Как повторять и обновлять поля в Word и экономить часы ⏳🔥

Как быстро и легко повторять и обновлять поля в Word! ✨🖊️

Составляете ли вы договор, положения и условия или сопроводительное письмо, не тратьте время на повторение одних и тех же имен и слов в документе! В Microsoft Word вы можете создавать текстовые поля, которые автоматически повторяются, избавляя вас от необходимости вручную дублировать данные. 🖊️✨

Шаг 1: Создание свойства документа

Свойства документа в Microsoft Word — это сведения о файле, также известные как метаданные. Например, документу можно назначить автора, тему, категорию или компанию, и вы можете вставить эти свойства в свою работу в виде текстовых полей или использовать их для поиска документа в проводнике Windows. 🗂️

Однако один из способов использования инструмента свойств Word — это добавление пользовательского повторяющегося текстового поля. 💼

В моем случае я составляю трудовой договор, поэтому знаю, что мне придется повторить название компании и имя сотрудника. Я также знаю, что мне придется менять имя сотрудника каждый раз, когда я добавляю нового сотрудника, а инструмент свойств документа позволяет мне делать это без необходимости вручную изменять их или использовать функцию «Найти и заменить». 🔄

На вкладке «Вставка» ленты нажмите «Экспресс-блоки» и наведите указатель мыши на «Свойства документа». Просмотрите список объектов недвижимости, чтобы найти категорию, подходящую для повторяющейся детали, которую вы хотите добавить. После ввода первых нескольких слов названия моего контракта я нажимаю «Компания», чтобы добавить поле компании. 🏢

Если вы работаете на корпоративном компьютере, ваш администратор, возможно, уже настроил название компании в вашем пакете Microsoft 365, что автоматически вставит название компании. В моем случае Word вставляет в документ пустое поле [Компания], а скобки указывают на то, что это текст-заполнитель, который еще не был изменен. 📄

Теперь пришло время добавить поле сотрудника. Поскольку в раскрывающемся меню «Экспресс-блоки» > «Свойства документа» для этого нет специальной опции, я нажму «Сводка». 📝

Прежде чем вводить имя сотрудника в это поле, я хочу изменить название поля с Summary на Employee. Для этого после выбора поля «Сводка», которое я только что добавил, я нажму «Свойства» в группе «Элементы управления» на вкладке «Разработчик». 🛠️

В диалоговом окне «Свойства элемента управления содержимым» измените поля «Заголовок» и «Метка» в соответствии с типом данных, которые будет содержать элемент управления, и нажмите «ОК». 👍

Теперь я вижу, что мое текстовое поле переименовано в «Сотрудник». Мне не нужно делать этого для поля «Компания», так как это свойство документа по умолчанию, которое уже имеет правильное имя. ✅

Наконец, я могу нажать на каждое из двух добавленных мной полей и вставить правильные данные. 👥

Шаг 2: Добавьте повторяющиеся поля

Теперь, когда вы настроили текстовые поля, пришло время продублировать их по всему документу. 📜

Есть несколько способов сделать это, но лучший способ — выбрать поле одним щелчком мыши, а затем щелкнуть вкладку с именем поля. Вы поймете, что выбрали поле правильно, когда оно станет серым. 🖱️

Затем нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать это поле. 🔄

Теперь, когда курсор находится в том месте, куда вы хотите скопировать это поле, нажмите Ctrl+V. 📋

Обратите внимание, как поле и содержащийся в нем текст копируются в это дублирующее место. Кроме того, вставленное текстовое поле автоматически принимает стиль текста, который я использую в этом абзаце, что означает, что мне не нужно использовать функцию «Специальная вставка». 🖌️

Поскольку мой документ содержит два поля, которые я хочу продублировать, я открою панель буфера обмена, щелкнув значок в углу группы буфера обмена на вкладке «Главная». Когда я выбираю каждое из двух полей и нажимаю Ctrl+C, они появляются на этой панели, что означает, что я могу просто щелкнуть по ним, когда захочу добавить их в свой контракт. 📋✨

Буфер обмена Microsoft Office может вмещать до 24 элементов, поэтому это очень полезный прием, если в документе повторяется много разных полей. 🗒️

Шаг 3: Измените содержимое повторяющихся полей

Как только вы закончите дублировать эти поля по всему документу, настанет время увидеть, как происходит волшебство. 🎩✨

Предположим, я хочу изменить имя сотрудника в своем контракте. Чтобы сделать это, я могу нажать на любой дублирующихся полей Employee (не обязательно исходных, которые я создал в начале) и просто измените содержимое. При щелчке за пределами этого поля все экземпляры этого поля обновятся в соответствии с этим изменением. 🔄

Дублирующиеся поля будут обновлены только при щелчке за пределами редактируемого поля. Не ждите, что он будет меняться в реальном времени по мере ввода текста! ⏳

Шаг 4: Сохраните свою работу как шаблон

Теперь, когда вы создали документ с автоматически обновляемыми повторяющимися полями, сохраните его как шаблон для будущего использования. Нажмите F12, дайте шаблону подходящее имя, измените поле «Тип сохранения» на «Шаблон Word» и нажмите «Сохранить». 💾

Теперь, открыв новое окно Word, нажмите «Создать» и найдите свой шаблон. 🆕

Как только вы нажмете на шаблон, чтобы открыть его, нажмите клавишу F12, чтобы сохранить его как новый документ Word. Теперь ваш документ готов к изменению текстовых полей. 🖍️

Вы также можете добавлять другие типы полей в документ Microsoft Word через вкладку «Разработчик». Например, при создании формы, которую вы отправите другим пользователям, вы можете вставлять раскрывающиеся списки, ответы в виде свободного текста и флажки. 📝➡️