Google Docs สำหรับผู้เริ่มต้น: เชี่ยวชาญได้ใน 8 ขั้นตอน 🚀📝

Google Docs เป็นเครื่องมือที่มีความอเนกประสงค์ที่ทำให้การสร้าง แก้ไข และแบ่งปันเอกสารเป็นเรื่องง่าย อย่างไรก็ตาม เพื่อใช้ประโยชน์จากศักยภาพของมันได้อย่างเต็มที่ คุณจำเป็นต้องเรียนรู้มากกว่าพื้นฐานและเรียนรู้ฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ที่จะช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ หากคุณเพิ่งใช้งาน Google Docs ต่อไปนี้เป็นฟีเจอร์สำคัญบางประการที่คุณควรทำความรู้จัก

1 แสดงจำนวนคำขณะที่คุณพิมพ์

Si sos un profesional o estudiante que necesita monitorear de cerca el conteo de palabras, habilitar la opción de conteo de palabras en vivo en เอกสารของ Google puede ser muy útil. Aunque podés chequear el conteo de palabras mediante un atajo o el menú de Herramientas, esto puede interrumpir tu flujo de trabajo. Activar el contador de palabras en vivo te brinda una pequeña visualización en la esquina inferior izquierda que no interfiere con tu escritura. 👀📝

วิธีนี้ช่วยให้คุณติดตามจำนวนคำได้ในทันที หากต้องการเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ ให้ไปที่แท็บ “เครื่องมือ” เลือก “จำนวนคำ” และทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่า “แสดงจำนวนคำขณะที่คุณพิมพ์”

สิ่งสำคัญที่ต้องทราบคือสิ่งนี้ การตั้งค่าจะถูกรีเซ็ตหากคุณปิดหรืออัปเดต เอกสารจึงจะต้องเปิดใช้งานเอกสารใหม่ทุกครั้ง เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สะดวกนี้ ฉันใช้ ปลั๊กอิน Word Counter Max.

2 วางโดยไม่ต้องจัดรูปแบบและล้างการจัดรูปแบบ

การคัดลอกและวางข้อความจากเว็บหรือแหล่งอื่นลงใน Google Docs มักจะทำให้เกิดการจัดรูปแบบที่ไม่ต้องการ หากต้องการคงรูปแบบที่สอดคล้องกันในเอกสารของคุณ คุณสามารถวางได้โดยไม่ต้องจัดรูปแบบ Google Docs มีคุณลักษณะในตัวสำหรับสิ่งนี้ ทำ คลิกขวาและเลือก "วางโดยไม่จัดรูปแบบ" จากเมนู-

การวางข้อความโดยไม่จัดรูปแบบใน Google Docs

หากต้องการวางข้อความโดยตรงโดยไม่คงการจัดรูปแบบเว็บเดิมไว้ คุณยังสามารถใช้ปุ่มลัด Ctrl+Shift+V (บน Windows) หรือ Command+Shift+V (บน Mac) ได้อีกด้วย หากคุณวางข้อความที่คงรูปแบบดั้งเดิมไว้โดยไม่ได้ตั้งใจ คุณสามารถทำความสะอาดได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้ตรงกับรูปแบบของเอกสารของคุณ ในการดำเนินการนี้ ให้ไฮไลต์ข้อความ ไปที่เมนู "รูปแบบ" และเลือก "ล้างการจัดรูปแบบ" คุณยังสามารถล้างการจัดรูปแบบอย่างรวดเร็วได้โดยใช้ปุ่มลัด Ctrl+\ (บน Windows) หรือ Command+Space (บน Mac)

การล้างการจัดรูปแบบข้อความใน Google Docs

3 ปรับรูปแบบให้ตรงกับข้อความที่ตรงกันทั้งหมด

บางครั้งคุณจำเป็นต้องเปลี่ยนรูปแบบของหัวข้อหรือข้อความเฉพาะในเอกสารทั้งหมดโดยไม่กระทบต่อส่วนอื่นๆ โชคดีที่ Google Docs มีคุณลักษณะที่เรียกว่า "เลือกข้อความที่ตรงกันทั้งหมด" ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเลือกข้อความทั้งหมดที่มีการจัดรูปแบบเฉพาะ และทำการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการได้ในคราวเดียว

หากต้องการใช้ฟีเจอร์นี้ เพียงไฮไลท์คำ หัวข้อ หรือวลีที่มีรูปแบบที่คุณต้องการอัปเดต คลิกขวา แล้วเลือก "เลือกข้อความที่ตรงกันทั้งหมด" จากนั้นคุณสามารถปรับเปลี่ยนแบบอักษร สี ขนาด หรือการจัดรูปแบบอื่น ๆ ได้ และทุกอินสแตนซ์จะอัปเดตพร้อมกัน ซึ่งเป็นวิธีช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากในการค้นหาและแก้ไขแต่ละรายการด้วยตนเอง!

การเลือกข้อความที่ตรงกันทั้งหมดเพื่อเปลี่ยนการจัดรูปแบบใน Google เอกสาร

4 ลองใช้การพิมพ์ด้วยเสียงเพื่อทำลายกิจวัตรประจำวัน

การเขียนเอกสารยาวๆ บางครั้งอาจน่าเบื่อ โดยเฉพาะถ้าคุณไม่ได้อยู่ในอารมณ์นั้น โชคดีที่ Google Docs เสนอ โซลูชั่นที่มีประโยชน์กับเครื่องมือของคุณ การเขียนด้วยเสียง คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณจัดทำเอกสารและจดบันทึกได้โดยไม่ต้องพิมพ์ จะดีมากหากคุณมีความเร็วในการพิมพ์ที่ช้า เนื่องจากสามารถช่วยให้กระบวนการเขียนของคุณเร็วขึ้นได้อย่างมาก

หากต้องการใช้การพิมพ์ด้วยเสียง ให้ไปที่เมนู "เครื่องมือ" และเลือก "การพิมพ์ด้วยเสียง" เมื่อเปิดใช้งานแล้ว เพียงเริ่มพูด และ Google Docs จะถอดเสียงคำพูดของคุณเป็นข้อความ เครื่องมือนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการพักมือของคุณ แม้ว่าบางครั้งอาจตีความคำบางคำผิดได้ ดังนั้นอย่าลืมตรวจสอบข้อความของคุณเมื่อทำเสร็จแล้ว

การเปิดใช้งานการพิมพ์ด้วยเสียงใน Google Docs

5 ใช้หน้าจอเต็มเพื่อลดสิ่งรบกวน

ในขณะที่ทำงานใน Google Docs บางครั้งฉันรู้สึกเหมือนว่าฉันไม่ต้องการแถบเครื่องมือหรือเมนูเพิ่มเติมและต้องการจะล้างมุมมองของฉัน Google Docs นำเสนอวิธีการ เต็มจอ เพื่อจุดประสงค์นี้ การเข้าสู่โหมดเต็มจอจะซ่อนองค์ประกอบที่ไม่จำเป็น ทำให้พื้นที่กว้างขวางขึ้น งานที่ไม่มีสิ่งรบกวนซึ่งช่วยให้ฉันมีสมาธิ และเขียนได้อย่างมีประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น

หากต้องการเข้าสู่โหมดเต็มหน้าจอ ให้ไปที่เมนู “มุมมอง” และเลือก “เต็มหน้าจอ” สิ่งนี้จะซ่อนองค์ประกอบบนหน้าจอเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่เนื้อหาของคุณเพียงอย่างเดียวได้ หากต้องการกลับสู่มุมมองปกติ เพียงกดปุ่ม Escape ข้อเสียเล็กน้อยอย่างหนึ่งคือคุณจะสูญเสียการเข้าถึงการควบคุมทั้งหมด ดังนั้นคุณจะต้องออกจากระบบ โหมดเต็มจอเพื่อปรับแต่งอย่างเท่าเทียมกัน ฟอร์แมตอย่างรวดเร็ว

6 เรียนรู้ทางลัดที่มีประโยชน์

เช่นเดียวกับคนอื่นๆ เครื่องมือประมวลผลคำGoogle Docs รองรับแป้นพิมพ์ลัดมากมายที่ช่วยให้การเขียนและแก้ไขง่ายขึ้น ทางลัดเหล่านี้ช่วยให้คุณจัดรูปแบบข้อความ นำทางไปยังเอกสาร และจัดระเบียบเนื้อหาโดยไม่ต้องคลิกผ่านเมนู ซึ่งช่วยให้เวิร์กโฟลว์รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ปุ่มลัดที่จำเป็นได้แก่ Ctrl+B (Cmd+B บน Mac) เพื่อทำให้ข้อความเป็นตัวหนา Ctrl+I (Cmd+I บน Mac) เพื่อทำให้ข้อความเป็นตัวเอียง Ctrl+Shift+C เพื่อแสดงจำนวนคำ และ Ctrl+K เพื่อแทรกหรือแก้ไขไฮเปอร์ลิงก์ หากต้องการดูรายการทางลัดทั้งหมดที่มีใน Google เอกสาร ให้ไปที่เมนู "วิธีใช้" และเลือก "แป้นพิมพ์ลัด"

ในฐานะผู้เริ่มต้น ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของฉันคือการค้นหาเครื่องมือหรือตัวเลือกเฉพาะใน Google Docs หากคุณประสบปัญหาในการนำทางเมนู แถบค้นหาจะมีประโยชน์อย่างยิ่ง เพียงพิมพ์คำสำคัญที่เกี่ยวข้องกับเครื่องมือหรือฟีเจอร์ที่คุณต้องการ ระบบจะแสดงตัวเลือกที่เกี่ยวข้องให้คุณเห็นอย่างรวดเร็ว ทำให้คุณเปิดตัวเลือกเหล่านั้นได้โดยตรง

หากต้องการเข้าถึงแถบค้นหา ให้คลิกที่มุมซ้ายบน หรือใช้ปุ่มลัด Alt+/ (บน Windows) หรือ Option+/ (บน Mac) พิมพ์คำศัพท์ เช่น "จำนวนคำ" "ตาราง" หรือ "หัวเรื่อง" แล้วตัวเลือกเมนูที่ตรงกันก็จะปรากฏขึ้น คุณสมบัตินี้ช่วยประหยัดเวลาและลดความหงุดหงิดในการค้นหาผ่านเมนู

การใช้แถบค้นหาใน Google Docs เพื่อค้นหาเครื่องมือ

8 ปรับปรุงการเขียนของคุณด้วย Add-Ons

Google Docs ขาดคุณสมบัติบางอย่างตามค่าเริ่มต้น แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถใช้งานได้ ด้วยการรองรับส่วนเสริมของบุคคลที่สามจำนวนมาก คุณสามารถปรับแต่ง Google Docs ให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้ ฉันแนะนำให้เพิ่มส่วนเสริมที่มีประโยชน์เหล่านี้: Word Count Max, Doc Secrets, ProWritingAid, OneLook Thesaurus, Paperpile และ GPT Plus Docs

การติดตั้งปลั๊กอินเป็นเรื่องง่าย ไปที่เมนู "ส่วนขยาย" เลือกส่วนเสริม > รับส่วนเสริม ค้นหาเครื่องมือที่คุณต้องการ และคลิก "ติดตั้ง" หลังจากให้สิทธิ์ตามที่ร้องขอแล้ว ปลั๊กอินก็จะพร้อมใช้งาน หากต้องการเข้าถึงส่วนเสริมที่ติดตั้งใด ๆ ให้ไปที่เมนู "ส่วนขยาย" และเลือกส่วนเสริมจากรายการ

การเพิ่มส่วนเสริมใน Google Docs และการทดลองใช้ส่วนเสริมที่มีอยู่

โปรดจำไว้ว่าส่วนเสริมบางอย่างจำเป็นต้องใช้ การเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในบัญชีของคุณ จาก Google Google ตรวจพบและบล็อกสิ่งเหล่านี้ ดังนั้นคุณควรหลีกเลี่ยงการติดตั้งส่วนขยายดังกล่าว

เหล่านี้คือบางส่วน เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ ใน Google Docs ซึ่งฉันคิดว่าผู้เริ่มต้นทุกคนควรทราบ นอกจากนี้ Google Docs ยังช่วยให้คุณเปรียบเทียบเอกสารสองเวอร์ชัน แปลเอกสาร เพิ่มการอ้างอิง แทรกลายน้ำ และอื่นๆ อีกมากมาย คุณยังสามารถแชร์เอกสารของคุณกับผู้อื่นและทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์อีกด้วย สำรวจฟีเจอร์อื่นๆ ที่ Google Docs นำเสนอ!