Word でフィールドをすばやく簡単に繰り返して更新する方法! ✨🖊️

契約書、利用規約、カバーレターなどを作成するときは、文書内で同じ名前や単語を繰り返して時間を無駄にしないでください。 Microsoft Word では、自動的に繰り返されるテキスト フィールドを作成できるため、詳細を手動で複製する手間が省けます。 🖊️✨

ステップ1: ドキュメントプロパティを作成する

Microsoft Word のドキュメント プロパティは、ファイルに関する詳細であり、メタデータとも呼ばれます。たとえば、ドキュメントには作成者、件名、カテゴリ、または会社を割り当てることができ、これらのプロパティをテキスト フィールドとして作業に挿入したり、Windows エクスプローラーでドキュメントを検索するために使用したりできます。 🗂️

ただし、Word のプロパティ ツールを使用する方法の 1 つは、カスタム繰り返しテキスト フィールドを追加することです。 💼

私の場合は、雇用契約書を作成しているので、会社名と従業員の名前を繰り返し記載する必要があることはわかっています。また、新しい従業員を追加するたびに従業員の名前を変更する必要があることもわかっていますが、ドキュメント プロパティ ツールを使用すると、手動で変更したり、検索と置換機能を使用したりしなくても、これを実行できます。 🔄

リボンの [挿入] タブで [クイック パーツ] をクリックし、[ドキュメント プロパティ] にマウスを置きます。プロパティ リストをスキャンして、追加する繰り返し詳細に適したカテゴリがあるかどうかを確認します。契約書のタイトルの最初の数語を入力した後、「会社」をクリックして会社フィールドを追加します。 🏢

会社のコンピューターで作業している場合は、管理者が Microsoft 365 パッケージに会社名を既に設定している可能性があり、その場合、会社名が自動的に挿入されます。私の場合、Word は文書に空白の [会社名] フィールドを挿入します。括弧は、それがまだ変更されていないプレースホルダー テキストであることを示します。 📄

ここで、従業員フィールドを追加します。 [クイック パーツ] > [ドキュメント プロパティ] ドロップダウン メニューにはこれに関する特定のオプションがないため、[概要] をクリックします。 📝

このフィールドに従業員の名前を入力する前に、フィールド名を「概要」から「従業員」に変更します。これを行うには、先ほど追加した概要フィールドを選択した後、[開発] タブの [コントロール] グループで [プロパティ] をクリックします。 🛠️

[コンテンツ コントロールのプロパティ] ダイアログ ボックスで、コントロールに含まれるデータの種類に合わせて [タイトル] フィールドと [ラベル] フィールドを変更し、[OK] をクリックします。 👍

これで、テキスト フィールドの名前が「従業員」に変更されたことがわかります。 Company フィールドは、既に正しい名前が付けられたデフォルトのドキュメント プロパティであるため、これを行う必要はありません。 ✅

最後に、追加した 2 つのフィールドをそれぞれクリックして、正しい詳細を挿入できます。 👥

ステップ2: 繰り返しフィールドを追加する

テキスト フィールドを設定したので、次はそれをドキュメント全体に複製します。 📜

これを行うにはいくつかの方法がありますが、最善の方法は、フィールドを 1 回のクリックで選択し、フィールド名タブをクリックすることです。フィールドが灰色に変わると、正しく選択されたことがわかります。 🖱️

次に、Ctrl+C を押してそのフィールドをコピーします。 🔄

次に、フィールドを複製する位置にカーソルを置き、Ctrl + V を押します。 📋

フィールドとそれに含まれるテキストがこの重複した場所にコピーされることに注意してください。また、貼り付けたテキスト フィールドでは、その段落で使用しているテキスト スタイルが自動的に採用されるため、[形式を選択して貼り付け] オプションを使用する必要がありません。 🖌️

ドキュメントには複製したいフィールドが 2 つ含まれているため、[ホーム] タブのクリップボード グループの隅にあるアイコンをクリックして、クリップボード パネルを開きます。 2 つのフィールドをそれぞれ選択して Ctrl + C を押すと、このパネルに表示されるので、契約に追加したいときはいつでもクリックするだけで済みます。 📋✨

Microsoft Office クリップボードには最大 24 個の項目を保存できるため、ドキュメント内で多数の異なるフィールドを繰り返す場合には、この手法が非常に役立ちます。 🗒️

ステップ3: 繰り返しフィールドの内容を変更する

ドキュメント全体でこれらのフィールドの複製が完了したら、魔法が起こるのを見てみましょう。 🎩✨

契約書上の従業員の名前を変更したいとします。これを行うには、 どれでも 重複した従業員フィールド (必ずしも最初に作成したオリジナルのフィールドとは限りません) を削除し、コンテンツを変更するだけです。そのフィールドの外側をクリックすると、そのフィールドのすべてのインスタンスがこの変更に合わせて更新されます。 🔄

重複したフィールドは、編集中のフィールドの外側をクリックした場合にのみ更新されます。入力するとリアルタイムで変化するとは思わないでください。 ⏳

ステップ4: 作業をテンプレートとして保存する

自動的に更新される繰り返しフィールドを含むドキュメントが完成したので、今後使用するためにテンプレートとして保存します。 F12 キーを押してテンプレートに適切な名前を付け、[保存の種類] フィールドを [Word テンプレート] に変更して、[保存] をクリックします。 💾

次に、新しい Word ウィンドウを開いたら、「新規」をクリックしてテンプレートを見つけます。 🆕

テンプレートをクリックして開いたら、すぐに F12 キーを押して新しい Word 文書として保存します。これで、ドキュメントのテキスト フィールドを変更する準備が整いました。 🖍️

[開発] タブを使用して、Microsoft Word 文書に他の種類のフィールドを追加することもできます。たとえば、他のユーザーに送信するフォームを作成するときに、ドロップダウン リスト、フリーテキストの回答、チェック ボックスを挿入できます。 📝➡️