Hoe u velden in Word kunt herhalen en bijwerken - snel en eenvoudig! ✨🖊️
Of je nu een contract, algemene voorwaarden of een sollicitatiebrief opstelt, verspil geen tijd aan het herhalen van dezelfde namen en woorden in je document! In Microsoft Word kun je automatisch herhalende tekstvelden maken, zodat je niet meer handmatig details hoeft te dupliceren. 🖊️✨
Stap 1: Een documenteigenschap maken
Documenteigenschappen in Microsoft Word zijn gegevens over het bestand, ook wel metadata genoemd. Een document kan bijvoorbeeld een auteur, onderwerp, categorie of bedrijf hebben. Je kunt deze eigenschappen als tekstvelden in je werk invoegen of gebruiken om in Windows Verkenner naar een document te zoeken. 🗂️
Eén van de manieren waarop ik de eigenschappenfunctie van Word gebruik, is door een aangepast herhalend tekstveld toe te voegen. 💼
In mijn geval ben ik een arbeidsovereenkomst aan het opstellen, dus ik weet dat ik de bedrijfsnaam en de naam van de werknemer moet herhalen. Ik weet ook dat ik de naam van de werknemer elke keer dat ik een nieuwe werknemer toevoeg, moet wijzigen. Met de tool voor documenteigenschappen kan ik dit doen zonder ze handmatig te hoeven wijzigen of de functie Zoeken en vervangen te gebruiken. 🔄
Klik op het tabblad Invoegen van het lint op 'Snelle onderdelen' en beweeg de muisaanwijzer over 'Documenteigenschap'. Scan de lijst met eigenschappen om te zien of er een categorie is die geschikt is voor het herhalende detail dat u wilt toevoegen. Nadat ik de eerste paar woorden van mijn contracttitel heb getypt, klik ik op 'Bedrijf' om een bedrijfsveld toe te voegen. 🏢
Als u op een bedrijfscomputer werkt, heeft uw beheerder de bedrijfsnaam mogelijk al ingesteld in uw Microsoft 365-pakket, waardoor de bedrijfsnaam automatisch wordt ingevoegd. In mijn geval heeft Word een leeg veld [Bedrijf] in mijn document ingevoegd, waarbij de haakjes aangeven dat het om tijdelijke tekst gaat die nog niet is bewerkt. 📄
Nu is het tijd om het veld 'Medewerker' toe te voegen. Omdat er geen specifieke optie hiervoor is in het dropdownmenu 'Snelle onderdelen > Documenteigendom', klik ik op 'Overzicht'. 📝
Voordat ik de naam van de medewerker in dit veld invoer, wil ik de veldnaam wijzigen van Samenvatting naar Medewerker. Om dit te doen, selecteer ik het zojuist toegevoegde veld Samenvatting en klik ik op 'Eigenschappen' in de groep Besturingselementen op het tabblad Ontwikkelaar. 🛠️
Wijzig in het dialoogvenster Eigenschappen van inhoudsbesturingselement de velden Titel en Label zodat deze overeenkomen met het type gegevens dat het besturingselement zal bevatten en klik op OK.
Nu zie ik dat mijn tekstveld is hernoemd naar 'Medewerker'. Ik hoef dit niet te doen voor mijn veld 'Bedrijf', omdat het een standaarddocumenteigenschap is die al de juiste naam heeft. ✅
Ten slotte kan ik op elk van de twee velden klikken die ik heb toegevoegd en de juiste gegevens invoeren. 👥
Stap 2: Herhaalde velden toevoegen
Nu u uw tekstvelden hebt ingesteld, is het tijd om ze in uw document te dupliceren.
Er zijn verschillende manieren om dit te doen, maar de beste manier is om het veld met één klik te selecteren en vervolgens op het tabblad met de veldnaam te klikken. Je weet dat je het veld correct hebt geselecteerd wanneer het grijs wordt. 🖱️
Druk vervolgens op Ctrl+C om dat veld te kopiëren.
Druk nu op Ctrl+V, waar de cursor staat waar u het veld wilt dupliceren.
Merk op hoe het veld en de tekst erin naar deze dubbele locatie worden gekopieerd. Bovendien neemt het geplakte tekstveld automatisch de tekststijl over die ik in die alinea gebruik, wat betekent dat ik de optie Plakken speciaal niet hoef te gebruiken. 🖌️
Omdat mijn document twee velden bevat die ik wil dupliceren, open ik het klembord door op het pictogram in de hoek van de klembordgroep op het tabblad Start te klikken. Wanneer ik elk van mijn twee velden selecteer en op Ctrl+C druk, verschijnen ze in dit paneel, wat betekent dat ik er eenvoudig op kan klikken wanneer ik ze aan mijn contract wil toevoegen. 📋✨
Het klembord van Microsoft Office kan maximaal 24 items bevatten, dus dit is een zeer nuttige techniek als u veel verschillende velden in uw document herhaalt. 🗒️
Stap 3: De inhoud van herhalende velden wijzigen
Zodra je deze velden in je hele document hebt gedupliceerd, is het tijd om de magie te zien gebeuren. 🎩✨
Stel dat ik de naam van de werknemer op mijn contract wil wijzigen. Om dit te doen, kan ik klikken op elk van de dubbele velden 'Medewerker' (niet per se het originele veld dat ik in het begin heb aangemaakt) en wijzig gewoon de inhoud. Wanneer ik buiten dat veld klik, worden alle exemplaren van dat veld bijgewerkt zodat ze overeenkomen met deze wijziging. 🔄
Dubbele velden worden alleen bijgewerkt wanneer u buiten het veld klikt dat u bewerkt. Verwacht niet dat het in realtime verandert terwijl u typt! ⏳
Stap 4: Sla uw werk op als sjabloon
Nu je je document hebt samengesteld met de automatisch bijgewerkte dubbele velden, kun je het opslaan als sjabloon voor toekomstig gebruik. Druk op F12, geef je sjabloon een geschikte naam, wijzig het veld 'Opslagtype' in 'Word-sjabloon' en klik op 'Opslaan'.
Wanneer u nu een nieuw Word-venster opent, klikt u op 'Nieuw' en zoekt u naar uw sjabloon. 🆕
Zodra je op de sjabloon klikt om deze te openen, druk je op F12 om deze op te slaan als een nieuw Word-document. Je document is nu klaar om de tekstvelden te bewerken. 🖍️
Je kunt ook andere soorten velden toevoegen aan een Microsoft Word-document via het tabblad Ontwikkelaar. Je kunt bijvoorbeeld vervolgkeuzelijsten, vrije-tekstantwoorden en selectievakjes invoegen wanneer je een formulier maakt dat je naar anderen wilt sturen. 📝➡️
