Microsoft Outlook Baru: 12 Rekomendasi Praktis untuk Penggunaannya.
Itu versi baru Outlook Ia menonjol karena fitur-fiturnya yang serbaguna dan opsi penyesuaian yang membuat pekerjaan sehari-hari lebih efisien. Dengan pengaturan dan kiat yang tepat, Anda dapat meminimalkan gangguan, mengelola email secara optimal, dan selalu melacak janji temu dan tugas Anda. Simak tips bermanfaat berikut ini! 📧✨
1. Kelola email Anda secara efisien dengan menonaktifkan pembacaan otomatis.
Secara default, Outlook menandai email sebagai telah dibaca segera setelah Anda mengkliknya. Hal ini dapat menyebabkan Anda kehilangan email penting. Untuk menghindari hal ini, nonaktifkan fitur ini di Pengaturan > Email > Manajemen Pesan.
Anda dapat menemukan pengaturan di Outlook baru melalui ikon roda gigi di kanan atas. Pilih opsi Jangan menandai item secara otomatis sebagai “Sudah Dibaca”. Ini memungkinkan Anda untuk menyimpan mengontrol dan memutuskan kapan pesan dianggap telah dibaca, sesuatu yang berguna untuk melacak sejumlah besar email. 😉
IDG / Ashley Biancuzzo
2. Personalisasi kotak masuk Anda dengan menonaktifkan pengelompokan percakapan.
Secara default, Outlook mengelompokkan email dengan subjek yang sama seolah-olah itu adalah percakapan. Namun, hal ini dapat membingungkan, terutama dalam topik yang kompleks dengan banyak peserta.
Pergi ke Pengaturan > Tata Letak dan nonaktifkan opsi Tampilkan email yang dikelompokkan berdasarkan percakapan atau mengaktifkan Tampilkan email sebagai pesan individu. Dengan pengaturan ini, email ditampilkan secara individual, sehingga Anda dapat meninjau setiap pesan secara terpisah. Itu lebih banyak mudah untuk melacak respons dan menghindari kebingungan dengan baris subjek yang mirip. 📨
Selain itu, Anda dapat menerapkan pengaturan lebih lanjut pada titik ini untuk menyesuaikan tampilan email dengan kebutuhan Anda.
IDG / Ashley Biancuzzo
3. Sorot email penting dengan mengatur pemformatan bersyarat
Untuk memastikan Anda tidak melewatkan pesan penting apa pun, Anda dapat menyorot email dari pengirim tertentu atau dengan kata kunci tertentu dengan warna. Untuk melakukan ini, pergi ke Email > Pemformatan Bersyarat dan membuat aturan.
Perbedaan visual memudahkan untuk segera mengidentifikasi dan memprioritaskan email yang mendesak. Saat membuat aturan, tentukan kondisinya dan pilih warna yang paling Anda sukai. 🎨
4. Siapkan kokpit manajemen dan gabungkan kalender dan tugas
Kokpit manajemen yang jelas di Outlook membantu Anda menggabungkan email, tugas, dan janji temu dalam satu tampilan. Untuk melakukan ini, aktifkan kalender atau tugas melalui ikon di kanan atas.
Hal ini memungkinkan Anda melihat semua informasi yang relevan secara sekilas tanpa harus beralih di antara tampilan yang berbeda. Pengaturan ini tidak hanya meningkatkan visibilitas, tetapi juga menghemat waktu karena semua informasi penting tersedia di satu tempat. 🗓️
5. Optimalkan notifikasi dan fokus pada hal yang penting
Notifikasi dapat sangat mengganggu dan memengaruhi produktivitas Anda. produktivitas. Untuk bekerja lebih fokus, disarankan untuk menonaktifkan notifikasi email. Anda dapat dengan mudah menyesuaikan ini dari Pengaturan > Umum > Pemberitahuan.
Namun, pemberitahuan kalender dan penyebutan untuk dokumen yang Anda atau orang lain simpan ke pustaka OneDrive atau SharePoint di Microsoft 365 harus tetap aktif. Mereka membantu Anda agar tidak melewatkan janji temu dan pesan penting. Personalisasi ini memudahkan untuk fokus pada tugas-tugas yang relevan tanpa terganggu terus-menerus oleh email baru. 🔕
6. Ubah email menjadi tugas atau janji temu
Tidak semua email perlu diproses langsung. Untuk mengerjakan pesan penting nanti, Anda dapat mengubahnya menjadi tugas atau janji temu. Cukup seret dan jatuhkan email ke bilah tugas atau kalender. Ini memungkinkan Anda untuk langsung membuat tugas atau janji temu dengan semua konten yang relevan.
Kamu bisa sesuaikan tanggal dengan klik kanan. Fitur ini membantu Anda tidak melupakan hal penting apa pun dan menjaga kotak masuk Anda tetap teratur. Surat tetap tertahan, tetapi semua objek dan informasi juga ditransfer ke janji temu atau tugas. 🔄
7. Aktifkan minggu kalender untuk penjadwalan yang efisien
Untuk ikhtisar dan penjadwalan yang lebih baik, Anda dapat mengaktifkan tampilan minggu kalender. Anda menemukan pengaturan ini di Pengaturan > Kalender. Minggu kalender memudahkan koordinasi janji temu, terutama untuk perencanaan jangka panjang atau proyek dengan banyak peserta. 📆
IDG / Ashley Biancuzzo
Jika Anda menggunakan Outlook untuk menjadwalkan janji temu, Anda juga harus meninjau pengaturan lain di area ini dan menyesuaikannya menurut kebutuhan Anda. 🛠️
8. Sematkan email atau ingatkan diri Anda nanti
Outlook menawarkan dua fitur berguna untuk memastikan email penting tidak hilang di tengah perjalanan. Anda dapat menyematkan email ke bagian atas kotak masuk Anda menggunakan fitur “Sematkan”. Untuk melakukan ini, klik kanan pada pesan dan pilih Mengatur. Atau, Anda dapat menggunakan fungsi Ingat aku nanti untuk secara otomatis memindahkan email kembali ke kotak masuk Anda di lain waktu.
IDG / Ashley Biancuzzo
Anda juga dapat menemukan fitur ini dengan mengklik kanan, di mana Anda dapat mengatur tanggal dan waktu pengingat satu per satu.
9. Lampirkan file lebih cepat
Melampirkan file di Outlook dipercepat dengan fitur pintar. Saat melampirkan file, cukup masukkan garis miring (/) untuk menampilkan dokumen yang baru saja Anda gunakan.
Atau, Anda dapat mencari nama berkas dengan mengetikkan beberapa huruf pertama. Namun, fitur ini hanya berfungsi untuk file yang disimpan di SharePoint atau OneDrive. Ini menghemat waktu Anda, terutama jika Anda rutin bekerja dengan berkas yang sama. ⏳
10. Kirim email dengan penundaan
Anda dapat menggunakan fungsi Jadwalkan pengiriman untuk menentukan kapan email dikirim. Daripada langsung menekan “Kirim”, pilih tanda panah kecil di samping tombol tersebut dan atur tanggal dan waktu. Ini sangat berguna jika Anda ingin menyiapkan pesan di luar jam kerja atau mengirimkannya di awal hari. ⏰
11. Memulihkan email
Jika email terkirim karena kesalahan, Anda dapat mengambilnya kembali dalam jangka waktu tertentu. Untuk melakukan hal ini, kunjungi Pengaturan > Email > Tulis & Balas dan mengaktifkan fungsi Membuka saat mengirim, tentukan waktu yang diizinkan.
Atau, Anda dapat menghapus email terkirim nanti melalui opsi Panggil Kembali Pesan, selama pengirim dan penerima menggunakan kotak surat Exchange yang sama atau Microsoft 365. 🔄
12. Memproses email secara produktif
Kotak masuk memerintahkan dimulai dengan pemrosesan email yang berkelanjutan. Untuk setiap pesan, saya memutuskan untuk menghapus, membalas, mendelegasikan, atau mengubahnya menjadi tugas. Ini akan mencegah kotak masuk Anda terisi dan Anda akan selalu mengetahui komunikasi. Dengan alat seperti tugas dan pengingat, Outlook membantu Anda menerapkan prinsip ini secara efisien. ✅
