नया माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक: इसके उपयोग के लिए 12 व्यावहारिक सिफारिशें।
La आउटलुक का नया संस्करण यह अपनी बहुमुखी विशेषताओं और अनुकूलन विकल्पों के लिए जाना जाता है जो हर दिन काम करने को अधिक कुशल बनाते हैं। सही सेटिंग्स और सुझावों के साथ, आप विकर्षणों को कम कर सकते हैं, ईमेल को बेहतर ढंग से प्रबंधित कर सकते हैं, और हमेशा अपनी नियुक्तियों और कार्यों पर नज़र रख सकते हैं। इन उपयोगी सुझावों को देखें! 📧✨
1. स्वचालित पठन को अक्षम करके अपने ईमेल को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करें।
डिफ़ॉल्ट रूप से, आउटलुक आपके द्वारा ईमेल पर क्लिक करते ही उसे पढ़ा हुआ चिह्नित कर देता है। इसके कारण आप महत्वपूर्ण ईमेल से चूक सकते हैं। इससे बचने के लिए, सेटिंग्स में इस सुविधा को अक्षम करें > मेल > संदेश प्रबंधन.
आप नए आउटलुक में सेटिंग्स को ऊपर दाईं ओर स्थित गियर आइकन के माध्यम से पा सकते हैं। विकल्प चुनें आइटम को स्वचालित रूप से “पढ़ा हुआ” के रूप में चिह्नित न करें। इससे आपको रखना यह नियंत्रित करना और निर्णय लेना कि कब संदेश पढ़ा जाना चाहिए, यह बड़ी संख्या में ईमेल पर नजर रखने के लिए उपयोगी है। 😉
आईडीजी / एशले बियानकुज़ो
2. वार्तालाप समूहीकरण को अक्षम करके अपने इनबॉक्स को निजीकृत करें।
आउटलुक डिफ़ॉल्ट रूप से समान विषय वाले ईमेल को इस प्रकार समूहित करता है जैसे कि वे कोई वार्तालाप हों। हालाँकि, यह भ्रामक हो सकता है, विशेष रूप से जटिल विषयों में जिसमें कई प्रतिभागी हों।
जाओ सेटिंग्स > लेआउट और विकल्प को अक्षम करें वार्तालाप के आधार पर समूहीकृत ईमेल दिखाएँ या सक्रिय करें ईमेल इस रूप में दिखाएं व्यक्तिगत संदेश. इस सेटिंग के साथ, ईमेल अलग-अलग प्रदर्शित होते हैं, जिससे आप प्रत्येक संदेश की अलग से समीक्षा कर सकते हैं। यह अधिक है प्रतिक्रियाओं को ट्रैक करना और उनसे बचना आसान है समान विषय पंक्तियों के साथ भ्रम। 📨
इसके अतिरिक्त, आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अपने ईमेल दृश्य को अनुकूलित करने के लिए इस बिंदु पर आगे की सेटिंग्स लागू कर सकते हैं।
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3. सशर्त स्वरूपण सेट करके महत्वपूर्ण ईमेल को हाइलाइट करें
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप कोई महत्वपूर्ण संदेश न चूकें, आप कुछ विशेष प्रेषकों से प्राप्त ईमेल या विशिष्ट कीवर्ड को रंग से हाइलाइट कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, यहां जाएं मेल > सशर्त स्वरूपण और नियम बनाएं.
दृश्य भेद से तत्काल ईमेल की पहचान करना और उन्हें प्राथमिकता देना आसान हो जाता है। नियम बनाते समय, शर्त निर्धारित करें और वह रंग चुनें जो आपको सबसे अच्छा लगे। 🎨
4. प्रबंधन कॉकपिट स्थापित करें और कैलेंडर और कार्यों को संयोजित करें
आउटलुक में एक स्पष्ट प्रबंधन कॉकपिट आपको ईमेल, कार्य और अपॉइंटमेंट को एक ही दृश्य में संयोजित करने में मदद करता है। ऐसा करने के लिए, ऊपर दाईं ओर स्थित आइकन के माध्यम से कैलेंडर या कार्यों को सक्रिय करें।
इससे आप विभिन्न दृश्यों के बीच स्विच किए बिना एक ही नज़र में सभी प्रासंगिक जानकारी देख सकते हैं। यह व्यवस्था न केवल दृश्यता में सुधार करती है, बल्कि सभी महत्वपूर्ण जानकारी एक ही स्थान पर उपलब्ध होने से समय की भी बचत करती है। 🗓️
5. नोटिफ़िकेशन को ऑप्टिमाइज़ करें और जो महत्वपूर्ण है उस पर ध्यान केंद्रित करें
सूचनाएं बहुत बड़ी बाधा उत्पन्न कर सकती हैं और आपकी उत्पादकता को प्रभावित कर सकती हैं। उत्पादकता. अधिक केंद्रित होकर काम करने के लिए, ईमेल सूचनाएं अक्षम करने की अनुशंसा की जाती है। आप इसे आसानी से अनुकूलित कर सकते हैं सेटिंग्स > सामान्य > सूचनाएं.
हालाँकि, Microsoft 365 में OneDrive या SharePoint लाइब्रेरी में आपके द्वारा सहेजे गए या दूसरों द्वारा सहेजे गए दस्तावेज़ों के लिए कैलेंडर सूचनाएँ और उल्लेख चालू रहना चाहिए। ये अपॉइंटमेंट और महत्वपूर्ण संदेशों को मिस न करने में मदद करते हैं। यह वैयक्तिकरण नए ईमेल से लगातार बाधित हुए बिना प्रासंगिक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना आसान बनाता है। 🔕
6. ईमेल को कार्य या अपॉइंटमेंट में बदलें
सभी ईमेलों को तुरंत संसाधित करने की आवश्यकता नहीं होती। महत्वपूर्ण संदेशों पर बाद में काम करने के लिए, आप उन्हें कार्यों या अपॉइंटमेंट में बदल सकते हैं। बस ईमेल को खींचकर और छोड़कर पर टास्कबार या कैलेंडर. यह आपको सभी प्रासंगिक सामग्री के साथ सीधे कार्य या अपॉइंटमेंट बनाने की अनुमति देता है।
तुम कर सकते हो राइट क्लिक करके तारीख समायोजित करें. यह सुविधा आपको कोई भी महत्वपूर्ण बात भूलने से बचाती है तथा आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित रखती है। मेल को बरकरार रखा जाता है, लेकिन सभी वस्तुएं और जानकारी भी नियुक्ति या कार्य में स्थानांतरित कर दी जाती हैं। 🔄
7. कुशल शेड्यूलिंग के लिए कैलेंडर सप्ताह सक्रिय करें
बेहतर अवलोकन और शेड्यूलिंग के लिए, आप कैलेंडर सप्ताह प्रदर्शन सक्षम कर सकते हैं। आपको यह सेटिंग यहां मिलेगी सेटिंग्स > कैलेंडर. कैलेंडर सप्ताह से नियुक्तियों का समन्वय करना आसान हो जाता है, विशेष रूप से दीर्घकालिक योजना या एकाधिक प्रतिभागियों वाली परियोजनाओं के लिए। 📆
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यदि आप अपने अपॉइंटमेंट शेड्यूल करने के लिए आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आपको इस क्षेत्र में अन्य सेटिंग्स की भी समीक्षा करनी चाहिए और उन्हें अपनी आवश्यकताओं के अनुसार समायोजित करना चाहिए। 🛠️
8. ईमेल पिन करें या बाद में याद दिलाएँ
आउटलुक दो उपयोगी सुविधाएं प्रदान करता है, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि महत्वपूर्ण ईमेल रास्ते में खो न जाएं। आप “पिन” सुविधा का उपयोग करके ईमेल को अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर पिन कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, संदेश पर राइट-क्लिक करें और चुनें तय करना. वैकल्पिक रूप से, आप के फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं मुझे बाद में याद रखना किसी ईमेल को बाद में स्वचालित रूप से आपके इनबॉक्स में वापस लाने के लिए।
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आप इस सुविधा को राइट-क्लिक करके भी पा सकते हैं, जहां आप रिमाइंडर के लिए अलग-अलग तारीख और समय निर्धारित कर सकते हैं।
9. फ़ाइलें तेज़ी से संलग्न करें
स्मार्ट सुविधाओं के साथ आउटलुक में फ़ाइलें संलग्न करना त्वरित हो गया है। फ़ाइल संलग्न करते समय, हाल ही में उपयोग किए गए दस्तावेज़ों को प्रदर्शित करने के लिए बस फ़ॉरवर्ड स्लैश (/) दर्ज करें।
वैकल्पिक रूप से, आप फ़ाइल नाम के पहले कुछ अक्षर टाइप करके खोज सकते हैं। हालाँकि, यह सुविधा केवल SharePoint या OneDrive में संग्रहीत फ़ाइलों के लिए ही काम करती है। इससे आपका समय बचता है, खासकर यदि आप नियमित रूप से एक ही फाइल पर काम करते हैं। ⏳
10. ईमेल देरी से भेजें
आप फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं शिपिंग शेड्यूल करें यह निर्दिष्ट करने के लिए कि ईमेल कब भेजा जाएगा। सीधे “भेजें” बटन दबाने के बजाय, उस बटन के बगल में स्थित छोटे तीर का चयन करें और दिनांक और समय सेट करें। यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आप कार्य समय के बाहर संदेश तैयार करना चाहते हैं या उन्हें दिन की शुरुआत में भेजना चाहते हैं। ⏰
11. ईमेल पुनर्प्राप्त करें
यदि कोई ईमेल गलती से भेजा गया हो तो आप उसे निर्धारित समयावधि के भीतर पुनः प्राप्त कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, यहां जाएं सेटिंग्स > मेल > लिखें और उत्तर दें और के कार्य को सक्रिय करता है पूर्ववत भेजते समय, अनुमत समय निर्दिष्ट करें।
वैकल्पिक रूप से, आप भेजे गए ईमेल को बाद में रिकॉल मैसेज विकल्प के माध्यम से हटा सकते हैं, जब तक कि प्रेषक और प्राप्तकर्ता एक ही एक्सचेंज मेलबॉक्स का उपयोग करते हैं या माइक्रोसॉफ्ट 365. 🔄
12. ईमेल को उत्पादक ढंग से संसाधित करें
एक इनबॉक्स आदेश दिया ईमेलों के निरंतर प्रसंस्करण से शुरू होता है। प्रत्येक संदेश के लिए यह तय करें: हटाएँ, उत्तर दें, सौंपें, या उसे एक कार्य में बदलें। इससे आपका इनबॉक्स भरने से बचेगा और आप हमेशा अपने संचार पर नज़र रखेंगे। कार्यों और रिमाइंडरों जैसे टूल्स के साथ, Outlook आपको इस सिद्धांत को कुशलतापूर्वक लागू करने में मदद करता है। ✅
