مايكروسوفت أوتلوك الجديد: 12 توصية عملية لاستخدامه.
ال إصدار جديد من Outlook تتميز بميزاتها المتعددة وخيارات التخصيص التي تجعل العمل كل يوم أكثر كفاءة. باستخدام الإعدادات والنصائح الصحيحة، يمكنك تقليل عوامل التشتيت وإدارة رسائل البريد الإلكتروني على النحو الأمثل ومتابعة مواعيدك ومهامك دائمًا. إطلع على هذه النصائح المفيدة! 📧✨
1. قم بإدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بكفاءة عن طريق تعطيل القراءة التلقائية.
بشكل افتراضي، يقوم Outlook بتمييز رسائل البريد الإلكتروني كمقروءة بمجرد النقر فوقها. قد يؤدي هذا إلى تفويت رسائل البريد الإلكتروني المهمة. لتجنب هذا، قم بتعطيل هذه الميزة في الإعدادات > البريد > إدارة الرسائل.
يمكنك العثور على الإعدادات في Outlook الجديد عبر أيقونة الترس الموجودة في الجزء العلوي الأيمن. حدد الخيار لا تقم تلقائيًا بوضع علامة "مقروءة" على العناصر. هذا يسمح لك يحفظ التحكم وتحديد متى تعتبر الرسالة مقروءة، وهو أمر مفيد لتتبع عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني. 😉
IDG / آشلي بيانكوزو
2. قم بتخصيص صندوق الوارد الخاص بك عن طريق تعطيل تجميع المحادثة.
يقوم Outlook بشكل افتراضي بتجميع رسائل البريد الإلكتروني التي تحمل نفس الموضوع كما لو كانت محادثة. ومع ذلك، قد يصبح هذا الأمر مربكًا، خاصة في الموضوعات المعقدة التي يشارك فيها العديد من المشاركين.
اذهب الى الإعدادات > التخطيط وتعطيل الخيار إظهار رسائل البريد الإلكتروني المجمعة حسب المحادثة أو تفعيل إظهار رسائل البريد الإلكتروني كـ رسائل فردية. باستخدام هذا الإعداد، يتم عرض رسائل البريد الإلكتروني بشكل فردي، مما يسمح لك بمراجعة كل رسالة على حدة. هذا أكثر من السهل تتبع الاستجابات وتجنبها الارتباك مع أسطر الموضوع المتشابهة. 📨
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تنفيذ إعدادات إضافية في هذه المرحلة لتخصيص عرض البريد الإلكتروني الخاص بك بما يتناسب مع احتياجاتك.
IDG / آشلي بيانكوزو
3. قم بتسليط الضوء على رسائل البريد الإلكتروني المهمة من خلال إعداد التنسيق الشرطي
لتتأكد من عدم تفويت أي رسائل مهمة، يمكنك تمييز رسائل البريد الإلكتروني من مرسلين معينين أو رسائل تحتوي على كلمات رئيسية محددة بالألوان. للقيام بذلك، انتقل إلى البريد > التنسيق الشرطي وإنشاء القواعد.
يجعل التمييز البصري من السهل التعرف على رسائل البريد الإلكتروني العاجلة وإعطائها الأولوية على الفور. عند إنشاء القاعدة، قم بتحديد الشرط واختر اللون الذي يعجبك أكثر. 🎨
4. قم بإعداد لوحة التحكم الإدارية ودمج التقويم والمهام
تساعدك لوحة التحكم الإدارية الواضحة في Outlook على دمج رسائل البريد الإلكتروني والمهام والمواعيد في عرض واحد. وللقيام بذلك، قم بتفعيل التقويم أو المهام من خلال الأيقونة الموجودة في أعلى اليمين.
يتيح لك هذا رؤية جميع المعلومات ذات الصلة في لمحة واحدة دون الحاجة إلى التبديل بين وجهات نظر مختلفة. لا يعمل هذا الإعداد على تحسين الرؤية فحسب، بل يوفر الوقت أيضًا من خلال توفير جميع المعلومات المهمة في مكان واحد. 🗓️
5. تحسين الإشعارات والتركيز على ما هو مهم
يمكن أن تشكل الإشعارات مصدر إلهاء كبير وتؤثر على إنتاجيتك. إنتاجية. للعمل بشكل أكثر تركيزًا، يوصى بتعطيل إشعارات البريد الإلكتروني. يمكنك تخصيص هذا بسهولة من الإعدادات > عام > الإشعارات.
ومع ذلك، يجب أن تظل إشعارات التقويم والإشارات إلى المستندات التي تحفظها أو يحفظها الآخرون في مكتبات OneDrive أو SharePoint في Microsoft 365 نشطة. فهي تساعد في عدم فقدان المواعيد والرسائل المهمة. يسهل هذا التخصيص التركيز على المهام ذات الصلة دون انقطاع مستمر بسبب رسائل البريد الإلكتروني الجديدة. 🔕
6. تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام أو مواعيد
ليس كل رسائل البريد الإلكتروني تحتاج إلى معالجة فورية. للعمل مع الرسائل المهمة لاحقًا، يمكنك تحويلها إلى مهام أو مواعيد. ما عليك سوى سحب البريد الإلكتروني وإفلاته على الـ شريط المهام أو التقويم. يتيح لك هذا إنشاء مهمة أو موعد بشكل مباشر مع كل المحتوى ذي الصلة.
أنت تستطيع ضبط التاريخ عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن. تساعدك هذه الميزة على عدم نسيان أي شيء مهم وتحافظ على تنظيم صندوق الوارد الخاص بك. يتم الاحتفاظ بالبريد، ولكن يتم أيضًا نقل جميع الكائنات والمعلومات إلى الموعد أو المهمة. 🔄
7. تفعيل أسابيع التقويم للجدولة الفعالة
للحصول على نظرة عامة وجدولة أفضل، يمكنك تمكين عرض أسبوع التقويم. تجد هذا الإعداد في الإعدادات > التقويم. تجعل أسابيع التقويم من السهل تنسيق المواعيد، خاصة للتخطيط الطويل الأمد أو المشاريع التي تضم مشاركين متعددين. 📆
IDG / آشلي بيانكوزو
إذا كنت تستخدم Outlook لجدولة مواعيدك، فيجب عليك أيضًا مراجعة الإعدادات الأخرى في هذه المنطقة وضبطها وفقًا لاحتياجاتك. 🛠️
8. قم بتثبيت رسائل البريد الإلكتروني أو تذكير نفسك بها لاحقًا
يقدم Outlook ميزتين مفيدتين لضمان عدم فقدان رسائل البريد الإلكتروني المهمة أثناء التنقل. بإمكانك تثبيت رسائل البريد الإلكتروني في أعلى صندوق الوارد لديك باستخدام ميزة "التثبيت". للقيام بذلك، انقر بزر الماوس الأيمن على الرسالة وحدد تعيين. وبدلاً من ذلك، يمكنك استخدام وظيفة تذكرني لاحقا لنقل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى صندوق الوارد الخاص بك في وقت لاحق.
IDG / آشلي بيانكوزو
يمكنك أيضًا العثور على هذه الميزة بالنقر بزر الماوس الأيمن، حيث يمكنك تعيين التاريخ والوقت للتذكير بشكل فردي.
9. إرفاق الملفات بشكل أسرع
يتم تسريع عملية إرفاق الملفات في Outlook باستخدام الميزات الذكية. عند إرفاق ملف، ما عليك سوى إدخال شرطة مائلة للأمام (/) لعرض المستندات التي استخدمتها مؤخرًا.
وبدلاً من ذلك، يمكنك البحث عن اسم الملف عن طريق كتابة الأحرف القليلة الأولى. ومع ذلك، تعمل هذه الميزة فقط للملفات المخزنة في SharePoint أو OneDrive. يساعدك هذا على توفير الوقت، خاصة إذا كنت تعمل بانتظام مع نفس الملفات. ⏳
10. إرسال رسائل البريد الإلكتروني مع تأخير
يمكنك استخدام الوظيفة جدول الشحن لتحديد وقت إرسال البريد الإلكتروني. بدلاً من النقر مباشرةً على "إرسال"، حدد السهم الصغير بجوار هذا الزر واضبط التاريخ والوقت. وهذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تريد إعداد الرسائل خارج ساعات العمل أو إرسالها في بداية اليوم. ⏰
11. استعادة رسائل البريد الإلكتروني
إذا تم إرسال بريد إلكتروني عن طريق الخطأ، فيمكنك استرداده خلال فترة زمنية محددة. للقيام بذلك، انتقل إلى الإعدادات > البريد > الإنشاء والرد وينشط وظيفة التراجع عند الإرسال، يجب تحديد الوقت المسموح به.
بدلاً من ذلك، يمكنك حذف رسائل البريد الإلكتروني المرسلة لاحقًا عبر خيار "استعادة الرسالة"، طالما أن المرسل والمستلم يستخدمان نفس صندوق بريد Exchange أو مايكروسوفت 365. 🔄
12. معالجة رسائل البريد الإلكتروني بشكل منتج
صندوق الوارد أمرت يبدأ بمعالجة مستمرة للرسائل البريد الإلكتروني. قرر ما يلي لكل رسالة: حذف، رد، تفويض، أو تحويل إلى مهمة. سيمنع هذا امتلاء صندوق الوارد لديك وستظل دائمًا على اطلاع على اتصالاتك. باستخدام أدوات مثل المهام والتذكيرات، يساعدك Outlook في تطبيق هذا المبدأ بكفاءة. ✅
