Como repetir e atualizar campos no Word de forma rápida e fácil! ✨🖊️

Quer você esteja redigindo um contrato, termos e condições ou uma carta de apresentação, não perca tempo repetindo os mesmos nomes e palavras no seu documento! No Microsoft Word, você pode criar campos de texto que se repetem automaticamente, poupando-lhe o trabalho de duplicar detalhes manualmente. 🖊️✨

Etapa 1: Criar uma propriedade de documento

As propriedades do documento no Microsoft Word são detalhes sobre o arquivo, também conhecidos como metadados. Por exemplo, um documento pode receber um autor, assunto, categoria ou empresa, e você pode inserir essas propriedades em seu trabalho como campos de texto ou usá-las para pesquisar um documento no Windows Explorer. 🗂️

No entanto, uma das maneiras como uso a ferramenta de propriedades do Word é adicionar um campo de texto repetido personalizado. 💼

No meu caso, estou redigindo um contrato de trabalho, então sei que terei que repetir o nome da empresa e o nome do funcionário. Também estou ciente de que precisarei alterar o nome do funcionário sempre que adicionar um novo, e a ferramenta de propriedades do documento me permite fazer isso sem precisar alterá-lo manualmente ou usar o recurso Localizar e Substituir. 🔄

Na guia Inserir da faixa de opções, clique em Partes rápidas e passe o mouse sobre Propriedades do documento. Examine a lista de propriedades para ver se há uma categoria que funcione para o detalhe repetitivo que você deseja adicionar. Depois de digitar as primeiras palavras do título do meu contrato, clicarei em "Empresa" para adicionar um campo de empresa. 🏢

O menu Partes rápidas no Microsoft Word, com a opção Empresa selecionada.

Se você estiver trabalhando em um computador da empresa, seu administrador pode já ter configurado um nome de empresa no seu pacote do Microsoft 365, o que inserirá automaticamente o nome da empresa. No meu caso, o Word insere um campo [Empresa] em branco no meu documento, com os colchetes indicando que é um texto de espaço reservado que ainda não foi modificado. 📄

Um documento do Microsoft Word com a propriedade do documento da empresa adicionada ao título.

Agora é hora de adicionar o campo de funcionário. Como não há uma opção específica para isso no menu suspenso Partes rápidas > Propriedades do documento, clicarei em "Resumo". 📝

O menu Partes rápidas no Microsoft Word, com a opção Resumo selecionada.

Antes de digitar o nome do funcionário neste campo, quero alterar o nome do campo de Resumo para Funcionário. Para fazer isso, depois de selecionar o campo Resumo que acabei de adicionar, clicarei em "Propriedades" no grupo Controles na guia Desenvolvedor. 🛠️

O campo Resumo é selecionado em um documento do Word e o ícone Propriedades na guia Desenvolvedor é destacado.

Na caixa de diálogo Propriedades do Controle de Conteúdo, altere os campos Título e Rótulo para corresponder ao tipo de dados que o controle conterá e clique em OK. 👍

Caixa de diálogo Propriedades de Controle de Conteúdo no Microsoft Word, com os campos Título e Rótulo contendo a palavra "Funcionário".

Agora, posso ver que meu campo de texto foi renomeado para “Funcionário”. Não preciso fazer isso para o meu campo Empresa, pois é uma propriedade de documento padrão que já tem o nome correto. ✅

Um campo de texto do Microsoft Word chamado "Funcionário".

Por fim, posso clicar em cada um dos dois campos que adicionei e inserir os detalhes corretos. 👥

Etapa 2: Adicionar campos repetidos

Agora que você configurou seus campos de texto, é hora de duplicá-los em todo o documento. 📜

Há várias maneiras de fazer isso, mas a melhor é selecionar o campo com um único clique e depois clicar na guia nome do campo. Você saberá que selecionou o campo corretamente quando ele ficar cinza. 🖱️

Um campo de documento no Microsoft Word está selecionado, conforme indicado pelo destaque em cinza acima do texto.

Em seguida, pressione Ctrl+C para copiar esse campo. 🔄

Agora, com o cursor na posição onde você deseja duplicar o campo, pressione Ctrl+V. 📋

Um campo de propriedade de documento duplicado em um documento do Microsoft Word.

Observe como o campo e o texto que ele contém são copiados para este local duplicado. Além disso, o campo de texto colado adota automaticamente o estilo de texto que estou usando naquele parágrafo, o que significa que não preciso usar a opção Colar especial. 🖌️

Como meu documento contém dois campos que desejo duplicar, abrirei o painel da área de transferência clicando no ícone no canto do grupo da área de transferência na guia Início. Quando eu seleciono cada um dos meus dois campos e pressiono Ctrl+C, eles aparecem neste painel, o que significa que posso simplesmente clicar neles sempre que quiser adicioná-los ao meu contrato. 📋✨

O painel da área de transferência no Microsoft Word, contendo 'Joe Bloggs' e 'How-To Geek'.

A área de transferência do Microsoft Office pode conter até 24 itens, então esta é uma técnica muito útil se você estiver repetindo muitos campos diferentes no seu documento. 🗒️

Etapa 3: Alterar o conteúdo dos campos repetidos

Depois de terminar de duplicar esses campos em todo o documento, é hora de ver a mágica acontecer. 🎩✨

Suponha que eu queira alterar o nome do funcionário no meu contrato. Para fazer isso, posso clicar em qualquer dos campos de funcionários duplicados (não necessariamente o original que criei no início) e simplesmente alterar o conteúdo. Quando você clicar fora desse campo, todas as instâncias desse campo serão atualizadas para corresponder a essa alteração. 🔄

Um contrato de exemplo, com o nome do funcionário alterado ao longo do texto, ajustando um dos campos que contêm o nome do funcionário.

Campos duplicados só serão atualizados quando você clicar fora do campo que está editando. Não espere que ele mude em tempo real enquanto você digita! ⏳

Etapa 4: Salve seu trabalho como um modelo

Agora que você montou seu documento com os campos de repetição atualizados automaticamente, salve-o como um modelo para uso futuro. Pressione F12, dê um nome adequado ao seu modelo, altere o campo Tipo de salvamento para “Modelo do Word” e clique em “Salvar”. 💾

Caixa de diálogo "Salvar como" no Microsoft Word, com o nome do arquivo alterado para "Contrato de Trabalho" e o tipo alterado para "Modelo do Word".

Agora, ao abrir uma nova janela do Word, clique em "Novo" e localize seu modelo. 🆕

Página de boas-vindas do Microsoft Word, com o modelo de Contrato de Trabalho acessível na guia Novo.

Assim que você clicar no modelo para abri-lo, pressione F12 para salvá-lo como um novo documento do Word. Seu documento agora está pronto para você alterar os campos de texto. 🖍️

Você também pode adicionar outros tipos de campos a um documento do Microsoft Word por meio da guia Desenvolvedor. Por exemplo, você pode inserir listas suspensas, respostas em texto livre e caixas de seleção ao criar um formulário que você enviará a outras pessoas. 📝➡️