如何在 Word 中重复和更新字段并节省时间⏳🔥

如何快速轻松地重复和更新 Word 中的字段！ ✨🖊️

无论您起草的是合同、条款和条件还是求职信，都不要浪费时间在文档中重复相同的名称和单词！在 Microsoft Word 中，您可以创建自动重复的文本字段，从而省去了手动复制详细信息的麻烦。 🖊️✨

步骤 1：创建文档属性

Microsoft Word 中的文档属性是有关文件的详细信息，也称为元数据。例如，可以为文档分配作者、主题、类别或公司，您可以将这些属性作为文本字段插入到您的工作中，或者使用它们在 Windows 资源管理器中搜索文档。 🗂️

但是，我使用 Word 的属性工具的方法之一是添加自定义重复文本字段。 💼

就我而言，我正在起草一份雇佣合同，所以我知道我必须重复公司名称和员工的姓名。我还知道每次添加新员工时都需要更改员工姓名，而文档属性工具允许我执行此操作，而无需手动更改员工姓名或使用查找和替换功能。 🔄

在功能区的“插入”选项卡上，单击“快速部件”并将鼠标悬停在“文档属性”上。扫描属性列表以查看是否有适合您要添加的重复细节的类别。输入合同标题的前几个字后，我会点击“公司”来添加公司字段。 🏢

如果您使用公司电脑工作，您的管理员可能已经在您的 Microsoft 365 软件包中设置了公司名称，该软件包会自动插入公司名称。就我而言，Word 在我的文档中插入一个空白的 [公司] 字段，括号中表示它是尚未修改的占位符文本。 📄

现在是时候添加员工字段了。由于“快速部件”>“文档属性”下拉菜单中没有针对此的特定选项，因此我将单击“摘要”。 📝

在该字段中输入员工姓名之前，我想将字段名称从“摘要”更改为“员工”。为此，在选择刚刚添加的“摘要”字段后，我将单击“开发人员”选项卡上的“控件”组中的“属性”。 🛠️

在内容控件属性对话框中，更改标题和标签字段以匹配控件将包含的数据类型，然后单击确定。 👍

现在，我可以看到我的文本字段已重命名为“员工”。我不需要对我的公司字段执行此操作，因为它是已经具有正确名称的默认文档属性。 ✅

最后，我可以单击我添加的两个字段中的每一个并插入正确的详细信息。 👥

步骤 2：添加重复字段

现在您已经设置了文本字段，是时候在整个文档中复制它们了。 📜

有几种方法可以做到这一点，但最好的方法是单击选择字段，然后单击字段名称选项卡。当它变成灰色时，您就知道您已正确选择该字段。 🖱️

然后按 Ctrl+C 复制该字段。 🔄

现在，将光标放在要复制该字段的位置，按 Ctrl+V。 📋

请注意字段及其包含的文本是如何复制到这个重复位置的。此外，粘贴的文本字段会自动采用我在该段落中使用的文本样式，这意味着我不必使用“选择性粘贴”选项。 🖌️

由于我的文档包含两个我想要复制的字段，因此我将通过单击“主页”选项卡上剪贴板组角落中的图标来打开剪贴板面板。当我选择两个字段并按下 Ctrl+C 时，它们就会出现在这个面板中，这意味着只要我想将它们添加到我的合同中，我只需单击它们即可。 📋✨

Microsoft Office 剪贴板最多可容纳 24 个项目，因此如果您在文档中重复许多不同的字段，这是一种非常有用的技术。 🗒️

步骤 3：更改重复字段的内容

一旦您在整个文档中复制完这些字段，就可以看到奇迹发生了。 🎩✨

假设我想更改合同上员工的姓名。为此，我可以点击 任何 重复的员工字段（不一定是我一开始创建的原始字段），然后简单地更改内容。当您单击该字段外部时，该字段的所有实例都将更新以匹配此更改。 🔄

仅当您单击正在编辑的字段外部时，重复字段才会更新。不要指望它会随着您输入而实时改变！ ⏳

步骤 4：将您的工作保存为模板

现在您已将文档与自动更新的重复字段放在一起，请将其保存为模板以供将来使用。按 F12，为模板指定合适的名称，将“保存类型”字段更改为“Word 模板”，然后单击“保存”。 💾

现在，当您打开一个新的 Word 窗口时，单击“新建”并找到您的模板。 🆕

单击模板打开后，按F12将其保存为新的Word文档。您的文档现在已准备好供您更改文本字段。 🖍️

您还可以通过“开发人员”选项卡向 Microsoft Word 文档添加其他类型的字段。例如，您可以在创建要发送给其他人的表单时插入下拉列表、自由文本响应和复选框。 📝➡️