Как повторять и обновлять поля в Word и экономить часы ⏳🔥

Как быстро и легко повторять и обновлять поля в Word!

Как быстро и легко повторять и обновлять поля в Word! ✨🖊️

Составляете ли вы договор, положения и условия или сопроводительное письмо, не тратьте время на повторение одних и тех же имен и слов в документе! В Microsoft Word вы можете создавать текстовые поля, которые автоматически повторяются, избавляя вас от необходимости вручную дублировать данные. 🖊️✨

Шаг 1: Создание свойства документа

Свойства документа в Microsoft Word — это сведения о файле, также известные как метаданные. Например, документу можно назначить автора, тему, категорию или компанию, и вы можете вставить эти свойства в свою работу в виде текстовых полей или использовать их для поиска документа в проводнике Windows. 🗂️

Однако один из способов использования инструмента свойств Word — это добавление пользовательского повторяющегося текстового поля. 💼

В моем случае я составляю трудовой договор, поэтому знаю, что мне придется повторить название компании и имя сотрудника. Я также знаю, что мне придется менять имя сотрудника каждый раз, когда я добавляю нового сотрудника, а инструмент свойств документа позволяет мне делать это без необходимости вручную изменять их или использовать функцию «Найти и заменить». 🔄

На вкладке «Вставка» ленты нажмите «Экспресс-блоки» и наведите указатель мыши на «Свойства документа». Просмотрите список объектов недвижимости, чтобы найти категорию, подходящую для повторяющейся детали, которую вы хотите добавить. После ввода первых нескольких слов названия моего контракта я нажимаю «Компания», чтобы добавить поле компании. 🏢

Меню «Быстрые детали» в Microsoft Word с выбранным параметром «Компания».

Если вы работаете на корпоративном компьютере, ваш администратор, возможно, уже настроил название компании в вашем пакете Microsoft 365, что автоматически вставит название компании. В моем случае Word вставляет в документ пустое поле [Компания], а скобки указывают на то, что это текст-заполнитель, который еще не был изменен. 📄

Документ Microsoft Word, к заголовку которого добавлено свойство документа компании.

Теперь пришло время добавить поле сотрудника. Поскольку в раскрывающемся меню «Экспресс-блоки» > «Свойства документа» для этого нет специальной опции, я нажму «Сводка». 📝

Меню «Быстрые разделы» в Microsoft Word с выбранной опцией «Сводка».

Прежде чем вводить имя сотрудника в это поле, я хочу изменить название поля с Summary на Employee. Для этого после выбора поля «Сводка», которое я только что добавил, я нажму «Свойства» в группе «Элементы управления» на вкладке «Разработчик». 🛠️

В документе Word выбрано поле «Сводка», а на вкладке «Разработчик» выделен значок «Свойства».

В диалоговом окне «Свойства элемента управления содержимым» измените поля «Заголовок» и «Метка» в соответствии с типом данных, которые будет содержать элемент управления, и нажмите «ОК». 👍

Диалоговое окно «Свойства элемента управления содержимым» в Microsoft Word с полями «Заголовок» и «Метка», содержащими слово «Сотрудник».

Теперь я вижу, что мое текстовое поле переименовано в «Сотрудник». Мне не нужно делать этого для поля «Компания», так как это свойство документа по умолчанию, которое уже имеет правильное имя. ✅

Текстовое поле Microsoft Word с именем «Сотрудник».

Наконец, я могу нажать на каждое из двух добавленных мной полей и вставить правильные данные. 👥

Шаг 2: Добавьте повторяющиеся поля

Теперь, когда вы настроили текстовые поля, пришло время продублировать их по всему документу. 📜

Есть несколько способов сделать это, но лучший способ — выбрать поле одним щелчком мыши, а затем щелкнуть вкладку с именем поля. Вы поймете, что выбрали поле правильно, когда оно станет серым. 🖱️

Выбрано поле документа в Microsoft Word, на что указывает серая подсветка над текстом.

Затем нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать это поле. 🔄

Теперь, когда курсор находится в том месте, куда вы хотите скопировать это поле, нажмите Ctrl+V. 📋

Дублирующееся поле свойств документа в документе Microsoft Word.

Обратите внимание, как поле и содержащийся в нем текст копируются в это дублирующее место. Кроме того, вставленное текстовое поле автоматически принимает стиль текста, который я использую в этом абзаце, что означает, что мне не нужно использовать функцию «Специальная вставка». 🖌️

Поскольку мой документ содержит два поля, которые я хочу продублировать, я открою панель буфера обмена, щелкнув значок в углу группы буфера обмена на вкладке «Главная». Когда я выбираю каждое из двух полей и нажимаю Ctrl+C, они появляются на этой панели, что означает, что я могу просто щелкнуть по ним, когда захочу добавить их в свой контракт. 📋✨

Панель буфера обмена в Microsoft Word, содержащая «Joe Bloggs» и «How-To Geek».

Буфер обмена Microsoft Office может вмещать до 24 элементов, поэтому это очень полезный прием, если в документе повторяется много разных полей. 🗒️

Шаг 3: Измените содержимое повторяющихся полей

Как только вы закончите дублировать эти поля по всему документу, настанет время увидеть, как происходит волшебство. 🎩✨

Предположим, я хочу изменить имя сотрудника в своем контракте. Чтобы сделать это, я могу нажать на любой дублирующихся полей Employee (не обязательно исходных, которые я создал в начале) и просто измените содержимое. При щелчке за пределами этого поля все экземпляры этого поля обновятся в соответствии с этим изменением. 🔄

Образец договора, в котором имя сотрудника изменено по всему тексту путем корректировки одного из полей, содержащих имя сотрудника.

Дублирующиеся поля будут обновлены только при щелчке за пределами редактируемого поля. Не ждите, что он будет меняться в реальном времени по мере ввода текста! ⏳

Шаг 4: Сохраните свою работу как шаблон

Теперь, когда вы создали документ с автоматически обновляемыми повторяющимися полями, сохраните его как шаблон для будущего использования. Нажмите F12, дайте шаблону подходящее имя, измените поле «Тип сохранения» на «Шаблон Word» и нажмите «Сохранить». 💾

Диалоговое окно «Сохранить как» в Microsoft Word с измененным именем файла на «Трудовой договор» и типом на «Шаблон Word».

Теперь, открыв новое окно Word, нажмите «Создать» и найдите свой шаблон. 🆕

Приветственная страница Microsoft Word с шаблоном трудового договора, доступным через вкладку «Новое».

Как только вы нажмете на шаблон, чтобы открыть его, нажмите клавишу F12, чтобы сохранить его как новый документ Word. Теперь ваш документ готов к изменению текстовых полей. 🖍️


Вы также можете добавлять другие типы полей в документ Microsoft Word через вкладку «Разработчик». Например, при создании формы, которую вы отправите другим пользователям, вы можете вставлять раскрывающиеся списки, ответы в виде свободного текста и флажки. 📝➡️

5 2 голоса
Article Rating
Подписаться
Уведомить о
гость

0 Comments
Самый старый
Самый новый Наибольшее количество голосов
онлайн-комментарии
Посмотреть все комментарии