새로운 Microsoft Outlook: 사용을 위한 12가지 실용적인 권장 사항.
그만큼 새로운 버전의 아웃룩 매일 작업을 더욱 효율적으로 만들어주는 다양한 기능과 사용자 정의 옵션이 돋보입니다. 올바른 설정과 팁을 사용하면 방해 요소를 최소화하고 이메일을 최적으로 관리하며 약속과 작업을 항상 확인할 수 있습니다. 유용한 팁을 확인해 보세요! 📧✨
1. 자동 읽기를 비활성화하여 이메일을 효율적으로 관리하세요.
기본적으로 Outlook은 이메일을 클릭하는 즉시 읽음으로 표시합니다. 이로 인해 중요한 이메일을 놓칠 수 있습니다. 그것을 피하기 위해, 설정에서 이 기능을 비활성화하세요 > 메일 > 메시지 처리.
오른쪽 상단의 기어 아이콘을 통해 새 Outlook의 설정을 찾을 수 있습니다. 옵션을 선택하세요 항목을 자동으로 '읽음'으로 표시하지 마세요. 이를 통해 유지하다 메시지를 읽은 것으로 간주하는 시기를 제어하고 결정합니다. 이는 많은 수의 이메일을 추적하는 데 유용합니다. 😉
IDG / 애슐리 비앙쿠조
2. 대화별 그룹화를 비활성화하여 받은 편지함을 개인화하세요
기본적으로 Outlook은 마치 대화인 것처럼 동일한 주제를 가진 이메일을 그룹화합니다. 그러나 이는 특히 여러 참가자가 포함된 복잡한 주제의 경우 혼란스러울 수 있습니다.
이동 설정 > 디자인 그리고 옵션을 비활성화하세요 대화별로 그룹화된 이메일 표시 또는 활성화 이메일을 다음으로 표시 개별 메시지. 이 설정을 사용하면 이메일이 개별적으로 표시되어 각 메시지를 별도로 검토할 수 있습니다. 그게 더 많아 응답을 추적하고 피하기 쉽습니다. 비슷한 제목으로 인한 혼동. 📨
또한 이 시점에서 더 많은 설정을 구현하여 필요에 따라 이메일 보기를 사용자 정의할 수 있습니다.
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3. 조건부 서식을 설정하여 중요한 이메일을 강조표시하세요
중요한 메시지를 놓치지 않도록 특정 발신자가 보낸 이메일이나 특정 키워드를 색상으로 강조표시할 수 있습니다. 이렇게 하려면 액세스 메일 > 조건부 서식 그리고 규칙을 만듭니다.
시각적인 구분을 통해 긴급한 이메일을 즉시 식별하고 우선순위를 지정하기가 쉽습니다. 규칙을 생성할 때 조건을 정의하고 가장 마음에 드는 색상을 선택하세요. 🎨
4. 관리 조종석을 구성하고 달력과 작업을 결합합니다.
Outlook의 명확한 관리 조종석은 이메일, 작업 및 약속을 단일 보기에 결합하는 데 도움이 됩니다. 그렇게 하려면 오른쪽 상단에 있는 아이콘을 통해 달력이나 작업을 활성화하세요.
이를 통해 다른 보기 간에 전환할 필요 없이 모든 관련 정보를 한 눈에 볼 수 있습니다. 이 설정은 가시성을 향상시킬 뿐만 아니라 모든 중요한 정보를 한 곳에서 사용할 수 있도록 하여 시간을 절약해 줍니다. 🗓️
5. 알림을 최적화하고 중요한 사항에 집중하세요.
알림은 큰 방해가 될 수 있으며 작업에 영향을 줄 수 있습니다. 생산력. 보다 집중적으로 작업하려면 이메일 알림을 비활성화하는 것이 좋습니다. 다음에서 쉽게 사용자 정의할 수 있습니다. 설정 > 일반 > 알림.
그러나 Microsoft 365의 OneDrive 또는 SharePoint 라이브러리에 사용자가 보관하거나 다른 사용자가 보관하는 문서에 대한 일정 알림 및 멘션은 계속 활성화되어야 합니다. 이러한 기능은 중요한 약속과 메시지를 놓치지 않도록 도와줍니다. 이러한 사용자 지정을 통해 새로운 이메일에 지속적으로 방해받지 않고 관련 작업에 집중할 수 있습니다. 🔕
6. 이메일을 작업이나 약속으로 바꿨습니다.
모든 이메일을 즉시 처리할 필요는 없습니다. 중요한 메시지는 나중에 작업하기 위해 작업 또는 약속으로 변환할 수 있습니다. 이메일을 해당 영역으로 끌어다 놓기만 하면 됩니다. 작업 표시줄 아니면 달력. 이를 통해 모든 관련 콘텐츠가 포함된 작업이나 약속을 직접 만들 수 있습니다.
당신은 할 수 있습니다 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 날짜를 조정하세요.. 이 기능을 사용하면 중요한 내용을 잊어버리지 않고 받은 편지함을 정리할 수 있습니다. 메일은 보관되지만 모든 개체와 정보도 약속이나 작업으로 전송됩니다. 🔄
7. 효율적인 일정 관리를 위해 달력 주간 활성화
더 나은 비전과 프로그래밍을 위해 달력 주 표시를 활성화할 수 있습니다. 이 구성은 다음에서 찾을 수 있습니다. 설정 > 캘린더. 달력 주간을 사용하면 특히 장기 계획이나 여러 참가자가 참여하는 프로젝트의 경우 약속을 쉽게 조정할 수 있습니다. 📆
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Outlook을 사용하여 약속을 예약하는 경우 이 영역의 다른 설정도 검토하고 필요에 따라 조정해야 합니다. 🛠️
8. 이메일을 게시하거나 나중에 기억하세요
Outlook은 중요한 이메일을 도중에 잃어버리지 않도록 하는 두 가지 유용한 기능을 제공합니다. '고정' 기능을 사용하면 이메일을 받은편지함 상단에 고정할 수 있습니다. 이렇게 하려면 메시지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 세트. 또는 다음을 사용할 수 있습니다. 나중에 기억해줘 나중에 이메일을 자동으로 받은 편지함으로 다시 이동합니다.
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마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 이 기능을 찾을 수도 있으며, 알림의 날짜와 시간을 개별적으로 설정할 수 있습니다.
9. 파일 첨부 속도 향상
스마트 기능을 사용하면 Outlook에서 파일 첨부가 가속화됩니다. 파일을 첨부할 때 슬래시(/)만 입력하면 최근에 사용한 문서가 표시됩니다.
또는 처음 몇 글자를 입력하여 파일 이름을 검색할 수도 있습니다. 그러나 이 기능은 SharePoint 또는 OneDrive에 저장된 파일에만 작동합니다. 이렇게 하면 특히 동일한 파일을 정기적으로 작업하는 경우 시간이 절약됩니다. ⏳
10. 지연된 이메일 보내기
기능을 사용할 수 있습니다. 배송 예약 이메일이 전송되는 시기를 지정합니다. “보내기”를 직접 누르는 대신 해당 버튼 옆에 있는 작은 화살표를 선택하고 날짜와 시간을 설정하세요. 이는 근무 시간 외에 메시지를 준비하거나 하루 시작 시간에 보내려는 경우에 특히 유용합니다. ⏰
11. 이메일 복구
이메일이 잘못 발송된 경우, 일정 기간 내에 복구가 가능합니다. 그렇게 하려면 다음으로 이동하세요. 설정 > 메일 > 작성 및 답장 그리고 기능을 활성화해 보세요 끄르다 보낼 때 허용되는 시간을 지정하십시오.
또는 보낸 사람과 받는 사람이 동일한 Exchange 사서함을 사용하는 한 메시지 복구 옵션을 사용하여 이후에 보낸 이메일을 삭제할 수 있습니다. 마이크로소프트 365. 🔄
12. 이메일을 생산적으로 처리하세요
받은편지함 주문하다 이메일을 지속적으로 처리하는 것부터 시작하십시오. 각 메시지에 대해 다음을 결정하십시오: 삭제, 응답, 위임 또는 작업으로 변환. 이렇게 하면 받은 편지함이 가득 차는 것을 방지하고 항상 커뮤니케이션 현황을 파악할 수 있습니다. 작업 및 알림과 같은 도구를 통해 Outlook은 이 원칙을 효율적으로 구현할 수 있도록 지원합니다. ✅
