Yeni Microsoft Outlook: Kullanımına İlişkin 12 Faydalı İpucu

1. Otomatik okumayı devre dışı bırakarak e-postalarınızı etkin bir şekilde yönetin.

Varsayılan olarak Outlook, e-postalara tıkladığınızda onları hemen okundu olarak işaretler. Bu durum önemli e-postalarınızı kaçırmanıza neden olabilir. Bunu önlemek için, Bu özelliği Ayarlar'dan devre dışı bırakın > Posta > Mesaj Yönetimi.

Yeni Outlook'taki ayarlara sağ üst taraftaki dişli simgesinden ulaşabilirsiniz. Seçeneği seçin Öğeleri otomatik olarak “Okundu” olarak işaretlemeyin. Bu, size şunları sağlar: kale Bir mesajın ne zaman okunduğunu kontrol edin ve karar verin, çok sayıda e-postayı takip etmek için kullanışlı bir şey. 😉

IDG / Ashley Biancuzzo

2. Konuşma gruplandırmasını devre dışı bırakarak gelen kutunuzu kişiselleştirin.

Outlook varsayılan olarak aynı konuya sahip e-postaları, sanki bir konuşmaymış gibi gruplandırır. Ancak bu durum, özellikle birden fazla katılımcının olduğu karmaşık konularda kafa karıştırıcı olabilir.

Git Ayarlar > Düzen ve seçeneği devre dışı bırak E-postaları konuşmaya göre gruplandırılmış olarak göster veya etkinleştir E-postaları şu şekilde göster: bireysel mesajlar. Bu ayarla, e-postalar tek tek görüntülenir ve her mesajı ayrı ayrı incelemenize olanak tanır. Bu daha fazlası Yanıtları izlemek ve önlemek kolay benzer konu satırları ile karışıklık. 📨

Ayrıca, bu noktada e-posta görünümünüzü ihtiyaçlarınıza göre özelleştirmek için ek ayarlar uygulayabilirsiniz.

IDG / Ashley Biancuzzo

3. Koşullu biçimlendirmeyi ayarlayarak önemli e-postaları vurgulayın

Önemli mesajları kaçırmamak için, belirli gönderenlerden gelen veya belirli anahtar sözcüklerle gelen e-postaları renkli olarak vurgulayabilirsiniz. Bunu yapmak için şuraya gidin: Posta > Koşullu Biçimlendirme ve kurallar oluşturun.

Görsel ayrım, acil e-postaları hemen tanımlamayı ve önceliklendirmeyi kolaylaştırır. Kuralı oluştururken koşulu tanımlayın ve en beğendiğiniz rengi seçin. 🎨

4. Yönetim kokpitini kurun ve takvim ile görevleri birleştirin

Outlook'taki net bir yönetim kokpiti, e-postaları, görevleri ve randevuları tek bir görünümde birleştirmenize yardımcı olur. Bunun için sağ üst tarafta bulunan ikondan takvimi veya görevleri aktif hale getirebilirsiniz.

Bu, farklı görünümler arasında geçiş yapmanıza gerek kalmadan tüm ilgili bilgileri tek bakışta görmenizi sağlar. Bu kurulum yalnızca görünürlüğü artırmakla kalmıyor, aynı zamanda tüm önemli bilgilerin tek bir yerde bulunmasını sağlayarak zamandan da tasarruf sağlıyor. 🗓️

5. Bildirimleri optimize edin ve önemli olana odaklanın

Bildirimler büyük bir dikkat dağıtıcı olabilir ve üretkenliğinizi etkileyebilir. üretkenlik. Daha odaklı çalışabilmeniz için e-posta bildirimlerini devre dışı bırakmanız önerilir. Bunu kolayca özelleştirebilirsiniz Ayarlar > Genel > Bildirimler.

Ancak, sizin veya başkalarının OneDrive veya SharePoint kitaplıklarına kaydettiği belgeler için takvim bildirimleri ve bahsetmeler Microsoft 365 aktif kalmalıdır. Önemli randevularınızı ve mesajlarınızı kaçırmamanıza yardımcı olurlar. Bu kişiselleştirme, sürekli olarak yeni e-postalarla kesintiye uğramadan ilgili görevlere odaklanmanızı kolaylaştırır. 🔕

6. E-postaları görevlere veya randevulara dönüştürün

Tüm e-postaların işlenmiş hemen. Önemli mesajlar üzerinde daha sonra çalışmak için bunları görev veya randevulara dönüştürebilirsiniz. E-postayı sürükleyip bırakmanız yeterli görev çubuğu veya takvim. Bu, tüm ilgili içeriklerle doğrudan bir görev veya randevu oluşturmanıza olanak tanır.

Yapabilirsiniz sağ tıklayarak tarihi ayarlayın. Bu özellik önemli hiçbir şeyi unutmamanıza ve gelen kutunuzu düzenli tutmanıza yardımcı olur. Mail saklanır ancak tüm nesneler ve bilgiler randevuya veya göreve de aktarılır. 🔄

7. Verimli planlama için takvim haftalarını etkinleştirin

Daha iyi bir genel bakış ve planlama için takvim haftası gösterimini etkinleştirebilirsiniz. Bu ayarı şurada bulabilirsiniz: Ayarlar > Takvim. Takvim haftaları, özellikle uzun vadeli planlamalarda veya birden fazla katılımcının olduğu projelerde randevuların koordine edilmesini kolaylaştırır. 📆

IDG / Ashley Biancuzzo

Randevularınızı planlamak için Outlook kullanıyorsanız, bu alandaki diğer ayarları da incelemeli ve ihtiyaçlarınıza göre ayarlamalısınız. 🛠️

8. E-postaları sabitleyin veya daha sonra kendinize hatırlatın

Outlook, önemli e-postalarınızın yol boyunca kaybolmamasını sağlamak için iki kullanışlı özellik sunuyor. “Pin” özelliğini kullanarak e-postaları gelen kutunuzun en üstüne sabitleyebilirsiniz. Bunu yapmak için, mesaja sağ tıklayın ve şunu seçin: Ayarlamak. Alternatif olarak, şu işlevi kullanabilirsiniz: Beni sonra hatırla Daha sonra bir e-postayı otomatik olarak gelen kutunuza geri taşımak için.

IDG / Ashley Biancuzzo

Bu özelliğe sağ tıklayarak da ulaşabilir, hatırlatıcının tarih ve saatini ayrı ayrı ayarlayabilirsiniz.

9. Dosyaları daha hızlı ekleyin

Outlook'ta dosya ekleme işlemi akıllı özelliklerle hızlandırılıyor. Bir dosya eklerken, yakın zamanda kullandığınız belgeleri görüntülemek için eğik çizgi (/) girmeniz yeterlidir.

Alternatif olarak, dosya adının ilk birkaç harfini yazarak da arama yapabilirsiniz. Ancak bu özellik yalnızca SharePoint veya OneDrive'da depolanan dosyalar için çalışır. Özellikle aynı dosyalarla düzenli olarak çalışıyorsanız bu size zaman kazandırır. ⏳

10. E-postaları gecikmeli olarak gönderin

Fonksiyonu kullanabilirsiniz Gönderim planla Bir e-postanın ne zaman gönderileceğini belirtmek için. Doğrudan “Gönder” butonuna tıklamak yerine, bu butonun yanındaki küçük oku seçip tarih ve saati ayarlayın. Özellikle iş saatleri dışında mesaj hazırlamak veya bunları günün başında göndermek istiyorsanız bu özellik oldukça kullanışlıdır. ⏰

11. E-postaları kurtarın

Eğer bir e-posta yanlışlıkla gönderildiyse, belirlenen bir süre içerisinde geri alabilirsiniz. Bunu yapmak için şuraya gidin: Ayarlar > Posta > Oluştur ve Yanıtla ve işlevini etkinleştirir Geri al gönderirken, izin verilen süreyi belirterek.

Alternatif olarak, gönderen ve alıcı aynı Exchange posta kutusunu kullandığı sürece, gönderilen e-postaları daha sonra Mesajı Geri Çağır seçeneğiyle silebilirsiniz. Microsoft 365. 🔄

12. E-postaları üretken bir şekilde işleyin

Bir gelen kutusu sipariş edildi e-postaların sürekli işlenmesiyle başlar. Her mesaj için silmeye, yanıtlamaya, devretmeye veya göreve dönüştürmeye karar verdim. Bu, gelen kutunuzun dolmasını önleyecek ve her zaman gelen kutunuzun farkında olacaksınız. iletişim. Outlook, görevler ve hatırlatıcılar gibi araçlarla bu ilkeyi etkili bir şekilde uygulamanıza yardımcı olur. ✅