Jak powtarzać i aktualizować pola w programie Word i zaoszczędzić godziny ⏳🔥

Jak szybko i łatwo powtarzać i aktualizować pola w programie Word! ✨🖊️

Niezależnie od tego, czy piszesz umowę, regulamin, czy list motywacyjny, nie marnuj czasu na powtarzanie tych samych nazw i słów w dokumencie! W programie Microsoft Word możesz tworzyć pola tekstowe, które będą się powtarzać automatycznie, dzięki czemu nie będziesz musiał ręcznie duplikować szczegółów. 🖊️✨

Krok 1: Utwórz właściwość dokumentu

Właściwości dokumentu w programie Microsoft Word to szczegóły dotyczące pliku, znane również jako metadane. Na przykład, dokumentowi można przypisać autora, temat, kategorię lub firmę, a następnie wstawić te właściwości do swojej pracy jako pola tekstowe lub użyć ich do wyszukiwania dokumentów w Eksploratorze Windows. 🗂️

Jednak jednym ze sposobów, w jaki wykorzystuję narzędzie Właściwości programu Word, jest dodanie niestandardowego pola tekstu powtarzalnego. 💼

W moim przypadku sporządzam umowę o pracę, więc wiem, że będę musiała powtórzyć nazwę firmy i imię i nazwisko pracownika. Wiem również, że będę musiał zmienić imię i nazwisko pracownika za każdym razem, gdy dodam nowego pracownika, a narzędzie właściwości dokumentu pozwala mi to zrobić bez konieczności ręcznej zmiany lub korzystania z funkcji Znajdź i zamień. 🔄

Na karcie Wstawianie wstążki kliknij opcję Szybkie części i najedź kursorem na Właściwości dokumentu. Przejrzyj listę właściwości, aby sprawdzić, czy istnieje kategoria odpowiadająca powtarzającemu się szczegółowi, który chcesz dodać. Po wpisaniu kilku pierwszych słów tytułu umowy kliknę „Firma”, aby dodać pole firmy. 🏢

Jeśli pracujesz na komputerze służbowym, administrator mógł już skonfigurować nazwę firmy w pakiecie Microsoft 365, co spowoduje automatyczne wstawienie nazwy firmy. W moim przypadku program Word wstawia do dokumentu puste pole [Firma], a nawiasy wskazują, że jest to tekst zastępczy, który nie został jeszcze zmodyfikowany. 📄

Teraz czas dodać pole pracownika. Ponieważ nie ma konkretnej opcji w menu rozwijanym Szybkie części > Właściwości dokumentu, kliknę „Podsumowanie”. 📝

Zanim wpiszę imię i nazwisko pracownika w tym polu, chcę zmienić nazwę pola z Podsumowanie na Pracownik. Aby to zrobić, po wybraniu dodanego przeze mnie pola Podsumowanie klikam „Właściwości” w grupie Sterowanie na karcie Deweloper. 🛠️

W oknie dialogowym Właściwości kontrolki zawartości zmień pola Tytuł i Etykieta, aby odpowiadały typowi danych, które będzie zawierać kontrolka, a następnie kliknij przycisk OK. 👍

Teraz widzę, że nazwa mojego pola tekstowego została zmieniona na „Pracownik”. Nie muszę tego robić w przypadku pola Firma, ponieważ jest to domyślna właściwość dokumentu, która już ma poprawną nazwę. ✅

Na koniec mogę kliknąć na każde z dwóch dodanych przeze mnie pól i wprowadzić właściwe dane. 👥

Krok 2: Dodaj pola powtarzalne

Teraz, gdy już skonfigurowałeś pola tekstowe, czas powielić je w całym dokumencie. 📜

Można to zrobić na kilka sposobów, ale najlepszym sposobem jest zaznaczenie pola jednym kliknięciem i kliknięcie zakładki z nazwą pola. Będziesz wiedział, że wybrałeś właściwe pole, gdy zmieni ono kolor na szary. 🖱️

Następnie naciśnij Ctrl+C, aby skopiować to pole. 🔄

Teraz, gdy kursor znajduje się w miejscu, w którym chcesz zduplikować pole, naciśnij Ctrl+V. 📋

Zauważ, że pole i zawarty w nim tekst zostały skopiowane do tej zduplikowanej lokalizacji. Ponadto wklejane pole tekstowe automatycznie przyjmuje styl tekstu, którego używam w danym akapicie, co oznacza, że nie muszę używać opcji Wklej specjalnie. 🖌️

Ponieważ mój dokument zawiera dwa pola, które chcę zduplikować, otworzę panel schowka, klikając ikonę w rogu grupy schowka na karcie Narzędzia główne. Po wybraniu każdego z dwóch pól i naciśnięciu klawiszy Ctrl+C pojawią się one w tym panelu, co oznacza, że mogę po prostu na nie kliknąć, kiedy tylko zechcę dodać je do umowy. 📋✨

Schowek pakietu Microsoft Office mieści maksymalnie 24 elementy, więc jest to bardzo przydatna technika, jeśli w dokumencie powtarzasz wiele różnych pól. 🗒️

Krok 3: Zmień zawartość pól powtarzalnych

Gdy już skończysz duplikować te pola w całym dokumencie, czas zobaczyć, co zadzieje się w Twojej głowie. 🎩✨

Załóżmy, że chcę zmienić imię i nazwisko pracownika w mojej umowie. Aby to zrobić, mogę kliknąć każdy zduplikowanych pól Pracownik (niekoniecznie tego oryginalnego, który utworzyłem na początku) i po prostu zmienić ich zawartość. Po kliknięciu poza tym polem wszystkie jego wystąpienia zostaną zaktualizowane, aby uwzględnić tę zmianę. 🔄

Duplikaty pól zostaną zaktualizowane dopiero po kliknięciu poza polem, które edytujesz. Nie oczekuj, że będzie się to zmieniać na bieżąco w trakcie pisania! ⏳

Krok 4: Zapisz swoją pracę jako szablon

Teraz, gdy utworzyłeś dokument z automatycznie aktualizowanymi polami powtarzalnymi, zapisz go jako szablon do wykorzystania w przyszłości. Naciśnij klawisz F12, nadaj szablonowi odpowiednią nazwę, zmień pole Typ zapisu na „Szablon Word” i kliknij „Zapisz”. 💾

Teraz po otwarciu nowego okna programu Word kliknij „Nowy” i zlokalizuj swój szablon. 🆕

Po kliknięciu szablonu i jego otwarciu naciśnij klawisz F12, aby zapisać go jako nowy dokument programu Word. Twój dokument jest teraz gotowy i możesz zmienić pola tekstowe. 🖍️

Inne typy pól można również dodawać do dokumentu programu Microsoft Word za pomocą karty Deweloper. Na przykład podczas tworzenia formularza, który wyślesz innym osobom, możesz wstawiać listy rozwijane, odpowiedzi w formie tekstu swobodnego i pola wyboru. 📝➡️