Nieuw Microsoft Outlook: 12 handige tips voor het gebruik ervan

1. Beheer uw e-mails efficiënt door automatisch lezen uit te schakelen.

Standaard markeert Outlook e-mails als gelezen zodra u erop klikt. Dit kan ertoe leiden dat u belangrijke e-mails mist. Om dit te voorkomen, schakel deze functie uit in Instellingen > Mail > Berichtbeheer.

De instellingen in de nieuwe Outlook vind je via het tandwielpictogram rechtsboven. Selecteer de optie Markeer items niet automatisch als ‘Gelezen’. Hiermee kunt u: houden bepalen wanneer een bericht als gelezen wordt beschouwd, handig als je een groot aantal e-mails wilt bijhouden. 😉

IDG / Ashley Biancuzzo

2. Personaliseer uw inbox door gespreksgroepering uit te schakelen.

Standaard groepeert Outlook e-mails met hetzelfde onderwerp alsof het een gesprek betreft. Dit kan echter verwarrend zijn, vooral in complexe threads met meerdere deelnemers.

Ga naar Instellingen > Lay-out en schakel de optie uit E-mails gegroepeerd op conversatie weergeven of activeren E-mails weergeven als individuele berichten. Met deze instelling worden e-mails afzonderlijk weergegeven, zodat u elk bericht afzonderlijk kunt bekijken. Dit maakt het lezen gemakkelijker. gemakkelijk om reacties te volgen en te vermijden verwarring met vergelijkbare onderwerpregels. 📨

Daarnaast kunt u hier nog meer instellingen doorvoeren om de weergave van uw e-mail aan uw wensen aan te passen.

IDG / Ashley Biancuzzo

3. Markeer belangrijke e-mails door voorwaardelijke opmaak in te stellen

Om er zeker van te zijn dat u geen belangrijke berichten mist, kunt u e-mails van bepaalde afzenders of met specifieke trefwoorden in kleur markeren. Ga hiervoor naar E-mail > Voorwaardelijke opmaak en regels creëren.

Het visuele onderscheid maakt het gemakkelijk om urgente e-mails direct te identificeren en te prioriteren. Definieer bij het aanmaken van de regel de voorwaarde en selecteer de kleur die u het mooist vindt. 🎨

4. Richt de managementcockpit in en combineer agenda en taken

Een overzichtelijke beheercockpit in Outlook helpt je e-mails, taken en afspraken in één overzicht te combineren. Activeer hiervoor de agenda of taken via het icoontje rechtsboven.

Hierdoor zie je alle relevante informatie in één oogopslag zonder dat je hoeft te schakelen tussen verschillende weergaven. Deze configuratie verbetert niet alleen de zichtbaarheid, maar bespaart ook tijd doordat alle belangrijke informatie op één plek beschikbaar is. 🗓️

5. Optimaliseer meldingen en concentreer je op wat belangrijk is

Meldingen kunnen enorm afleidend zijn en uw productiviteit beïnvloeden. productiviteitOm gerichter te kunnen werken, is het raadzaam om e-mailmeldingen uit te schakelen. Je kunt dit eenvoudig aanpassen via Instellingen > Algemeen > Meldingen.

Kalendermeldingen en vermeldingen voor documenten die u opslaat of die anderen opslaan in OneDrive- of SharePoint-bibliotheken in Microsoft 365 moeten echter actief blijven. Ze helpen u om geen afspraken en belangrijke berichten te missen. Deze aanpassing maakt het gemakkelijker om u te concentreren op relevante taken zonder voortdurend te worden onderbroken door nieuwe e-mails. 🔕

6. Verander e-mails in taken of afspraken

Niet alle e-mails hoeven onmiddellijk te worden verwerkt. Om later met belangrijke berichten te werken, kunt u ze omzetten in taken of afspraken. Sleep de e-mail eenvoudig naar de taakbalk of de agenda. Hiermee kunt u direct een taak of afspraak aanmaken met alle relevante inhoud.

Je kan pas de datum aan door met de rechtermuisknop te klikkenMet deze functie vergeet je geen belangrijke dingen en blijft je inbox overzichtelijk. E-mails blijven bewaard, maar alle items en informatie worden ook overgedragen naar de afspraak of taak. 🔄

7. Activeer kalenderweken voor een efficiënte planning

Voor een beter overzicht en een betere planning kunt u de weergave van de kalenderweek inschakelen. Deze instelling vindt u in Instellingen > AgendaDankzij kalenderweken is het makkelijker om afspraken te coördineren, vooral bij langetermijnplanning of projecten met meerdere deelnemers. 📆

IDG / Ashley Biancuzzo

Als u Outlook gebruikt om uw afspraken te plannen, moet u ook de andere instellingen in dit gedeelte bekijken en aanpassen aan uw behoeften. 🛠️

8. Pin e-mails vast of herinner jezelf er later aan

Outlook biedt twee handige functies om ervoor te zorgen dat belangrijke e-mails niet verloren gaan. U kunt e-mails bovenaan uw inbox vastzetten met de functie 'Vastzetten'. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het bericht en selecteer 'Vastzetten'. SetAls alternatief kunt u de functie gebruiken van Herinner me later om een e-mail op een later tijdstip automatisch terug te verplaatsen naar uw inbox.

IDG / Ashley Biancuzzo

U kunt deze functie ook vinden door met de rechtermuisknop te klikken, waar u de datum en tijd voor de herinnering individueel kunt instellen.

9. Voeg bestanden sneller toe

Bestanden toevoegen in Outlook is nu sneller dankzij slimme functies. Wanneer u een bestand toevoegt, typt u simpelweg een slash (/) om recent gebruikte documenten weer te geven.

U kunt ook zoeken naar de bestandsnaam door de eerste paar letters te typen. Deze functie werkt echter alleen voor bestanden die zijn opgeslagen in SharePoint of OneDrive. Dit bespaart u tijd, vooral als u regelmatig met dezelfde bestanden werkt.

10. Verstuur e-mails met vertraging

U kunt de functie gebruiken Verzending plannen Om aan te geven wanneer een e-mail moet worden verzonden, klikt u niet direct op 'Verzenden', maar selecteert u het kleine pijltje ernaast en stelt u de datum en tijd in. Dit is vooral handig als u berichten buiten werktijd wilt voorbereiden of aan het begin van de dag wilt verzenden.

11. E-mails herstellen

Als een e-mail per ongeluk is verzonden, kunt u deze binnen een bepaalde tijd terughalen. Ga hiervoor naar Instellingen > Mail > Opstellen en beantwoorden en activeert de functie van Ongedaan maken bij het verzenden de toegestane tijd vermelden.

U kunt verzonden e-mails ook later verwijderen via de optie Bericht intrekken, zolang de afzender en de ontvanger dezelfde Exchange-mailbox gebruiken of Microsoft 365. 🔄

12. Verwerk e-mails productief

Een inbox besteld begint met het continue verwerken van e-mails. Ik heb voor elk bericht het volgende besloten: Verwijderen, beantwoorden, delegeren of omzetten in een taak. Dit voorkomt dat uw postvak IN vol raakt en u blijft altijd op de hoogte van uw communicatie. Met hulpmiddelen zoals taken en herinneringen helpt Outlook u om dit principe efficiënt toe te passen. ✅