Neues Microsoft Outlook: 12 praktische Empfehlungen für seine Verwendung.
Der neue Version von Outlook zeichnet sich durch vielseitige Funktionen und Individualisierungsmöglichkeiten aus, die den Arbeitsalltag effizienter machen. Mit den richtigen Einstellungen und Tipps können Sie Ablenkungen minimieren, E-Mails optimal verwalten und Ihre Termine und Aufgaben stets im Blick behalten. Schauen Sie sich diese nützlichen Tipps an! 📧✨
1. Verwalten Sie Ihre E-Mails effizient, indem Sie das automatische Lesen deaktivieren
Standardmäßig markiert Outlook E-Mails als gelesen, sobald Sie darauf klicken. Dies kann dazu führen, dass Sie wichtige E-Mails verpassen. Um es zu vermeiden, Deaktivieren Sie diese Funktion in den Einstellungen > Mail > Nachrichtenbearbeitung.
Die Einstellungen im neuen Outlook finden Sie über das Zahnradsymbol oben rechts. Wählen Sie die Option aus Elemente nicht automatisch als „Gelesen“ markieren. Dies ermöglicht Ihnen halten Steuern und entscheiden Sie, wann eine Nachricht als gelesen gilt. Dies ist nützlich, um den Überblick über eine große Anzahl von E-Mails zu behalten. 😉
IDG / Ashley Biancuzzo
2. Personalisieren Sie Ihren Posteingang, indem Sie die Gruppierung nach Konversationen deaktivieren
Standardmäßig gruppiert Outlook E-Mails mit demselben Thema, als wären sie eine Konversation. Dies kann jedoch insbesondere bei komplexen Themen mit mehreren Teilnehmern verwirrend werden.
Gehe zu Einstellungen > Design und deaktivieren Sie die Option E-Mails nach Konversation gruppiert anzeigen bzw. aktivieren E-Mails anzeigen als individuelle Nachrichten. Mit dieser Einstellung werden E-Mails einzeln angezeigt, sodass Sie jede Nachricht separat prüfen können. Das ist mehr Einfache Nachverfolgung der Antworten und Vermeidung Verwirrung durch ähnliche Betreffzeilen. 📨
Darüber hinaus können an dieser Stelle weitere Einstellungen vorgenommen werden, um die Ansicht der E-Mails Ihren Bedürfnissen anzupassen.
IDG / Ashley Biancuzzo
3. Heben Sie wichtige E-Mails hervor, indem Sie eine bedingte Formatierung einrichten
Damit Sie keine wichtigen Nachrichten verpassen, können Sie E-Mails von bestimmten Absendern oder mit bestimmten Schlüsselwörtern farblich hervorheben. Greifen Sie dazu zu Mail > Bedingte Formatierung und Regeln erstellen.
Durch die visuelle Unterscheidung können dringende E-Mails sofort erkannt und priorisiert werden. Definieren Sie beim Erstellen der Regel die Bedingung und wählen Sie die Farbe aus, die Ihnen am besten gefällt. 🎨
4. Konfigurieren Sie das Management-Cockpit und kombinieren Sie Kalender und Aufgaben
Ein übersichtliches Management-Cockpit in Outlook hilft dabei, E-Mails, Aufgaben und Termine in einer Ansicht zusammenzufassen. Aktivieren Sie dazu den Kalender oder die Aufgaben über das Symbol oben rechts.
So sehen Sie alle relevanten Informationen auf einen Blick, ohne zwischen verschiedenen Ansichten wechseln zu müssen. Diese Einrichtung verbessert nicht nur die Sichtbarkeit, sondern spart auch Zeit, da alle wichtigen Informationen an einem Ort verfügbar sind. 🗓️
5. Optimieren Sie Benachrichtigungen und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche
Benachrichtigungen können eine große Ablenkung sein und sich auf das auswirken Produktivität. Um konzentrierter arbeiten zu können, empfiehlt es sich, E-Mail-Benachrichtigungen zu deaktivieren. Sie können dies ganz einfach anpassen Einstellungen > Allgemein > Benachrichtigungen.
Allerdings müssen Kalenderbenachrichtigungen und Erwähnungen für Dokumente, die Sie oder andere in OneDrive- oder SharePoint-Bibliotheken in Microsoft 365 speichern, aktiv bleiben. Sie helfen dabei, wichtige Termine und Nachrichten nicht zu verpassen. Diese Anpassung erleichtert es, sich auf relevante Aufgaben zu konzentrieren, ohne ständig durch neue E-Mails unterbrochen zu werden. 🔕
6. Ich habe E-Mails in Aufgaben oder Termine umgewandelt
Nicht alle E-Mails müssen sofort bearbeitet werden. Um später mit wichtigen Nachrichten zu arbeiten, können Sie diese in Aufgaben oder Termine umwandeln. Ziehen Sie die E-Mail einfach per Drag & Drop auf die Taskleiste oder der Kalender. Dadurch können Sie direkt eine Aufgabe oder einen Termin mit allen relevanten Inhalten erstellen.
Du kannst Passen Sie das Datum an, indem Sie mit der rechten Maustaste klicken. Diese Funktion hilft Ihnen, nichts Wichtiges zu vergessen und sorgt für Ordnung in Ihrem Posteingang. E-Mails werden zurückgehalten, aber alle Objekte und Informationen werden auch zum Termin oder zur Aufgabe übertragen. 🔄
7. Aktivieren Sie Kalenderwochen für eine effiziente Planung
Für eine bessere Übersicht und Programmierung können Sie die Anzeige von Kalenderwochen aktivieren. Sie finden diese Konfiguration in Einstellungen > Kalender. Kalenderwochen erleichtern die Koordination von Terminen, insbesondere bei langfristigen Planungen oder Projekten mit mehreren Teilnehmern. 📆
IDG / Ashley Biancuzzo
Wenn Sie Outlook zum Planen Ihrer Termine nutzen, sollten Sie auch andere Einstellungen in diesem Bereich überprüfen und entsprechend Ihren Bedürfnissen anpassen. 🛠️
8. Veröffentlichen Sie E-Mails oder erinnern Sie sich später daran
Outlook bietet zwei nützliche Funktionen, um sicherzustellen, dass wichtige E-Mails unterwegs nicht verloren gehen. Mit der Funktion „Anheften“ können Sie E-Mails oben in Ihrem Posteingang anheften. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen Sie aus Satz. Alternativ können Sie auch die verwenden Erinnere dich später an mich um eine E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt automatisch zurück in den Posteingang zu verschieben.
IDG / Ashley Biancuzzo
Diese Funktion finden Sie auch per Rechtsklick, wo Sie Datum und Uhrzeit für die Erinnerung individuell einstellen können.
9. Hängen Sie Dateien schneller an
Das Anhängen von Dateien in Outlook wird durch intelligente Funktionen beschleunigt. Geben Sie beim Anhängen einer Datei einfach einen Schrägstrich (/) ein, um die zuletzt verwendeten Dokumente anzuzeigen.
Alternativ können Sie nach dem Dateinamen suchen, indem Sie die ersten paar Buchstaben eingeben. Diese Funktion funktioniert jedoch nur für Dateien, die in SharePoint oder OneDrive gespeichert sind. Das spart Ihnen Zeit, insbesondere wenn Sie regelmäßig mit den gleichen Dateien arbeiten. ⏳
10. Versenden Sie E-Mails verzögert
Sie können die Funktion nutzen Planen Sie den Versand um anzugeben, wann eine E-Mail gesendet wird. Anstatt direkt auf „Senden“ zu klicken, wählen Sie den kleinen Pfeil neben dieser Schaltfläche und stellen Sie Datum und Uhrzeit ein. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Nachrichten außerhalb der Arbeitszeit vorbereiten oder zu Beginn des Tages versenden möchten. ⏰
11. E-Mails wiederherstellen
Wenn eine E-Mail fälschlicherweise gesendet wurde, können Sie sie innerhalb eines festgelegten Zeitraums wiederherstellen. Gehen Sie dazu zu Einstellungen > E-Mail > Verfassen und antworten und aktivieren Sie die Funktion Rückgängig machen beim Senden unter Angabe der erlaubten Zeit.
Alternativ können Sie nachträglich gesendete E-Mails mit der Option „Nachricht wiederherstellen“ löschen, sofern Absender und Empfänger dasselbe Exchange-Postfach verwenden bzw Microsoft 365. 🔄
12. E-Mails produktiv bearbeiten
Ein Posteingang bestellt Beginnt mit der ständigen Verarbeitung von E-Mails. Entscheiden Sie für jede Nachricht Folgendes: Löschen, Antworten, Delegieren oder in eine Aufgabe umwandeln. Dadurch wird verhindert, dass Ihr Posteingang überquillt, und Sie behalten stets den Überblick über Ihre Kommunikation. Mit Tools wie Aufgaben und Erinnerungen hilft Ihnen Outlook, dieses Prinzip effizient umzusetzen. ✅
