Word에서 필드를 빠르고 쉽게 반복하고 업데이트하는 방법! ✨🖊️
계약서, 약관, 자기소개서를 작성할 때, 문서에서 같은 이름과 단어를 반복하는 데 시간을 낭비하지 마세요! Microsoft Word에서는 자동으로 반복되는 텍스트 필드를 만들 수 있으므로 세부 정보를 수동으로 복제하는 번거로움을 덜 수 있습니다. 🖊️✨
1단계: 문서 속성 만들기
Microsoft Word의 문서 속성은 파일에 대한 세부 정보로, 메타데이터라고도 합니다. 예를 들어, 문서에 작성자, 주제, 범주 또는 회사를 할당할 수 있으며, 이러한 속성을 텍스트 필드로 작업에 삽입하거나 Windows 탐색기에서 문서를 검색하는 데 사용할 수 있습니다. 🗂️
하지만 Word의 속성 도구를 사용하는 방법 중 하나는 사용자 지정 반복 텍스트 필드를 추가하는 것입니다. 💼
제 경우에는 고용 계약서를 작성하고 있기 때문에 회사 이름과 직원 이름을 다시 말해야 한다는 걸 알고 있습니다. 새로운 직원을 추가할 때마다 직원 이름을 변경해야 한다는 사실도 알고 있으며, 문서 속성 도구를 사용하면 직원 이름을 수동으로 변경하거나 찾기 및 바꾸기 기능을 사용하지 않고도 이 작업을 수행할 수 있습니다. 🔄
리본의 삽입 탭에서 빠른 문서 요소를 클릭하고 문서 속성 위에 마우스를 올려놓습니다. 반복되는 세부 정보를 추가하려는 경우 적합한 카테고리가 있는지 확인하려면 속성 목록을 스캔하세요. 계약서 제목의 처음 몇 단어를 입력한 후 "회사"를 클릭하여 회사 필드를 추가합니다. 🏢
회사 컴퓨터에서 작업하는 경우 관리자가 Microsoft 365 패키지에 회사 이름을 이미 설정해 놓았을 수 있으며, 이를 통해 회사 이름이 자동으로 삽입됩니다. 제 경우 Word에서 문서에 빈 [회사] 필드가 삽입되고, 괄호는 해당 필드가 아직 수정되지 않은 자리 표시자 텍스트임을 나타냅니다. 📄
이제 직원 필드를 추가할 차례입니다. 빠른 문서 요소 > 문서 속성 드롭다운 메뉴에 이에 대한 특정 옵션이 없으므로 "요약"을 클릭합니다. 📝
이 필드에 직원 이름을 입력하기 전에 필드 이름을 요약에서 직원으로 변경하고 싶습니다. 이렇게 하려면 방금 추가한 요약 필드를 선택한 후 개발자 탭의 컨트롤 그룹에서 "속성"을 클릭합니다. 🛠️
콘텐츠 컨트롤 속성 대화 상자에서 컨트롤에 포함될 데이터 유형과 일치하도록 제목 및 레이블 필드를 변경하고 확인을 클릭합니다. 👍
이제 텍스트 필드의 이름이 "직원"으로 바뀐 것을 볼 수 있습니다. 회사 필드에서는 이 작업을 할 필요가 없습니다. 이 필드는 이미 올바른 이름이 지정된 기본 문서 속성이기 때문입니다. ✅
마지막으로, 내가 추가한 두 필드를 각각 클릭하여 올바른 세부 정보를 삽입할 수 있습니다. 👥
2단계: 반복 필드 추가
이제 텍스트 필드를 설정했으니, 문서 전체에 이를 복제할 차례입니다. 📜
이를 수행하는 방법은 여러 가지가 있지만 가장 좋은 방법은 한 번 클릭으로 필드를 선택한 다음 필드 이름 탭을 클릭하는 것입니다. 필드가 회색으로 바뀌면 해당 필드를 올바르게 선택한 것입니다. 🖱️
그런 다음 Ctrl+C를 눌러 해당 필드를 복사합니다. 🔄
이제 필드를 복제하려는 위치에 커서를 놓고 Ctrl+V를 누릅니다. 📋
필드와 필드 안에 포함된 텍스트가 이 복제된 위치에 복사되는 방식에 주목하세요. 또한 붙여넣은 텍스트 필드에는 해당 문단에서 사용한 텍스트 스타일이 자동으로 적용되므로 '특수 붙여넣기' 옵션을 사용할 필요가 없습니다. 🖌️
내 문서에는 복제하려는 필드가 두 개 있으므로 홈 탭의 클립보드 그룹 모서리에 있는 아이콘을 클릭하여 클립보드 패널을 엽니다. 두 필드를 각각 선택하고 Ctrl+C를 누르면 이 패널에 나타납니다. 즉, 언제든지 계약에 추가하고 싶을 때 클릭하기만 하면 됩니다. 📋✨
Microsoft Office 클립보드는 최대 24개 항목을 보관할 수 있으므로 문서에서 여러 필드를 반복해서 사용하는 경우 매우 유용한 기술입니다. 🗒️
3단계: 반복 필드의 내용 변경
문서 전체에서 이러한 필드를 복제하는 작업을 마치면 이제 마법이 일어나는 것을 볼 차례입니다. 🎩✨
예를 들어, 계약서에 있는 직원의 이름을 변경하고 싶다고 가정해 보겠습니다. 이렇게 하려면 다음을 클릭할 수 있습니다. 어느 중복된 직원 필드(처음에 만든 원본 필드와 다를 수 있음)를 삭제하고 내용만 변경하면 됩니다. 해당 필드 밖을 클릭하면 해당 필드의 모든 인스턴스가 이 변경 사항에 맞게 업데이트됩니다. 🔄
중복된 필드는 편집 중인 필드 외부를 클릭할 때만 업데이트됩니다. 타이핑하는 동안 실시간으로 바뀌기를 기대하지 마세요! ⏳
4단계: 작업을 템플릿으로 저장
이제 자동으로 업데이트되는 반복 필드가 포함된 문서를 작성했으니, 나중에 사용할 수 있도록 템플릿으로 저장하세요. F12를 누르고 템플릿에 적절한 이름을 지정하고 저장 유형 필드를 "Word 템플릿"으로 변경한 후 "저장"을 클릭합니다. 💾
이제 새 Word 창을 열고 "새로 만들기"를 클릭하여 템플릿을 찾으세요. 🆕
템플릿을 클릭해서 열자마자 F12를 눌러 새 Word 문서로 저장하세요. 이제 문서의 텍스트 필드를 변경할 준비가 되었습니다. 🖍️
개발자 탭을 통해 Microsoft Word 문서에 다른 유형의 필드를 추가할 수도 있습니다. 예를 들어, 다른 사람에게 보낼 양식을 만들 때 드롭다운 목록, 자유 텍스트 응답 및 확인란을 삽입할 수 있습니다. 📝➡️
