Nya Microsoft Outlook: 12 praktiska rekommendationer för dess användning.
De ny version av Outlook Den utmärker sig med sina mångsidiga funktioner och anpassningsalternativ som gör varje dag mer effektiv. Med rätt inställningar och tips kan du minimera distraktioner, hantera e-post optimalt och alltid hålla koll på dina möten och uppgifter. Kolla in dessa användbara tips! 📧✨
1. Hantera dina e-postmeddelanden effektivt genom att inaktivera automatisk uppläsning.
Som standard markerar Outlook e-postmeddelanden som lästa så fort du klickar på dem. Detta kan göra att du missar viktiga e-postmeddelanden. För att förhindra detta, inaktivera den här funktionen i Inställningar > E-post > Meddelandehantering.
Du hittar inställningarna i nya Outlook via kugghjulsikonen längst upp till höger. Välj alternativet Markera inte automatiskt objekt som "Lästa". Detta gör att du kan hålla kontrollera och bestämma när ett meddelande anses vara läst, något användbart för att hålla reda på ett stort antal e-postmeddelanden. 😉
IDG / Ashley Biancuzzo
2. Anpassa din inkorg genom att inaktivera konversationsgruppering.
Som standard grupperar Outlook e-postmeddelanden med samma ämne som om de vore en konversation. Detta kan dock bli förvirrande, särskilt i komplexa trådar med flera deltagare.
Gå till Inställningar > Layout och inaktivera alternativet Visa e-postmeddelanden grupperade efter konversation eller aktivera Visa e-postmeddelanden som individuella meddelanden. Med den här inställningen visas e-postmeddelanden individuellt, vilket gör att du kan granska varje meddelande separat. Detta gör det lättare att läsa. lätt att spåra och undvika svar förvirring med liknande ämnesrader. 📨
Dessutom kan du implementera ytterligare inställningar vid det här laget för att anpassa din e-postvy efter dina behov.
IDG / Ashley Biancuzzo
3. Markera viktiga e-postmeddelanden genom att ställa in villkorsstyrd formatering
För att se till att du inte missar några viktiga meddelanden kan du markera e-postmeddelanden från vissa avsändare eller med specifika nyckelord i färg. För att göra detta, gå till E-post > Villkorsstyrd formatering och skapa regler.
Den visuella distinktionen gör det enkelt att omedelbart identifiera och prioritera brådskande e-postmeddelanden. När du skapar regeln, definiera villkoret och välj den färg du gillar bäst. 🎨
4. Konfigurera hanteringscockpiten och kombinera kalender och uppgifter
En tydlig hanteringspanel i Outlook hjälper dig att kombinera e-postmeddelanden, uppgifter och möten i en enda vy. För att göra detta, aktivera kalendern eller uppgifterna via ikonen längst upp till höger.
Detta gör att du kan se all relevant information med en snabb blick utan att behöva växla mellan olika vyer. Denna konfiguration förbättrar inte bara synligheten utan sparar också tid genom att ha all viktig information tillgänglig på ett ställe. 🗓️
5. Optimera aviseringar och fokusera på det som är viktigt
Aviseringar kan vara en stor distraktion och påverka din produktivitet. produktivitetFör att arbeta mer fokuserat rekommenderas det att inaktivera e-postmeddelanden. Du kan enkelt anpassa detta från Inställningar > Allmänt > Meddelanden.
Kalendermeddelanden och omnämnanden för dokument som du eller andra sparar i OneDrive- eller SharePoint-bibliotek i Microsoft 365 De bör förbli aktiva. De hjälper dig att undvika att missa viktiga möten och meddelanden. Denna anpassning gör det lättare att fokusera på relevanta uppgifter utan att ständigt bli avbruten av nya e-postmeddelanden. 🔕
6. Förvandla e-postmeddelanden till uppgifter eller möten
Inte alla e-postmeddelanden behöver vara bearbetad omedelbart. För att arbeta med viktiga meddelanden senare kan du konvertera dem till uppgifter eller möten. Dra och släpp bara e-postmeddelandet till aktivitetsfältet eller kalendern. Detta gör att du direkt kan skapa en uppgift eller ett möte med allt relevant innehåll.
Du kan justera datumet genom att högerklickaDen här funktionen hjälper dig att komma ihåg allt viktigt och håller din inkorg organiserad. E-post sparas, men alla objekt och all information överförs också till mötet eller uppgiften. 🔄
7. Aktivera kalenderveckor för effektiv schemaläggning
För bättre överblick och schemaläggning kan du aktivera kalenderveckovisningen. Du hittar den här inställningen i Inställningar > KalenderKalenderveckor gör det enklare att samordna möten, särskilt för långsiktig planering eller projekt med flera deltagare. 📆
IDG / Ashley Biancuzzo
Om du använder Outlook för att schemalägga dina möten bör du även granska andra inställningar i det här området och justera dem efter dina behov. 🛠️
8. Fäst e-postmeddelanden eller påminn dig själv senare
Outlook erbjuder två användbara funktioner för att säkerställa att viktiga e-postmeddelanden inte försvinner längs vägen. Du kan fästa e-postmeddelanden högst upp i inkorgen med hjälp av funktionen "Fäst". För att göra detta högerklickar du på meddelandet och väljer "Fäst". UppsättningAlternativt kan du använda funktionen för Kom ihåg mig senare för att automatiskt flytta tillbaka ett e-postmeddelande till din inkorg vid ett senare tillfälle.
IDG / Ashley Biancuzzo
Du hittar även den här funktionen genom att högerklicka, där du kan ställa in datum och tid för påminnelsen individuellt.
9. Bifoga filer snabbare
Att bifoga filer i Outlook går nu snabbare med smarta funktioner. När du bifogar en fil skriver du helt enkelt ett snedstreck (/) för att visa senast använda dokument.
Alternativt kan du söka efter filnamnet genom att skriva de första bokstäverna. Den här funktionen fungerar dock bara för filer som lagras i SharePoint eller OneDrive. Detta sparar tid, särskilt om du regelbundet arbetar med samma filer.
10. Skicka e-postmeddelanden med fördröjning
Du kan använda funktionen Schemalägg leverans För att ange när ett e-postmeddelande ska skickas. Istället för att klicka direkt på "Skicka" väljer du den lilla pilen bredvid och ställer in datum och tid. Detta är särskilt användbart om du vill förbereda meddelanden utanför arbetstid eller skicka dem i början av dagen.
11. Återställ e-postmeddelanden
Om ett e-postmeddelande skickades av misstag kan du hämta det inom en viss tidsperiod. För att göra det, gå till Inställningar > E-post > Skriv och svara och aktiverar funktionen hos Ångra vid sändning, ange tillåten tid.
Alternativt kan du ta bort skickade e-postmeddelanden senare via alternativet Återkalla meddelande, så länge avsändaren och mottagaren använder samma Exchange-postlåda eller Microsoft 365. 🔄
12. Bearbeta e-postmeddelanden produktivt
En inkorg beställd Börja med att ständigt bearbeta dina e-postmeddelanden. Bestäm följande för varje meddelande: Ta bort, svara, delegera eller konvertera det till en uppgift. Detta förhindrar att din inkorg fylls och du kommer alltid att ha koll på ditt arbete. kommunikationMed verktyg som uppgifter och påminnelser hjälper Outlook dig att implementera denna princip effektivt.
