つのフィールドをそれぞれクリックして、正しい詳細を挿入できます。 👥

ステップ2: 繰り返しフィールドを追加する

テキストフィールドを設定したので、次はそれをドキュメント全体に複製します。 📜

これを行うにはいくつかの方法がありますが、最善の方法は、フィールドを 1 回のクリックで選択し、フィールド名タブをクリックすることです。フィールドが灰色に変わると、正しく選択されたことがわかります。 🖱️

Microsoft Word のドキュメントフィールドが選択されており、テキストの上の灰色のハイライトで示されます。

次に、Ctrl+C を押してそのフィールドをコピーします。 🔄

次に、フィールドを複製する位置にカーソルを置き、Ctrl + V を押します。 📋

Microsoft Word 文書内の重複したドキュメントプロパティフィールド。

フィールドとそれに含まれるテキストがこの重複した場所にコピーされることに注意してください。また、貼り付けたテキストフィールドでは、その段落で使用しているテキストスタイルが自動的に採用されるため、[形式を選択して貼り付け] オプションを使用する必要がありません。 🖌️

ドキュメントには複製したいフィールドが 2 つ含まれているため、[ホーム] タブのクリップボードグループの隅にあるアイコンをクリックして、クリップボードパネルを開きます。 2 つのフィールドをそれぞれ選択して Ctrl + C を押すと、このパネルに表示されるので、契約に追加したいときはいつでもクリックするだけで済みます。 📋✨

Microsoft Word のクリップボードペインには、「Joe Bloggs」と「How-To Geek」が含まれています。

Microsoft Office クリップボードには最大 24 個の項目を保存できるため、ドキュメント内で多数の異なるフィールドを繰り返す場合には、この手法が非常に役立ちます。 🗒️

ステップ3: 繰り返しフィールドの内容を変更する

ドキュメント全体でこれらのフィールドの複製が完了したら、魔法が起こるのを見てみましょう。 🎩✨

契約書上の従業員の名前を変更したいとします。これを行うには、 どれでも 重複した従業員フィールド (必ずしも最初に作成したオリジナルのフィールドとは限りません) を削除し、コンテンツを変更するだけです。そのフィールドの外側をクリックすると、そのフィールドのすべてのインスタンスがこの変更に合わせて更新されます。 🔄