วิธีการทำซ้ำและอัปเดตฟิลด์ใน Word อย่างรวดเร็วและง่ายดาย!
ไม่ว่าคุณจะกำลังร่างสัญญา ข้อกำหนดและเงื่อนไข หรือจดหมายสมัครงาน อย่าเสียเวลาในการทำซ้ำชื่อและคำเดิมๆ ในเอกสารของคุณ! ใน Microsoft Word คุณสามารถสร้างช่องข้อความที่ทำซ้ำโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากในการทำซ้ำรายละเอียดด้วยตนเอง
ขั้นตอนที่ 1: สร้างคุณสมบัติเอกสาร
คุณสมบัติเอกสารใน Microsoft Word เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับไฟล์ หรือที่เรียกว่าข้อมูลเมตา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดผู้เขียน หัวเรื่อง หมวดหมู่ หรือบริษัทให้กับเอกสาร และคุณสามารถแทรกคุณสมบัติเหล่านี้ลงในงานของคุณเป็นฟิลด์ข้อความ หรือใช้เพื่อค้นหาเอกสารใน Windows Explorer ได้
อย่างไรก็ตาม วิธีหนึ่งที่ฉันใช้เครื่องมือคุณสมบัติของ Word คือการเพิ่มช่องข้อความที่ซ้ำกันแบบกำหนดเอง
ในกรณีของฉัน ฉันกำลังร่างสัญญาการจ้าง ดังนั้น ฉันทราบว่าฉันจะต้องระบุชื่อบริษัทและชื่อพนักงานอีกครั้ง ฉันยังตระหนักด้วยว่าฉันจะต้องเปลี่ยนชื่อพนักงานทุกครั้งที่เพิ่มชื่อใหม่ และเครื่องมือคุณสมบัติเอกสารช่วยให้ฉันทำสิ่งนี้ได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนชื่อด้วยตนเองหรือใช้คุณลักษณะค้นหาและแทนที่
บนแท็บแทรกของ Ribbon คลิกส่วนด่วน และเลื่อนเมาส์ไปที่คุณสมบัติเอกสาร สแกนรายการทรัพย์สินเพื่อดูว่ามีหมวดหมู่ที่สามารถใช้กับรายละเอียดที่ซ้ำกันที่คุณต้องการเพิ่มหรือไม่ หลังจากพิมพ์คำสองสามคำแรกของชื่อสัญญาแล้ว ฉันจะคลิก "บริษัท" เพื่อเพิ่มช่องบริษัท
หากคุณทำงานบนคอมพิวเตอร์ของบริษัท ผู้ดูแลระบบของคุณอาจตั้งค่าชื่อบริษัทในแพ็คเกจ Microsoft 365 ของคุณแล้ว ซึ่งจะแทรกชื่อบริษัทโดยอัตโนมัติ ในกรณีของฉัน Word จะแทรกฟิลด์ [บริษัท] ที่ว่างเปล่าลงในเอกสาร โดยมีวงเล็บระบุว่าเป็นข้อความตัวแทนที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข
ตอนนี้ถึงเวลาเพิ่มฟิลด์พนักงานแล้ว เนื่องจากไม่มีตัวเลือกเฉพาะสำหรับสิ่งนี้ในเมนูแบบเลื่อนลง ส่วนด่วน > คุณสมบัติเอกสาร ฉันจะคลิก "สรุป"
ก่อนที่จะพิมพ์ชื่อพนักงานในฟิลด์นี้ ฉันต้องการเปลี่ยนชื่อฟิลด์จากสรุปเป็นพนักงาน ในการดำเนินการนี้ หลังจากเลือกฟิลด์สรุปที่เพิ่งเพิ่มเข้าไปแล้ว ฉันจะคลิก "คุณสมบัติ" ในกลุ่มการควบคุมบนแท็บนักพัฒนา
ในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติตัวควบคุมเนื้อหา ให้เปลี่ยนฟิลด์ชื่อและป้ายกำกับให้ตรงกับประเภทข้อมูลที่ตัวควบคุมจะประกอบด้วย จากนั้นคลิก ตกลง
ตอนนี้ฉันเห็นแล้วว่าช่องข้อความของฉันได้รับการเปลี่ยนชื่อเป็น "พนักงาน" ฉันไม่จำเป็นต้องทำสิ่งนี้สำหรับฟิลด์บริษัทของฉัน เนื่องจากเป็นคุณสมบัติเอกสารเริ่มต้นซึ่งมีชื่อที่ถูกต้องอยู่แล้ว
ในที่สุดฉันก็สามารถคลิกที่แต่ละฟิลด์ทั้งสองที่ฉันเพิ่มเข้าไปและแทรกรายละเอียดที่ถูกต้องได้
ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มฟิลด์ที่ซ้ำกัน
ตอนนี้คุณได้ตั้งค่าฟิลด์ข้อความเรียบร้อยแล้ว ถึงเวลาที่จะทำซ้ำฟิลด์เหล่านี้ทั่วทั้งเอกสารของคุณ
มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ แต่ทางที่ดีที่สุดคือเลือกฟิลด์ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว จากนั้นคลิกแท็บชื่อฟิลด์ คุณจะรู้ว่าคุณเลือกฟิลด์ถูกต้องแล้วเมื่อฟิลด์เปลี่ยนเป็นสีเทา
จากนั้นกด Ctrl+C เพื่อคัดลอกฟิลด์นั้น
ขณะนี้ ให้เคอร์เซอร์อยู่ที่ตำแหน่งที่คุณต้องการทำซ้ำฟิลด์นั้น ให้กด Ctrl+V
สังเกตว่าฟิลด์และข้อความที่บรรจุอยู่จะถูกคัดลอกไปยังตำแหน่งที่ซ้ำกันนี้อย่างไร นอกจากนี้ ช่องข้อความที่วางจะปรับรูปแบบข้อความที่ฉันใช้ในย่อหน้านั้นโดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าฉันไม่จำเป็นต้องใช้ตัวเลือกวางแบบพิเศษ
เนื่องจากเอกสารของฉันมีสองฟิลด์ที่ฉันต้องการทำสำเนา ฉันจะเปิดแผงคลิปบอร์ดโดยคลิกไอคอนที่มุมของกลุ่มคลิปบอร์ดบนแท็บหน้าแรก เมื่อฉันเลือกแต่ละฟิลด์ทั้งสองของฉันและกด Ctrl+C ข้อมูลเหล่านั้นจะปรากฏขึ้นในแผงนี้ ซึ่งหมายความว่าฉันสามารถคลิกที่ข้อมูลเหล่านั้นเมื่อใดก็ตามที่ต้องการเพิ่มลงในสัญญาของฉัน
คลิปบอร์ดของ Microsoft Office สามารถเก็บรายการได้สูงสุด 24 รายการ ซึ่งนี่จึงเป็นเทคนิคที่มีประโยชน์มากหากคุณต้องทำซ้ำฟิลด์ต่างๆ มากมายในเอกสารของคุณ
ขั้นตอนที่ 3: เปลี่ยนแปลงเนื้อหาของฟิลด์ที่ซ้ำกัน
เมื่อคุณทำซ้ำฟิลด์เหล่านี้ในเอกสารของคุณเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเห็นความมหัศจรรย์เกิดขึ้น
สมมติว่าฉันต้องการเปลี่ยนชื่อพนักงานในสัญญาของฉัน ในการดำเนินการนี้ ฉันสามารถคลิกที่ ใดๆ ของฟิลด์พนักงานที่ซ้ำกัน (ไม่จำเป็นต้องเป็นฟิลด์ต้นฉบับที่ฉันสร้างไว้ตอนเริ่มต้น) และเพียงแค่เปลี่ยนเนื้อหา เมื่อคุณคลิกนอกฟิลด์นั้น อินสแตนซ์ทั้งหมดของฟิลด์นั้นจะอัปเดตเพื่อให้ตรงกับการเปลี่ยนแปลงนี้
ฟิลด์ที่ซ้ำกันจะได้รับการอัปเดตเมื่อคุณคลิกนอกฟิลด์ที่คุณกำลังแก้ไขเท่านั้น อย่าคาดหวังว่ามันจะเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์ขณะที่คุณพิมพ์!
ขั้นตอนที่ 4: บันทึกงานของคุณเป็นเทมเพลต
ขณะนี้ คุณได้รวบรวมเอกสารที่มีฟิลด์ที่ทำซ้ำอัปเดตอัตโนมัติแล้ว ให้บันทึกเป็นเทมเพลตสำหรับใช้งานในอนาคต กด F12 ตั้งชื่อเทมเพลตที่เหมาะสมของคุณ เปลี่ยนช่องประเภทการบันทึกเป็น “เทมเพลต Word” แล้วคลิก “บันทึก”
ขณะนี้ เมื่อคุณเปิดหน้าต่าง Word ใหม่ ให้คลิก "ใหม่" และค้นหาเทมเพลตของคุณ
ทันทีที่คุณคลิกที่เทมเพลตเพื่อเปิด ให้กด F12 เพื่อบันทึกเป็นเอกสาร Word ใหม่ ตอนนี้เอกสารของคุณพร้อมให้คุณเปลี่ยนแปลงช่องข้อความแล้ว
คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ประเภทอื่น ๆ ลงในเอกสาร Microsoft Word ได้ผ่านทางแท็บนักพัฒนา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแทรกรายการดร็อปดาวน์ การตอบกลับข้อความอิสระ และช่องกาเครื่องหมายเมื่อสร้างแบบฟอร์มที่คุณจะส่งให้ผู้อื่นได้
